Как оптимизировать работу бухгалтерии: расчеты с подотчетными лицами и авансовые отчеты

Расскажем о правилах работы с подотчетом и оптимизации расчетов с подотчетными лицами для сокращения налоговой нагрузки.

Правила работы с подотчетными сотрудниками

Допустим, в офисе внезапно закончилась бумага, а оформлять заказ у поставщика канцелярии слишком долго. Или нужно заверить копии учредительных документов у нотариуса. Или руководитель пригласил партнера на деловой обед, чтобы обсудить детали сотрудничества. Из каких средств оплатить такие расходы?

Оптимальное решение — выдать деньги в подотчет. Это аванс, который выдается сотруднику для выполнения служебных поручений. О расходовании подотчетных денег необходимо отчитаться.

Под отчет денежные средства выдаются всем сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор или договор ГПХ (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Деньги можно потратить на:

• хозяйственные и производственные нужды (покупка товаров, оплата услуг и работ для компании);

• командировочные расходы (суточные, аренда жилья, проезд, оформление визы);

• представительство (деловые обеды, мероприятия для партнеров).

Максимальная сумма, которую можно выдать наличными под отчет, законодательством не определена. Но есть несколько ограничений которые влияют на сумму выдаваемых подотчетных средств и расчеты.

• Лимит установлен на расчет наличными с другими организациями и ИП (п. 4 и 5 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У): более 100 тыс. рублей по одному договору наличными деньгами передавать нельзя. Важно об этом помнить, чтобы избежать штрафов.

• Необлагаемый лимит суточных для целей расчета НДФЛ — 700 рублей (2 500 рублей при заграничной командировке). Как правило, компании выделяют суточные сотрудникам в пределах необлагаемого лимита.

Размер суточных при этом может быть любым, он обязательно должен быть установлен локальным нормативным актом компании, например, Положением о командировках. Кроме того размер суточных может быть дифференцирован в зависимости от направления командировки. Например, при командировке в Санкт-Петербург суточные могут быть больше, чем при командировке в Пронск.

Лимит 700 и 2500 руб./сутки установлен только для НДФЛ. В расходах для налога на прибыль учитываются суточные в размерах, установленных ЛНА. Соответственно, если ЛНА установлены суточные в большем размере, разницу между фактическими суточными и лимитом нужно включить в налогооблагаемую базу по НДФЛ соответствующего сотрудника.

Выдавать деньги подотчетным лицам можно в наличной или безналичной форме. Во втором случае перевод возможен на корпоративную карту организации или банковскую карту физлица.

Какими документами оформить выдачу подотчета

1. Заявление сотрудника или приказ.

Для выдачи денег под отчет достаточно письменного заявления работника, в котором прописываются цели и назначение расходования средств. Используйте максимально точные формулировки.

Например,

Или вот так:

Альтернативой заявления сотрудника является приказ или другой распорядительный документ руководителя. Допускается оформить один из указанных документов или сразу оба. Это решение закон оставляет на усмотрение самой компании.

Приказ содержит ту же информацию, что и заявление:

• данные подотчетного лица;

• сумму и срок предоставления денег;

• назначение и цель расходования;

• дату и подпись подотчетного;

• подпись руководителя.

Рекомендация: выдавать деньги по заявлению работника целесообразно при редких, эпизодических подотчетах. Если сотрудники получают средства под отчет регулярно, удобнее будет издавать приказы. Один документ можно составить сразу на несколько работников. Такое решение позволит сократить документооборот, так как не придется согласовывать каждую заявку с руководством.

2. Расходный кассовый ордер.

При выдаче наличных денег бухгалтер подписывает расходный кассовый ордер (РКО). Документ имеет единую форму № КО-2, утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Используется РКО как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 4.7 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Ранее создавали только бумажные документы. Получатель в таком случае подписывает расходник личной электронной подписью.

Еще одна важная деталь: сотрудник вправе запросить новую сумму под отчет, даже если не отчитался за ранее полученные средства. До недавнего времени выдавать новую сумму можно было только после отчета по предыдущему расходу. Запрет сняли в 2017 году (указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У).

3. Доверенность от компании.

Для того, чтобы контрагент надлежащим образом составил подтверждающие расход документы (чеки ККТ, накладные, квитанции), потребуется доверенность на сотрудника. В ней нужно прописать ИНН и другие реквизиты работодателя (письмо Минфина от 05.08.2019 № 03-01-15/58816).

Ведение бухгалтерского и налогового учёта

Настройка учётной базы и первый месяц обслуживания за 1₽

Оставить заявку

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами в 2023 году

Разберемся, с помощью каких документов подотчетный должен отчитаться за потраченные суммы.

Подотчетное лицо обязано подать в бухгалтерию авансовый отчет в течение определенного времени после возвращения из командировки или окончания срока, на который он получил деньги.

Срок отчета по выданному подотчету должен установить руководитель организации или ИП.

