Есть ли смысл оформлять сотрудника официально
Законодательство не содержит условий, при которых гражданин осуществляет трудовую деятельность или оказывает услугу физическому лицу (ИП) на возмездной основе без соответствующего документального оформления.
При этом на практике зачастую ИП допускает граждан к работе без оформления договора в письменной форме. В данной ситуации ИП экономит средства на уплате страховых взносов, а гражданин не уплачивает НДФЛ с полученного вознаграждения.
Данная позиция является довольно рискованной, так как в процессе взаимодействия могут возникнуть непримиримые разногласия. Например, гражданин не застрахован от несвоевременной выплаты обещанных денежных средств или их выплаты в неполном объеме. В свою очередь физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, не вправе требовать от работника исполнения определенных обязанностей, поскольку они документально не закреплены.
При возникновении конфликтной ситуации такой работник может обратиться в инспекцию по труду с заявлением об уклонении работодателя от оформления трудового договора. Это в свою очередь может повлечь привлечение ИП к ответственности, доначисление страховых взносов, НДФЛ, пеней и штрафов.
Стоит отметить, что с 12 мая 2024 года вступило в силу постановление Правительства от 03.05.2024 № 571 «Об утверждении Положения о создании и деятельности межведомственных комиссий субъектов Российской Федерации по противодействию нелегальной занятости». Работодателей, у которых выявят факты нелегальной занятости, включат в общедоступный реестр таких работодателей. Реестр будет введен с 1 января 2025 года.
При выявлении фактов нелегальной занятости, и о фактах выплаты месячной зарплаты ниже МРОТ комиссия будет направлять соответствующие данные в ГИТ (п. 16 Положения о межведомственных комиссиях), что может повлечь за собой проверку работодателя.
Если ГИТ установит, что нарушен порядок оформления трудовых отношений, могут привлечь к административной ответственности (в соответствии со ст. 5.27 КоАП), в частности:
За фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), предусмотрена ответственность в виде наложения административного штрафа на граждан в размере от 3 000 до 5 000 рублей, на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей.
За уклонение от оформления трудового договора или заключение ГПД, который фактически регулирует трудовые отношения, предусмотрена ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 000 до 10 000 рублей, на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.
За невыплату или неполную выплату в срок зарплаты и других выплат в рамках трудовых отношений (если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния) или за установление зарплаты меньше МРОТ предусмотрена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
При выявлении повторных нарушений сумма штрафа значительно увеличивается.
Передайте ведение бухгалтерского и кадрового учета профессионалам СберРешений, и вам не придется разбираться во всем самостоятельно. О ваших сотрудниках позаботятся специалисты, которые оформят прием, увольнение, отпуска и воинский учет, возьмут на себя расчет зарплаты и проведут все необходимые выплаты.
Определяем тип договора
В зависимости от вида деятельности, а также ее продолжительности, с гражданином можно заключить трудовой договор или договор гражданско-правового характера (ГПХ). Предпринимателю важно понимать, что этими договорами оформляются разные типы взаимоотношений.
Так, трудовое законодательство прямо запрещает заключать гражданско-правовые договоры, если между работником и работодателем фактически имеют место трудовые отношения, а не гражданско-правовые.
За заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения, предусмотрена ответственность.
Вне зависимости от вида договора (трудовой или ГПХ) общими являются процессы удержания НДФЛ, выплаты страховых взносов, сдачи отчетности ЕФС-1 (за исключением самозанятых лиц).
Трудовой договор
Трудовые отношения между работником и работодателем — индивидуальным предпринимателем регулируются трудовым договором. Трудовой договор заключается в случае, когда планируется выполнение работы на постоянной основе.
Как правило, трудовой договор заключается на неопределенный срок, но законодательно предусмотрена возможность заключения срочных договоров.
Условия, при которых возможно заключение срочного трудового договора, перечислены в ст. 59 ТК. Так, в частности, по соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться с лицами, поступающими на работу к работодателям — субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания — 20 человек).
При заключении трудового договора его сторонами являются Работодатель (ИП) и Работник (гражданин). Трудовые отношения осуществляются в рамках трудового законодательства. Основным документом, регламентирующим порядок взаимодействия сторон, является Трудовой кодекс (далее — ТК).
Нормы трудового законодательства для работодателей-индивидуальных предпринимателей практически идентичны нормам, установленным для работодателей, не являющихся ИП.
В соответствии с требованиями ст. 303 ТК работодатель–физическое лицо обязан:
оформить трудовой договор с работником в письменной форме;
уплачивать страховые взносы и другие обязательные платежи в порядке и размерах, которые определяются федеральными законами;
предоставлять в соответствующий территориальный орган СФР сведения, необходимые для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета лиц, поступающих на работу впервые, на которых не был открыт индивидуальный лицевой счет.
Трудовой договор должен содержать условия, существенные для работника и работодателя, а также содержать следующие обязательные условия:
место работы;
трудовая функция работника;
права и обязанности работника;
дата начала работы;
срок договора;
условия оплаты труда, в том числе размер должностного оклада работника, порядок и сроки выплаты заработной платы;
режим рабочего времени и времени отдыха;
условия труда на рабочем месте;
условие об обязательном социальном страховании.
