Риски работы с самозанятыми для юридических лиц

Самозанятые — это физлица, которые применяют специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (НПД). Плательщиками НПД могут быть и индивидуальные предприниматели, но, как правило, самозанятыми их не называют. Обычно термин «самозанятые» употребляют по отношению к физлицам, которые:

• выполняют работы и оказывают услуги;

• сдают в аренду жилье, транспорт или оборудование;

• продают товары собственного производства.

Если плательщиком НПД является ИП, круг договоров, которые можно с ним заключать, расширяется. К примеру, такой ИП, в отличие от обычного физлица, вправе быть перевозчиком пассажиров, грузов и багажа (пп. 13 п. 1 ст. 2 закона № 259-ФЗ).

Самозанятыми могут быть не только граждане России, но и иностранцы из Украины и государств–членов ЕАЭС. Взаимодействовать с иностранцами сложнее — потребуется корректировать договор, уведомлять о его заключении МВД и банк.

Сотрудничество с самозанятыми позволяет сократить расходы на найм персонала и уменьшить налоговую нагрузку. Но у этих преимуществ есть обратная сторона. Отношения с самозанятым могут признать трудовыми, а договор с ним — переквалифицировать. Если это произойдет, организация может столкнуться с разными последствиями, например, ей потребуется:

• Уплатить недоимку по обязательным платежам — в частности, по НДФЛ и взносам на ОПС, ОМС и по ВНиМ. Также придется исчислить и уплатить взносы на травматизм, если по ГПД заказчик их не выплачивал.

• Погасить пени и штрафы — речь не только о тех санкциях, которые могут применить ФНС и СФР, но и об административном штрафе по ст. 5.27 КоАП.

• Предоставить исполнителю все трудовые гарантии — например, все виды оплачиваемых отпусков, оплату больничных, сверхурочной работы, и т.д.

• Подать корректирующую отчетность — например, ЕФС-1, 6-НДФЛ, РСВ и ПСВ.

Также риски влечет неправильное оформление документов. К примеру, если самозанятый не выдаст заказчику чек об оплате услуг, с доходов по ГПД потребуется исчислить и уплатить страховые взносы (письмо Минфина от 17.04.2019 № 03-11-11/27454).

Иногда заключить гражданско-правовой договор с исполнителем можно только как с обычным физлицом, даже если у него есть статус плательщика НПД. Например, если компания сотрудничает с бывшим работником, который уволился менее, чем за два года до заключения ГПД.

Также с самозанятыми нельзя заключать такие договоры:

• купля-продажа недвижимости, транспорта и имущества, которое самозанятый использовал для личных нужд;

• купля-продажа долей в уставном капитале, паев, ценных бумаг и производных финансовых инструментов;

• купля-продажа некоторых подакцизных товаров;

• аренда нежилых помещений, земельных участков, машиномест;

• цессия, поручение, комиссия, агентирование;

• оказание услуг в качестве нотариуса, оценщика, адвоката, и т.д.

Полный перечень запрещенных видов деятельности и доходов, которые не облагают НПД — в ст. 4 и 6 закона № 422-ФЗ.

С самозанятым оформляют гражданско-правовой договор. В нем необходимо предусмотреть все существенные условия. К примеру, если с самозанятым заключают договор подряда, в нем указывают:

• Предмет договора — вид, наименование, содержание и объем работ, а также объект, где они будут проводиться, и желаемый результат. Если не прописать объем и результат работ, есть риск переквалификации договора в трудовой.

• Срок выполнения работ — например, даты начала и окончания работ.

Дополнительно нужно предусмотреть цену договора, то есть стоимость выполненных работ, и прописать порядок приемки результатов.

Налоговое право

Комплексная оценка налоговых рисков и защита бизнеса от налоговых претензий

Оставить заявку

При составлении договора с самозанятым нужно учесть ряд особенностей, связанных со статусом исполнителя. В частности, в договор потребуется добавить такие положения:

• Указание на статус самозанятого в преамбуле и предмете договора. Можно прописать, что исполнитель является плательщиком НПД, и зафиксировать реквизиты справки о постановке его на учет.

• Обязанность своевременно выдавать чеки и штраф за ее неисполнение. Чеки — это обязательные документы для подтверждения расходов заказчика, поэтому компания должна заранее позаботиться о том, чтобы исполнитель дисциплинированно их выдавал.

• Обязанность уведомлять об утрате статуса плательщика НПД и последствия его утраты. Если самозанятый перестанет быть плательщиком НПД, компании как налоговому агенту потребуется уплатить за него обязательные платежи. Поэтому нужно, чтобы исполнитель уведомил компанию об утрате права на применение спецрежима: тогда компания сможет решить, расторгать ли договор с ним, изменится ли вознаграждение исполнителя и т.д. Все эти последствия вместе со штрафом за неуведомление можно прописать в договоре заранее.

• Специальные условия для иностранцев. К примеру, стоит указать реквизиты банковского счета исполнителя, поскольку выплачивать вознаграждение иностранцам – валютным нерезидентам можно только через банк. Также лучше указать реквизиты разрешительных документов и место выполнения работ.

