Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете: порядок, сроки, оформление итогов

Инвентаризация обязательна (п. 27 положения, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н, п. 1.5 Методических рекомендаций, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• при аренде, продаже, выкупе имущества, а также при преобразовании госпредприятий;

• перед составлением годовой отчетности;

• при смене материально ответственных лиц (МОЛ);

• при краже, порче или нецелевом использовании имущества;

• после стихийных бедствий, пожаров и других чрезвычайных ситуаций;

• при реорганизации или закрытии юрлица;

• в других ситуациях.

С 1 апреля 2025 года вступает в силу ФСБУ 28/2023 по инвентаризации. Это значит, что проводить инвентаризацию перед годовой отчетностью за 2025 год нужно будет по новым требованиям. В 2024 году — можно руководствуемся текущими правилами, а можно и новыми, если начать применять ФСБУ досрочно.

Когда проводить инвентаризацию, решает руководитель компании и прописывает это в учетной политике и в положении об инвентаризации. Сроки зависят от ситуации и специфики работы компании:

Руководитель вправе продлить срок проведения инвентаризации, когда это требуется, но в годовую проверку и при реорганизации (ликвидации) все равно нужно завершить к установленным датам.

Передайте бухгалтерию СберРешениям

Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес

Попробовать

Годовая инвентаризация сопровождается и оформляется большим числом документов. Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88 содержит унифицированные формы, которые компании и предприятия могут использовать для проведения инвентаризации и оформления ее итогов:

Организации и предприятия вправе использовать эти унифицированные бланки или использовать самостоятельно разработанные.

Всю процедуру проведения инвентаризации можно разделить на три этапа:

1 этап — подготовительный. Он включает в себя:

• Издание приказа о назначении состава рабочей инвентаризационной комиссии, если в компании нет постоянно действующей.

• Издание приказа о проведении инвентаризации. Компания вправе использовать самостоятельно разработанный шаблон распоряжения или заполнить унифицированный бланк № ИНВ-22. В тексте приказа укажите, в отношении каких активов и обязательств будет проведена проверка, а также сроки ее проведения.

Если компания использует форму ИНВ-22, то в ней же можно утвердить и рабочую инвентаризационную комиссию.

• Передачу материально ответственным лицом членами комиссии расписки в том, что все имеющиеся в местах хранения ценности оприходованы, выбывшие — списаны, а документы переданы в бухгалтерию.

• Подготовку инвентаризационных описей (актов), которые могут быть составлены в произвольной форме, а могут быть унифицированными бланками ИНВ-1, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д. Как правило, эту обязанность возлагают на бухгалтерию, а описи заранее заполняют сведениями об имуществе по данным бухгалтерского учета.

2 этап — непосредственно инвентаризация. Члены комиссии в присутствии МОЛ проверяют наличие и состояние имущества: пересчитывают, взвешивают, делают обмеры и т.д. Инвентаризация обязательств подразумевает проверку, правильно ли отражены кредиторская и дебиторская задолженность перед персоналом, поставщиками, покупателями, ФНС и т.д., а также обоснованность этих сумм. Основание — акты сверки.

Если речь идет о коллективной материальной ответственности, то на инвентаризации должны присутствовать все МОЛ.

Важно: проводить инвентаризацию при отсутствии хотя бы одного члена комиссии нельзя, так как это повод для признания результатов недействительными.

Если МОЛ болеет, инвентаризацию нужно перенести на более поздний срок. Но если болезнь затягивается, или МОЛ уклоняется от явки на ревизию, компания вправе провести инвентаризацию без его участия при соблюдении следующих правил:

• материально ответственного нужно уведомить о планах провести проверку в его отсутствие и зафиксировать это на бумаге;

• необходимо составить акт об отсутствии МОЛ с указанием причины, который подпишут все члены инвентаризационной комиссии.

3 этап — подведение итогов и оформление результатов инвентаризации. На этом этапе инвентаризационная комиссия подводит итоги и составляет окончательную картину наличия и состояния ценностей, на основании чего компания принимает решения о том, как поступить с выявленными отклонениями. Подробнее об этом мы расскажем ниже.