В трудовом договоре можно не указывать специальность, квалификацию или должность работника, а ограничиться перечислением вида работ, которые будут выполняться. Главное, чтобы эти работы не были запрещены законом.
Если ИП относится к микропредприятиям, то он может отказаться (полностью или частично) принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу. При этом условия, касающиеся вопросов, которые должны быть регламентированы локальными нормативными актами, подлежат отражению в тексте трудового договора. В таком случае трудовой договор заключается на основе типовой формы (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК).
Стоит учесть, что месячная заработная плата работника, отработавшего по трудовому договору полный месяц и выполнившего установленные ему нормы труда (трудовые обязанности), не должна быть ниже размера МРОТ, действующего в регионе.
Работодатель–индивидуальный предприниматель обязан в установленном порядке вести трудовые книжки работников. За исключением случаев, если в соответствии с ТК, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.
Договор ГПХ
Вопросы заключения и соблюдения условий договоров гражданско-правового характера регулируются гражданским законодательством. Сторонами договора гражданско-правового характера являются Заказчик и Исполнитель.
Согласно п. 1 ст. 779 ГК — по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
Заключить договор ГПХ можно только в случае, если работа заключается в выполнении разовых заданий (работ, услуг). С физлицом может быть заключен договор подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа и т.п.
Трудовой кодекс закрепляет критерии, которые свидетельствуют о наличии факта трудовых отношений. Согласно ч. 1 ст. 15 трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Таким образом, при выявлении в ДГПХ признаков трудовых отношений (в том числе использование формулировок, используемых в трудовом договоре, отражение гарантий, предоставляемых в соответствии с трудовым законодательством) не исключен риск признания гражданско-правовых отношений трудовыми в судебном порядке.
В договоре ГПХ стороны оговаривают конкретный объем работ или перечень услуг, которые заказчик (ИП) поручает исполнителю (физлицу), размер полагающегося ему вознаграждения и конкретные сроки выполнения.
Вознаграждение за выполнение задания выплачивается в порядке, установленном договором ГПХ. Это может быть как единовременная выплата после принятия результата заказчиком, так и поэтапная оплата по мере выполнения работы, оплата авансом и т.д. Как правило, договором предусматривается выплата вознаграждения в течение определенного периода с момента подписания сторонами акта выполненных работ (услуг).
Передайте бухгалтерию СберРешениям
Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес
План оформления, пошаговые действия
Если для найма исполнителя по ГПХ достаточно составить и подписать с ним соответствующий договор, то к приему работников по трудовым договорам необходимо подготовиться.
Шаг 1. Штатное расписание
Перед заключением первого трудового договора ИП должен оформить штатное расписание и утвердить его своим приказом.
В штатном расписании указываются все имеющиеся у ИП должности (кроме самого предпринимателя), количество работников, которые должны эти должности замещать, размеры должностных окладов (или тарифных ставок), надбавок, общая сумма месячной зарплаты. Можно использовать унифицированную форму Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
При необходимости добавления новых должностей или внесения изменения в ранее созданные (количество должностей, оклад и т.д.) оформляется соответствующий документ — приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждение штатного расписания в новой редакции.
Шаг 2. Локальные акты
Ознакомление с локальными нормативными актами, непосредственно относящимися к трудовой деятельности работника, производится до заключения трудового договора.
Если ИП, относящийся к микропредприятиям, принял решения об отказе от ЛНА (частичном или полном) и использовании типовой формы трудового договора, то стоит провести анализ, все ли необходимые условия в нее включены. Полагаем, что при использовании типовой формы могут быть не включены условия:
регламентирующее защиту персональных данных работников;
отражающие процедуру специальной оценки условий труда (а также иные аспекты, непосредственно связанные с охраной труда);
отражающие правила по пожарной безопасности.
В случае, если вышеуказанные процедуры не учтены в трудовом договоре, рекомендуется разработать соответствующие локальные нормативные акты (положения).
Если ИП-микропредприятие утратит свой статус, кадровый учет подлежит ведению по общим правилам. Таким образом, у работодателя-ИП возникает требование разработки и утверждения всех необходимых ЛНА, а также ознакомления с ними работников. Это нужно сделать не позднее четырех месяцев с даты внесения изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.
К обязательным локальным нормативным актам, разрабатываемым в организации, относятся:
правила внутреннего трудового распорядка;
положения об оплате труда;
положение о персональных данных;
положение об охране труда;
график отпусков.
Разработка иных ЛНА становится обязательной при наличии определенных условий. Так, например, Положение о командировках в организации разрабатывается в случае, если планируется направление работников в командировку.
Шаг 3. Оформление и подписание трудового договора
Согласно требованиям ст. 65 ТК при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку (в случае, когда гражданин ранее имел трудовой стаж и выбрал ведение трудовой книжки в бумажном виде) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, СТД-СФР (в случае, если гражданин трудоустраивается на работу впервые или ранее подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде);
документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа (СНИЛС или форма АДИ-РЕГ);
военный билет — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справку об отсутствии судимости (для определенных видов деятельности);
справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ (для определенных видов деятельности).
