На какие части можно разделить ежегодный оплачиваемый отпуск
В общем случае продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса, далее — ТК), а трудовое законодательство предусматривает использование отпуска по частям.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. (ч. 1 ст. 125 ТК).
Инициатива разделения отпуска на части может исходить как от сотрудника, так и от организации. Но независимо от того, кто предложил отгулять отпуск по частям, работодателю нужно зафиксировать согласие работника на бумаге. Разделить отпуск на части без согласия работника нельзя.
Как оформить согласие работника на разделение отпуска на части
Если деление отпуска — желание работника, то он пишет заявление, в котором указывает даты и сроки частей отпуска. Убедитесь, что одна из частей не менее 14 календарных дней. Если работник относится к категории, которая имеет приоритет в выборе времени отдыха, не будет лишним приложить к заявлению документы, подтверждающие льготу. К такой категории относятся:
почетные доноры (ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
чернобыльцы (ст. 14, 15 закона от 15.05.1991 № 1244-1);
герои России, СССР, полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 закона от 15.01.1993 № 4301-1);
супругам военнослужащих — в период когда супруг идет в отпуск по месту прохождения службы (ст. 17 закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель) воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК)
работники имеющиеее трех и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из детей 14 лет) (ст. 262.2 ТК);
работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 125 ТК);
женщины — перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК);
несовершеннолетние (ст. 267 ТК).
Если деление — инициатива работодателя, то необходимо убедиться, что работник не возражает гулять отпуск по частям.
Здесь могут быть варианты:
Устно обсудить необходимость ухода в отпуск по частям, и при согласии работника с предложением работодателя, попросить первого написать заявление с просьбой или согласием о разделении отпуска на части. Сделать это можно как перед составлением графика отпусков, так и когда график уже утвержден. В последнем случае придется оформить внесение изменений в график перенос части отпуска.
Письменно уведомить работника о необходимости разделения отпуска на части в связи с производственной необходимостью и получить подпись в знак согласия с предложенным вариантом. Форма такого соглашения не утверждена законодательно, поэтому компания вправе разработать свой шаблон. Главное — чтобы форма включала специальную графу для согласия или возражения работника, а также даты предполагаемого отпуска и их количество.
Однако несогласие сотрудника вызовет необходимость дополнительной коммуникации, в том числе посредством заново оформленных документов. Поэтому первый вариант предпочтительнее с точки зрения скорости урегулирования вопроса.
Решение о том или ином способе применения на практике остается за компанией, с учетом ее особенностей в области делопроизводства.
Делегируйте ведение кадрового учета
Кадровое делопроизводство в соответствии с требованиями ТК и кадровой политики организации
Как оформить приказ о разделении отпуска на части
В Трудовом кодексе не указана необходимость оформление данного документа, но по общему правилу на основе приказа начисляются отпускные работникам.
По данному вопросу существует двойственная позиция.
Специалисты, придерживающиеся первой позиции, считают, что трудовое законодательство не обязывает оформлять приказ на отпуск. При этом существует иная точка зрения: приказ о предоставлении отпуска следует оформить в обязательном порядке независимо от того, идет сотрудник в отпуск по графику или нет, а также от способа уведомления (отдельным документом или в виде приказа).
Существует требование законодательства, по которому каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Такие правила установлены статьями 3 и 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». На время отпуска работнику сохраняется средний заработок, который должен быть выплачен не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 114, 136 ТК). Такая оплата окажет влияние на движение денежных средств в организации, поэтому необходимо оформить первичный учётный документ, то есть приказ на отпуск.
Таким образом, полагаем, что приказ на отпуск следует оформить в любом случае. Кроме того, рекомендуется знакомить сотрудников с приказом о предоставлении отпуска под подпись.
В ряде случаев контролирующие органы расширенно толкуют понятие ЛНА, включая в их состав и приказы по личному составу, в том числе приказы о предоставлении отпуска. Исходя из вышесказанного издание и соответственно подписание с двух сторон приказа на отпуск является менее рисковым.
В этом случае можно оформить стандартный приказ о предоставлении отпуска в произвольной форме или на унифицированном бланке Т-6 и прописать в нем внесение изменений в график отпусков и сведения о новых датах и сроках частей отпуска.
