Суточные в 2023 году. Размер, порядок выплаты, НДФЛ и страховые взносы

Когда работодатель должен платить суточные

Суточные компании и ИП платят своим работникам, когда направляют их в командировку. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 167 ТК):

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

При однодневной поездке суточные платить не нужно (постановление ВАС от 11.09.2012 № 4357/12). Минфин в письме от 01.03.2013 № 03-04-07/6189 разрешил учитывать при однодневной поездке компенсацию «иных расходов» сотрудника.

Какой размер суточных действует в нашей стране

Важно не перепутать размер суточных и их необлагаемый лимит. 

Размер суточных для коммерческих организаций и ИП не регламентирован.

Лимиты установлены для исчисления НДФЛ и обязательных страховых взносов.

Обратите внимание! При однодневной командировке по России суточные платить не нужно. Но при однодневной загранкомандировке надо заплатить 50% установленной в компании нормы (п. 11, 20 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Когда работодатель должен выплатить суточные сотруднику

По общему правилу, суточные выплачиваются работнику до направления его в командировку. Работодатель выдает сотруднику аванс на командировочные расходы, куда включаются и суточные. Но могут быть нюансы — изменение длительности командировки или внезапная срочная командировка. Например, если сотрудник задержался в длительной командировке, и выданной суммы не хватило, суточные можно доплачивать уже по факту.

Компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК). Поэтому если авансовый отчет утвержден, использование личных средств работника обосновано, ему нужно выплатить компенсацию.

Как определить количество дней, за которые нужно выплатить суточные в иностранной валюте при загранкомандировках

В пункте 18 Положения о командировках сказано, что при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. А при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Есть нюансы по странам СНГ при пересечении границы на автомобиле. Если пересекать границу на автомобиле, то нигде никакие отметки пограничники ставить не будут. В этом случае дни пребывания за рубежом можно косвенно установить, например, по счету из местной гостиницы.

Какой размер суточных установлен для расчета НДФЛ и взносов

Нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами — 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для командировок за рубеж. На сумму сверх лимита налог и взносы придется начислить. 

А вот для взносов на травматизм нормы в 700 руб. распространяются не на суточные, а только на безотчетные суммы при командировании в районы Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области (ст. 217, 422 НК, письма Минфина от 07.06.2022 № 03-04-05/53719, ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). 

Важно учесть, что с 2024 года действуют нормы суточных для работников при разъездном характере для целей исчисления Н

Аналогичные лимиты установлены также и сотрудникам, которые работают в полевых условиях или участвуют в работах экспедиционного характера. С 1 января 2024 года в таких же размерах будут лимитированы надбавки за вахтовый метод работы взамен суточных лицам, выполняющим работы вахтовым методом, за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты и за фактические дни нахождения в пути от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно. 

Какой размер суточных установлен для расчета налога на прибыль

Для налога на прибыль нормы суточных не установлены (ст. 264 НК).  Их можно учитывать в налоговом расходе в полном объеме. Размер суточных компания устанавливает в локальном нормативном акте.

Равнозначно ли понятие «суточных» и «питания» в командировке

Еще встречается заблуждение, что суточные — это фактически затраты на питание сотрудника в командировке. На самом деле это не так.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в том числе дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства — суточные. Компенсировать затраты на питание сотрудника в командировке работодатель не обязан. В «иные расходы» питание тоже не входит (п. 23 Положения о командировках).

При этом страховые взносы можно учесть в налоговых расходах на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 264 НК (письмо Минфина от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562).

Как платить суточные, если на время командировки пришлись выходные дни

Выплатите работнику суточные за каждый выходной в командировке, в том числе если на такой день приходится день приезда, отъезда или нахождения в пути. И неважно, отдыхал работник в этот день или работал (п. 11 Положения о служебных командировках, письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242). 

Можно ли отправить в командировку сотрудника на удаленке

Сотрудника на удаленке отправить в командировку можно. При дистанционной работе сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, которые прямо или косвенно находятся под контролем работодателя (ст. 312.1 ТК).

Направление дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность или на другую территорию, отличную от местности выполнения трудовой функции – это командировка (ст. 312.6 ТК, письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Но при этом место работы удаленного сотрудника, хотя бы формально, должно быть прописано в трудовом договоре. Это нужно для того, чтобы, опять же формально, понять – отправился сотрудник в командировку или нет.

Такая проблема возникает у тех компаний, чьи сотрудники сейчас работают из-за рубежа. Например, при необходимости поездки из Казахстана в Армению оформить такую поездку как командировку можно, только если местом работы удаленщика официально прописан Казахстан. Если место работы по трудовому договору – территория России, то отправить такого сотрудника в командировку из Казахстана в Армению, мы полагаем, не реально.

Если сотрудник выехал в командировку из местности, где по трудовому договору находится его рабочее место, то суточные нужно считать с момента отправления до момента возвращения. 

Как учесть затраты на суточные в бухгалтерском учете

В бухучете все командировочные расходы — на проезд, проживание, завтрак в гостинице, другое питание и суточные — учитывают одинаково: Дебет 26 (44) Кредит 71.

Признать суточные можно на дату, когда утвержден авансовый отчет. Ведь именно этот документ подтверждает, что затраты в командировке понесены в интересах организации (п. 16 ПБУ 10/99). До этого момента выданные под отчет работнику средства учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99): Дебет 71 Кредит 50 (51). 

Самое главное: что нужно знать работодателю, чтобы снизить риски 

Командировочные расходы в виде суточных имеют особенности с точки зрения выплаты и налогообложения. Работодатель вправе утвердить в локальном нормативном акте любые размеры суточных. Но с сумм сверхнормативных суточных необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Если этого не сделать, то ФНС доначислит налог и страховые взносы, насчитает пени за период просрочки, а также назначит штраф:

• 20% от неуплаченной суммы налога или страховых взносов (ст. 122, 123 НК);

• 40% от неуплаченной суммы страховых взносов, если ФНС докажет, что это результат злого умысла (ст. 122 НК).

Поэтому работодателю важно знать про все нюансы, связанные с налогообложением и выплатой суточных, например: 

1. Работодатель обязан выплатить суточные командированному сотруднику.

2. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

3. Работодатель вправе самостоятельно установить размер суточных для командировок по России и за границу. Размер суточных утверждают в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте компании, например, положении о служебных командировках.

4. Если размеры суточных не превышают 700 руб. для командировок по России и 2500 руб. для командировок за рубеж, то НДФЛ и страховые взносы начислять не нужно.

5. Суточные, размеры которых определены локальными нормативными актами, можно включить в расходы в целях налогообложения прибыли.

6. Суточные при однодневных командировках по России платить не нужно. Это не предусмотрено законодательством.

7. Суточные при однодневных зарубежных командировках выплачиваются в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Исключить вероятность ошибок при направлении работников в командировки можно, передав функции бухгалтерского и налогового учета внешнему провайдеру. Это:

• Избавит компанию от риска совершить ошибки при учете командировочных расходов и доначислений.

• Позволит сэкономить время на рутинных задачах, чтобы высвободить его на решение стратегических вопросов.  

• Позволит оптимизировать расходы на функции учета и отчетности.

Делегируйте ведение бухгалтерского и налогового учета настоящим профессионалам СберРешений.

Ведение бухгалтерского и налогового учета

Настройка учетной базы и первый месяц обслуживания 1₽

Оставить заявку

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8KLpyP