В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, перечень обязательных для предъявления документов может быть расширен.
Например, для работы на пищевом производстве требуется наличие медицинской книжки.
Стоит отметить, что ИНН не входит в перечень обязательных документов, предъявляемых при трудоустройстве, но данная информация требуется для подготовки и направления отчетности в СФР. Таким образом, предоставление данного документа (его номера) необходимо для соблюдения требований к работодателю в части предоставления отчетности.
Договор подписывают в двух идентичных экземплярах — один отдают работнику, другой остается предпринимателю. На экземпляре предпринимателя сотрудник отражает информацию о получении экземпляра трудового договора на руки и подтверждает это своей подписью.
Шаг 4. Приказ о приеме на работу
Приказ о приеме не является обязательным документом. Тем не менее работодатель вправе его подготавливать. При этом допускается использование унифицированной формы (Т-1) или самостоятельная разработка и утверждение шаблона приказа у данного работодателя.
В тексте приказа указываются:
дата приема;
ФИО принимаемого работника;
должность;
наименование структурного подразделения (при наличии);
условия приема (постоянно, временно, неполное рабочее время, срочный трудовой договор с описанием причины срочности и т.д.);
оклад, а также иные выплаты при наличии (например, районный коэффициент и северная надбавка);
информация о продолжительности испытательного срока (в случае установления);
основание для издания приказа (трудовой договор и его реквизиты)
срок трудового договора (если известен).
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под подпись.
Шаг 5. Запись в трудовую книжку
Не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме работника в СФР подают «Сведения о трудовой (иной) деятельности» — это подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Напомним, что ранее в ФСС была необходима специальная регистрация ИП в качестве работодателя. На текущий момент для регистрации ИП достаточно подать первые сведения ЕФС-1 о приеме.
Сведения ЕФС-1 подают по всем сотрудникам, независимо от способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная). Для устраивающихся на работу впервые возможен только электронный формат.
Запись в трудовой книжке на бумажном бланке делается в соответствии с требованиями приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Дополнительно на работников можно завести личные карточки по форме № Т-2. Стоит отметить, что данный документ не является обязательным, соответственно, нет необходимости в ознакомлении работника с внесенными записями под роспись. В связи с необязательностью документа при его ведении в организации требуется получить согласие работника на данный вид хранения и обработки персональных данных (с указанием цели).
Составление трудового договора
Ст. 57 ТК регламентирует перечень условий, обязательных для включения в трудовой договор.
При этом предусмотрена возможность включения дополнительных условий. Так, например, условие об установлении срока испытания не относится к перечню обязательных.
В конце договора указываются реквизиты и подписи сторон, отражается дата подписания.
Там же работником делается запись о получении экземпляра договора на руки с указанием даты и подписи.
Возможные ошибки оформления сотрудников для ИП
При оформлении сотрудника по трудовому договору ИП нередко допускают ошибки. Вот некоторые из них:
При приеме на работу запрашивают избыточные документы. Например, необоснованно запрашивают справку об отсутствии судимости у всех кандидатов.
В срочном договоре не указывают обстоятельства, послужившие причиной заключения такого типа договора (в соответствии со ст. 59 ТК). В этом случае уволить работника по истечении срока действия трудового договора будет нельзя — такой договор будет признан бессрочным.
Сотрудник допущен к работе до заключения трудового договора. При этом в трудовом договоре отражено условие об установлении срока испытания. Условие об испытании может быть установлено отдельным соглашением при фактическом допущении к работе без оформления трудового договора. На основании заключенного соглашения условие об испытании вносится в трудовой договор (ч. 2 ст. 70 ТК).
Таким образом, если гражданин был допущен к выполнению работы без оформления трудового договора и отдельного соглашения об испытательном сроке, он считается принятым на работу без испытания (п. 10 Обзора, утв. Президиумом ВС 27.04.2022).
Заключение
Работодатель-ИП вправе заключать с гражданами договоры (трудовые и ГПХ), соблюдая при этом законодательно установленные требования и условия для заключения того или иного вида договора. Законодательно запрещено заключать договоры ГПХ, фактически регулирующие трудовые отношения.
Необходимо соблюдать установленную законом процедуру приема сотрудника и своевременно направлять отчетность в СФР. Также работодателю-ИП необходимо регулярно отчитываться о выплатах работникам, НДФЛ и страховых взносах.
Зарплата по трудовым договорам должна быть не ниже минимальной (МРОТ по региону), а по ГПХ размер вознаграждения определяется сторонами договора без привязки к МРОТ.
Передайте кадровый учет профессионалам СберРешений. Внешние эксперты осуществляют учет сотрудников, включая исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых. Кадровое делопроизводство ведется в соответствии с требованиями Трудового кодекса и кадровой политики предприятия.
Передайте бухгалтерию СберРешениям
Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес
Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8JuKTS
Начать дискуссию