Как отразить разделение ежегодного отпуска на части в графике отпусков
Если работник с работодателем договорились, что первый разделит ежегодный оплачиваемый отпуск на несколько частей, одна из которых будет не менее 14 календарных дней, то в графике отпусков необходимо сделать соответствующие записи.
Если используется унифицированная форма Т-7, то в графе 8 прописываются реквизиты документа-основания переноса отпуска (например, приказ), а в графе 9 указываются даты начала отпуска.
Унифицированная форма графика отпусков Т-7 не является обязательной к применению. Поэтому работодатели вправе использовать самостоятельно разработанную, но в любом случае необходимо отразить все части отпуска с датами начала и продолжительностью.
Какие риски возможны при нарушении порядка разделения отпуска на части
Главный риск при нарушении порядка разделения отпуска на части — это несогласие работника, которое может перерасти в конфликт между сторонами трудовых отношений. Часто работодатели игнорируют нормы закона и не предполагают, что сотрудник может попытаться отстоять свои права в суде. В случае, если работник решит оспорить действия работодателя, то возникает риск получения дополнительных расходов в виде возмещения морального вреда.
Так в определении Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 02.05.2023 по делу № 88-7640/2023, 2-5884/2022 судьи поддержали работника и обязали работодателя возместить ему моральный ущерб за то, что при составлении ежегодного графика отпусков тот разделил отпуск работника на две равные части, не согласовав это с ним.
Одна часть отпуска предоставлялась сотруднику в начале года, а вторая — в середине. Использовав первую часть отпуска, сотрудник обратился в суд с исковым заявлением и требованием отменить график отпусков и дробление отпуска на 2 части. Суд удовлетворил требование работника в части выплаты компенсации морального вреда по ст. 237 ТК.
Также работодателю грозит привлечение к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Например, за то, что все части отпуска по длительности оказались менее 14 календарных дней.
Должностному лицу может грозить дисквалификация на 1–3 года или штраф до 20 тыс. рублей, предпринимателю — штраф до 20 тыс. рублей, а юридическому лицу — штраф до 70 тыс. рублей.
Как минимизировать риски, связанные с нарушением порядка разделения ежегодного оплачиваемого отпуска на части
Многие работодатели, сотрудники и представители кадровых служб не уделяют должное внимание вопросам составления графика и оформления ежегодных оплачиваемых отпусков. Иногда это связано с чрезмерной загрузкой, недостаточной компетенцией кадровиков или неумением прийти к компромиссу с работником без ущерба производственному процессу и нарушения трудового законодательства.
Поэтому делегирование кадрового учета внешнему провайдеру снизит риск нарушений, связанных с составлением ежегодного графика, предоставлением и дроблением отпусков.
Команда профессионалов СберРешений возьмет на себя:
решение нестандартных задач, связанных с дроблением отпусков, суммированным учетом рабочего времени, дистанционной работой и прочие;
оформление кадровых событий — приемы, увольнения, переводы, отпуска и др.;
взаимодействие с контролирующими органами и формирование отчетности по персоналу;
консультирование работников по вопросам трудового законодательства.
Кадровое делопроизводство со СберРешениями не встанет на паузу из-за болезни или отпуска кадровика, так как СберРешения — это команда, которая предоставит другого сотрудника на время отсутствия основного.
Также СберРешения помогут клиенту внедрить кадровый ЭДО, благодаря которому снижаются риски, связанные с невозможностью подписать документ из-за нахождения в отпуске или на больничном, работы в удаленном филиале или дистанционно в другом регионе. Использование платформы Мои СберРешения для взаимодействия, коммуникации и обмена документами между работодателем и сотрудниками ускорит документообмен, позволит контролировать сроки исполнения, согласования и подписания документов, в том числе приказов на отпуск, графиков отпусков и прочих.
Канал «Разумное управление» для владельцев бизнеса и топ-менеджеров
Делегируйте ведение кадрового учета
Кадровое делопроизводство в соответствии с требованиями ТК и кадровой политики организации
Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8KNFcp
Начать дискуссию