Также лучше отказаться от спорных условий — например, о том, что задачи исполнителю ставит конкретный сотрудник заказчика. Такое положение не противоречит закону, но его могут расценить как попытку установить должностную подчиненность. В совокупности с другими признаками оно будет свидетельствовать о сложившихся трудовых отношениях.

Проверить статус самозанятого можно двумя способами: запросить у контрагента справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД и проверить его ИНН на сайте ФНС.

Обычно заказчики используют оба этих метода. Лучше проверять статус самозанятого каждый раз, когда компания планирует выплатить ему вознаграждение — это поможет избежать претензий контролирующих органов и доказать свою добросовестность.

Платежку на выплату вознаграждения самозанятому заполняют в обычном порядке. Обратите внимание, что оплату перечисляют на личную карту физлица — плательщика НПД. Если исполнитель — ИП, у него может быть открыт специальный расчетный счет.

Также важно корректно заполнить поле «24» — в нем указывают назначение платежа. Самый безопасный вариант — подробно прописать название услуги или работы, а также прописать дату и номер договора. Спорные термины — например, «аванс» или «зарплата» — нужно избегать.

После того, как вознаграждение выплачено, нужно проконтролировать, чтобы исполнитель предоставил чек.

В работе с самозанятыми контрагентами есть одно важное правило — исключить признаки подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. Эти признаки ФНС подробно прописала в письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674:

• Исполнитель включен в производственные процессы компании — например, присутствует на совещаниях, имеет пропуск в офис, взаимодействует с другими сотрудниками.

• Размер оплаты услуг не меняется, поэтому вознаграждение больше похоже на зарплату, чем на гонорар.

• По договору исполнитель подчиняется локальным актам компании — например, соблюдает ПВТР, проходит инструктажи и медосмотры, сменный график, и т.д.

• На исполнителя возложена материальная ответственность.

• Компания обеспечивает самозанятому безопасные условия труда, предоставляет материалы и оборудование, а также контролирует ход выполнения работ.

Большинство рисков можно избежать, если правильно составить договор с самозанятым и отрегулировать правила взаимодействия с ним.

Если работа с самозанятым вызовет подозрения у налоговой, она направит заказчику требование о предоставлении документов и пояснений. Тогда заказчику нужно подтвердить, что подмены трудовых отношений нет. Для этого потребуется подготовить:

• договор с самозанятым;

• чеки об оплате его услуг;

• справку о постановке контрагента на учет как плательщика НПД.

Дополнительно можно приложить копии кадровых документов — например, штатное расписание, если в нем нет должности, схожей с функционалом самозанятого исполнителя. Также можно предоставить штатную расстановку и журнал регистрации кадровых приказов, чтобы показать, что трудовых отношений с исполнителем нет.

У ФНС есть ряд критериев, по которым она проверяет налогоплательщиков, сотрудничающих с самозанятыми контрагентами. К примеру, среди них (информация на сайте ФНС):

• Период работы с самозанятым. Если такого контрагента привлекли на разовую задачу, проблем у заказчика не возникнет. Но продолжительное сотрудничество с самозанятыми привлечет внимание контролеров, особенно если оно длится более трех месяцев.

• Работа с другими заказчиками. Для компании безопаснее сотрудничать с самозанятыми, у которых несколько источников дохода. Если самозанятый постоянно работает с одним предприятием, это влечет риски для заказчика.

• Вознаграждение = зарплата. Регулятор обратит внимание на заказчика, который выплачивает вознаграждение одному и тому же самозанятому ежемесячно, при этом у него нет актов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг.

• Перевод сотрудников из штата на ГПД. Речь о ситуации, когда сотрудники массово переходят из одной организации в другую. При этом трудовые договоры с ними расторгают, сотрудники становятся самозанятыми и подписывают с новой компанией договоры ГПХ.

Есть и другие признаки, на которые ориентируется налоговая. ФНС анализирует их в совокупности и присваивает компании риск-балл. Если организация попадет в зону риска, ее об этом уведомят. Тогда ей потребуется подробно пояснить все нюансы сотрудничества с самозанятыми или уточнить налоговые обязательства.

Если договор с самозанятым переквалифицировали в трудовой, помимо уплаты недоимки по НДФЛ и взносам, нужно действовать так:

• Скорректировать штатное расписание и включить в него должность нового сотрудника, если подходящей в нем нет.

• Заключить трудовой договор в течение трех рабочих дней со дня переквалификации.

• Внести запись о приеме сотрудника на работу в его трудовую книжку.

• Подать корректирующую форму ЕФС-1 и другую отчетность.

• Предоставить сотруднику гарантии, которые закреплены в ТК.

При работе с самозанятым нужно учитывать много нюансов. Поэтому целесообразно разработать в компании внутренний регламент и закрепить в нем все правила взаимодействия. Дополнительно лучше разработать специальную форму договора ГПХ, которая минимизирует риски переквалификации.

Читайте также:

• Самозанятые и ГПХ — как оформить частного подрядчика.

• Порядок рассмотрения трудовых споров и защита бизнеса в них.

• Когда работодатель и работник могут обратиться в суд.

Налоговое право

Комплексная оценка налоговых рисков и защита бизнеса от налоговых претензий

Оставить заявку

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8KSvwU