Для авансовых отчетов по командировкам действует правило трех дней — в течение трех дней после возвращения из командировки работник должен отчитаться о произведенных расходах (п. 26 положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). По другим расходам можно установить более длительный период.

Организация может использовать унифицированную форму авансового отчета АО-1. При этом форма документа может выглядеть иначе. Организация вправе сама в своей учетной политике установить форму отчета о произведенных расходах.

Кроме авансового отчета сотрудник сдает в бухгалтерию документы, которые подтверждают затраты: билеты, квитанции, транспортные накладные, фискальные чеки или БСО, соответствующие последним изменениям закона № 54-ФЗ.

Если чеки выданы в электронной форме, работник вправе их распечатать. Исключением является посадочный талон при авиаперелетах. На бумажной версии документа необходимо проставить отметку о досмотре, чтобы его можно было принять к бухучету (письмо ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@).

В авансовом отчете бухгалтер проверяет:

• наличие подписи руководителя;

• наличие подтверждающих затраты документов и соответствие их данным в отчете;

• правильность оформления чеков, квитанций и т.д.;

• верность подсчета суммы расхода.

Если представленные подотчетным чеки ККТ вызывают сомнения, их можно проверить в специальном приложении ФНС — «Проверка чека».

Если деньги остались, сотрудник их возвращает в кассу или со своего счета на счет организации. При этом оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) также, как и РКО — в бумажном или электронном виде. В обратном случае, если физлицу пришлось использовать собственные средства на нужды компании, ему необходимо компенсировать расходы.

Создайте для этого отдельную платежку или РКО, включать компенсацию в общую сумму выплат вместе с зарплатой не рекомендуем, так как ФНС может расценить ее как часть заработка и доначислить налоги и взносы.

Учет расчетов с подотчетными лицами можно передать на аутсорсинг, подключив экспертов финансовой сферы. Аутсорсинг — отличный вариант для крупного и среднего бизнеса, где документооборот с сотрудниками гораздо объемнее, а количество командировок больше, чем в малом.

Риски, которые возникают при расчете с подотчетными лицами

Чтобы избежать проблем с подотчетными, примите во внимание распространенные ошибки.

1. Предоставление авансового отчета позже срока, установленного руководителем.

Если сотрудник не принес вовремя авансовый отчет и подтверждающие чеки, работодатель имеет право удержать подотчетную сумму из следующей зарплаты, но не позднее одного месяца с момента окончания срока (ст. 137 ТК, письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37606-6-1).

В противном случае налоговая может признать суммы, по которым не представлен отчет, дополнительным доходом физлица и начислит НДФЛ и взносы.

При удержании возьмите согласие работника и учтите ограничение в 20% (ч. 1 ст. 138 ТК). Если сумма долга больше, придется ее удерживать с нескольких выплат зарплаты.

Если работник не согласен с размером удержания, то добиваться возврата работодателю придется в суде.

2. Некорректно оформлены подтверждающие документы.

Чеки ККТ, товарные чеки, накладные, акты, квитанции должны содержать, помимо общих реквизитов, данные получателя — наименование компании, ИНН и другие (п. 6.1 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Как правило, ФНС требует подтверждения не только самого факта наличных расчетов, но и указания на приобретение подотчетным товаров, работ и услуг для конкретной компании.

Некорректно составленные документы, которые прикладываются к авансовому отчету, приведут к тем же последствиям, что и непредставление отчета: доначислению НДФЛ подотчетным и отказу в учете расходов в учете (письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819).

3. Нарушение кассовой дисциплины.

Напомним основные правила:

• Из кассы (речь о кассе предприятия, а не о ККТ) можно выдавать деньги подотчет, если они поступили в качестве наличной выручки или их сняли с расчетного счета (п.1 Указания Банка России № 5348-У от 09.12.2019).

  Другие поступления, например, возврат остатка неизрасходованных денег другим подотчетным, не могут быть источником для выдачи.

• Перерасход по авансовому отчету или компенсацию сотруднику расходов, которые он понес за свой счет, безопасней проводить платежным поручением на личную карту сотрудника, а не выдавать наличными (постановление 9 ААС от 11.12.2020 № 09АП-54399/2020).

Нарушение кассовых операций с подотчетными грозит юрлицу административным штрафом — от 40 000 до 50 000 рублей.

Исключить ошибки в авансовых отчетах и риски доначислений со стороны ФНС можно с помощью аутсорсинга. Бухгалтерии компании не придется обрабатывать большое количество документов, проверка которых занимает время и не позволяет уделить внимание деталям.

Эксперты не только смогут автоматизировать процессы проверки, формирования и занесения в базу авансовых отчетов, но и проследят за соблюдением закона, помогут разработать Положение о командировках. С такой масштабной задачей сможет справиться команда специалистов СберРешений. Делегируйте работу с трудоемким и проблемным участком.

Ведение бухгалтерского и налогового учёта

Настройка учётной базы и первый месяц обслуживания за 1₽

Оставить заявку

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8K84X4