Форма
Штатное расписание можно вести по унифицированной форме — форма №Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Или по форме, которая будет разработана самой организацией.
Если в компании применяется второй вариант, форму нужно утвердить. За образец в данном случае можно порекомендовать взять унифицированную форму и удалить ненужное/добавить необходимое.
Конечно, самостоятельно разработанная форма в работе может быть более удобна, а главное — она убережет компанию от ненужных объяснений с инспектором ГИТ (например, почему не заполнена та или иная графа).
Вывод: используя собственную форму, следует утвердить ее, а за образец можно взять унифицированную форму.
Утверждение
При разработке своей формы штатного расписания специалисты задаются вопросом о том, можно ли убрать гриф утверждения. Это и понятно: если его не будет, менять штатное расписание можно будет быстрее и проще. Но, к сожалению, подход «быстро и просто» может привести к нежелательным последствиям.
Судебная практика противоречива относительно признания штатного расписания локальным нормативным актом (далее — ЛНА). Мы советуем исходить из позиции, что штатное расписание — это ЛНА. А значит его необходимо утверждать.
Кто утверждает штатное расписание? Тот, кто имеет на это полномочия.
А это можно узнать из устава организации. Нередко все ЛНА в компании утверждаются генеральным директором, годами применяются в работе, а потом выясняется, что такое право, согласно уставу, было только у учредителя и, следовательно, они недействительны. Перед утверждением проверьте, кому дано право на утверждение ЛНА.
Вывод: штатное расписание должно утверждать уполномоченное на это лицо.
Новое штатное расписание и внесение изменений в него
Как правило утверждается новое штатное расписание приказом организации. Реквизиты приказы указываются в грифе «Утверждено» в унифицированной форме.
Внести изменение в уже имеющееся штатное расписание можно также приказом. Это применимо, если изменений не так много: например, когда меняют уровень заработной платы у одного работника или добавляют одну должность. Но если изменений значительное количество, проще утвердить новое штатное расписание.
В законодательстве не содержатся требования относительно того, с какой частотой нужно обновлять штатное расписание. Не будет ошибкой, если это делается 1 раз в год или 1 раз в месяц.
ТК установлено, что работодатель обеспечивает повышение уровня реального содержания заработной платы, то есть индексирует ее. И если установлено, что индексация проводится ежегодно, значит логично и утверждать новое штатное расписание ежегодно.
Вывод: для утверждения нового штатного расписания или внесения изменений в уже имеющееся штатное расписание используется приказ.
Состав
Поговорим о наименовании должностей. Требования к строгому наименованию определенных должностей есть только для тех, кому полагается досрочная пенсия или другие льготы (например, электрогазосварщик). В остальном работодатель свободен в выборе наименования должности.
Однако следует учесть ряд правил и для этих позиций. Например, не стоит использовать наименования на иностранном языке (актуально для ИТ сферы, порой тяжело подобрать аналог общеизвестному слову на английском).
Будьте осторожны при использовании двойных должностей. Например, распространенный вариант — водитель-экспедитор. Лучше использовать конкретное однозначное слово, а также оформить с работником совмещение. Таким образом секретарь в течение рабочего дня может совмещать обязанности по должности логиста.
Организации обязаны квотировать рабочие места для инвалидов.
Если компания подпадает под данное требование, а трудоустроенных инвалидов нет, то не быть вакансий в штатном расписании не может. А вот если компания прибегла к сокращению, то для исключения трудовых споров либо стоит избавиться от ненужных вакансий в штатном расписании, либо следует предлагать их сокращаемым.
Не первый год Роструд разъясняет про возможность указания диапазона заработной платы в штатном расписании, но порой все же подобные нарушения встречаются. Для минимизации возможных рисков лучше использовать строго закрепленный размер заработной платы для каждой позиции. Если все же у троих специалистов на одной позиции должны быть разные уровни дохода, это можно решить несколькими способами:
Надбавки. Например, за знание языка, владение определённым программным обеспечением и т.д.
Уровни мастерства. Например, инженер-разработчик 1 категории, 2 категории и т.д. или инженер-разработчик, ведущий инженер-разработчик и т.д. Но в этом случае важно иметь должностные инструкции, которые позволят доказать, что специалист на позиции ведущего разработчика получает на 10 000 рублей больше, потому что он выполняет более сложные или ответственные операции.
Тема оформления кадровых документов необъятна, что заставляет погрузиться в пучину требований, судебных решений, разъяснений госорганов и применяемой практики.
Не всегда получается учесть все нюансы или самостоятельно разобраться в сложных вопросах, а оформление штатного расписание — это действительно сложный и ответственный процесс.
Приходите к команде СберРешений за советом — мы всегда будем рады подсказать Вам как лучше сделать или проверить уже имеющийся документ на соответствие трудовому законодательству.
Автор: Алина Воронина, эксперт-методолог СберРешений
Канал «Разумное управление» для владельцев бизнеса и топ-менеджеров
Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8JwJeo
Начать дискуссию