Разберем, как произвести компенсацию работникам за использование их личных телефонов и мобильной связи, как отразить это в бухгалтерском учете и нужно ли удерживать с этой выплаты НДФЛ и начислять страховые взносы.
Обязан ли работодатель компенсировать сотрудникам расходы на мобильную связь
Да, если соблюдаются следующие условия (ст. 188 ТК):
Сотрудник использует свое личное имущество с согласия или ведома работодателя.
Это условие относится к ситуации, когда работник осуществляет звонки со своего личного телефона и (или) со своей сим-карты.
Имущество используется в интересах работодателя.
Работодатель компенсирует сотруднику использование личного имущества, только если работник пользуется им для выполнения должностных обязанностей.
Если указанные условия соблюдаются, работодатель может выплатить сотруднику компенсацию за:
Использование личного имущества, например, мобильного телефона.
Износ (амортизацию) имущества — если такое имущество относится к основным средствам со стоимостью от 100 000 руб.
Пользование услугами мобильной связи.
Вместо выплаты компенсации, работодатель может обеспечить сотрудника корпоративным телефоном или сим-картой с корпоративным тарифом. В этом случае расходы на мобильную связь непосредственно несет работодатель.
О том, как оформить и произвести выплату компенсации за использование сотрудником мобильной связи, расскажем ниже.
Как оформить и компенсировать работникам расходы на мобильную связь
Порядок оформления и компенсации таких затрат зависит от того, использует ли работник свое личное имущество или это имущество предоставляет ему работодатель.
Работник использует свой телефон, сим-карту и тариф
Для компенсации затрат работнику, который использует свой телефон и свою сим-карту с личным тарифом, работодатель должен:
Разработать и составить приказ об использовании мобильной связи работниками организации.
В этом приказе указывается перечень должностей, которые используют в работе мобильную связь, и определяется лимит расходов на каждую должность.
Прописать условие о выплате компенсации за услуги мобильной связи, а также лимит расходов в трудовом договоре с сотрудником или в дополнительном соглашении к нему.
Компенсация является частью заработной платы работника, поэтому условие об этой выплате нужно включить в трудовой договор или допсоглашение к нему. Также можно составить отдельный документ, в котором работодатель пропишет правила использования мобильной связи.
Получить от сотрудника документы, подтверждающие расходы на мобильную связь.
У работника необходимо запросить копию договора с оператором сотовой связи, а также детализацию звонков, осуществленных в течение месяца.
Включить расходы на мобильную связь в состав затрат для расчета налога на прибыль или упрощенного налога, который исчисляется при применении УСН.
Три месяца ведения бухгалтерии за 1 ₽
Получите три месяца сервиса «Моя Бухгалтерия Аутсорсинг» и квартальный отчет — за 1 ₽
Работодатель предоставляет сотруднику сим-карту с корпоративным тарифом
Расходы на оплату услуг связи в этом случае несет работодатель, но так как сотрудник использует свой телефон, ему за это может быть выплачена компенсация.
Чтобы оформить компенсацию, нужно:
Разработать и составить приказ о перечне должностей, использующих в работе мобильную связь.
В этом документе работодатель также должен прописать лимиты расходов на каждую должность или каждого работника в отдельности.
Специалисты СберРешений помогут разобраться во всех нюансах оформления и выплаты компенсации за использование работниками мобильной связи. Доверьте ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета профессионалам!
Заключить договор с оператором сотовой связи.
В этом случае работодатель оформляет корпоративный тариф и сам в дальнейшем его оплачивает.
Включить условия о компенсации мобильной связи в трудовой договор или допсоглашение к нему.
В договор необходимо включить условие о предоставлении сотруднику корпоративной сим-карты с соответствующим тарифом и использовании личного телефона. Правила пользования мобильной связью можно дополнительно прописать в специально разработанном положении.
Получить от оператора связи подтверждающие документы.
К ним относится счет за оказанные услуги и детализация звонков по каждому номеру.
Включить расходы на мобильную связь в состав затрат для расчета налога на прибыль или упрощенного налога, который исчисляется при применении УСН.
Расходы на выплату компенсации за использование мобильной связи относятся к прочим, которые связаны с производством и реализацией. Их можно включить в состав затрат для расчета налога на прибыль и упрощенного налога, который исчисляется при применении УСН на объекте «доходы — расходы».
Документы, подтверждающие расходы на мобильную связь
Для того чтобы учесть расходы на мобильную связь в составе затрат по налогу на прибыль и УСН, необходимо, чтобы эти затраты были экономически обоснованы и документально подтверждены. К подтверждающим документам относится:
Приказ о расходах на мобильную связь.
В нем, как уже было сказано выше, указывается перечень должностей, которые используют в своей работе мобильную связь, и лимиты расходов на каждую должность.
Должностная инструкция сотрудника.
Этим документом подтверждается необходимость осуществления звонков в рамках должностных обязанностей конкретного работника.
Трудовой договор и допсоглашение к нему.
В трудовом договоре, как уже было сказано выше, должны быть прописаны условия о компенсации расходов на мобильную связь.
Документы, полученные от оператора связи.
К ним относятся счет об оказанных услугах, договор на оказание услуг мобильной связи и детализация звонков.
Положение об использовании корпоративной мобильной связи.
Этот документ составлять не обязательно, но лучше, чтобы он был. В нем прописываются условия использования мобильной связи, порядок предоставления сотрудникам корпоративного телефона или сим-карты, лимиты на мобильную связь, порядок учета расходов на мобильную связь и прочие условия.
Обязательна ли детализация звонков
По этому вопросу единой практики между налоговиками и судами не сложилось.
Налоговики настаивают на необходимости детализации звонков в целях подтверждения их служебного характера, а суды указывают на то, что детализация необязательна, так как она не раскрывает характер разговоров, а содержит лишь перечень телефонов, по которым звонили сотрудники.
Чтобы у налоговиков не было претензий, работодатель может использовать один из следующих способов:
Приобрести корпоративный тариф с безлимитными звонками.
В этом случае детализация не потребуется. Плюсом также будет то, что налоговики не возражают против учета расходов на связь по таким тарифам.
Выбрать тариф с поминутной (посекундной) тарификацией и подтверждать расходование минут ежемесячной детализацией звонков.
Если работодатель установит лимит расходов на использование мобильной связи, и работник превысит этот лимит, нужно будет оформить дополнительные документы для того, чтобы возместить ему этот перерасход.
Облагается ли компенсация на мобильную связь НДФЛ и страховыми взносами
Компенсация за мобильную связь не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если звонки совершаются в рамках трудовой деятельности. Это касается тарифов с поминутной или посекундной тарификацией. Если работодатель компенсирует такому работнику расходы на мобильную связь по личным разговорам, то эти доходы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Доверьте ведение бухгалтерского и налогового учета специалистам СберРешений и вам не придется разбираться во всех тонкостях назначения компенсаций, в том числе за использование мобильной связи.
Если работодатель предоставляет сотруднику безлимитный тариф, то компенсация освобождается от налогообложения в полном объеме.
Бухгалтерский учет расходов на мобильную связь
В бухгалтерском учете расходы на выплату компенсации за использование мобильной связи отражаются следующим образом:
Операция | Дебет | Кредит |
Начислена компенсация за использование мобильной связи | 26, 44 | 73 |
Выплачена компенсация за использование мобильной связи | 73 | 50, 51 |
Три месяца ведения бухгалтерии за 1 ₽
Получите три месяца сервиса «Моя Бухгалтерия Аутсорсинг» и квартальный отчет -- за 1 ₽
Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8K6gYX
Начать дискуссию