Незначительные недостачи, которые не превышают установленные нормы, часто списывают на погрешности учета. Ответственность за существенную недостачу, как правило, руководство возлагает на МОЛ. Из их зарплаты могут вычесть сумму недостачи, но окончательное решение принимает руководитель.

Пересортица требует проверки, одинаковы ли цены у товаров. Разницу между излишками и недостачами списывают на финансовые результаты.

Излишки также могут быть отнесены к результатам деятельности организации. И излишки и пересортицу, даже если она не принесла убытка организации, нужно отразить в учете для актуализации данных.

Если проверка показала, что фактическое наличие ценностей отличается от учетных данных, то:

• Оформите сличительные ведомости ИНВ-18 или ИНВ-19. В них отразите выявленные расхождения. Члены комиссии ставят подписи в ведомости, без них — документ не действителен.

• Запросите у МОЛ объяснение.

Если инвентаризация не выявила расхождений, сличительные ведомости и ведомости расхождений оформлять не нужно.

Когда сверка фактических данных с учетными проведена, и стала ясна картина реального положения дел в части наличия ценностей, их состояния, удовлетворения их требованиям актива, достоверности данных о дебиторской, кредиторской задолженности, обязательствах перед поставщиками, подрядчиками, персоналом и другими контрагентами, нужно заполнить итоговую ведомость учета результатов инвентаризации ИНВ-26. В нее нужно внести все данные об излишках, недостачах, пересортице, поврежденных ценностях, испорченных товарах, а также подвести суммовые итоги потерь в пределах норм естественной убыли и потери сверх норм естественной убыли, которые необходимо взыскать с виновных. Все члены инвентаризационной комиссии должны подписать итоговый акт.

Далее руководитель компании издает приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Например, если инвентаризация в торговом предприятии выявила товары с истекшим сроком годности, которые не подлежат дальнейшей реализации, их нужно списать. Для этого составляют акт ТОРГ-16. Также в такой ситуации руководство может провести проверку, чтобы выяснить, по какой причине товар залежался и не был продан в течение срока годности.

Для списания испорченных, сломанных товаров и боя используют акт по форме ТОРГ-15.

Если речь идет о безнадежной к взысканию дебиторской задолженности, то ее списание оформляют приказом руководителя о списании долга и бухгалтерской справкой.

Сама по себе инвентаризация не является фактом хозяйственной деятельности предприятия, поэтому в учете не нужно делать никакие проводки, если по итогам проверки не выявлено отклонений от учетных данных. Но если инвентаризация показала недостачи, излишки, пересортицу, данные бухгалтерского учета нужно привести в соответствие с фактическими:

Передайте бухгалтерию СберРешениям

Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес

Попробовать

Излишки материалов и ОС оприходуйте по рыночной цене.

На их стоимость увеличьте внереализационные доходы в целях исчисления налога на прибыль (п. 8 ст. 250 НК), если компания применяет ОСНО, или доходы, если речь идет об упрощенце. По основным средствам нельзя использовать амортизационную премию, можно только начислять амортизацию.

Недостачу товарно-материальных ценностей отразите в инвентаризационной описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19.

Недостачу по основным средствам указывают в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18. МОЛ должно предоставить письменное объяснение о причинах недостачи.

Если недостача ТМЦ в пределах норм естественной убыли, спишите ее в расходы.

Недостачу сверх норм естественной убыли, недостачу по товарно-материальным ценностям, в отношении которых нет норм естественной убыли и недостачу по основным средствам должно возместить виновное МОЛ или другое виновное лицо. Возмещение необходимо учитывать в доходах, а стоимость утраченного имущества — в расходах (письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033).

Если виновное лицо не обнаружено, чтобы учесть расходы понадобится документ, который это подтверждает. Если произошло хищение имущества, необходимо подать заявление в полицию и получить постановление о том, что предварительное следствие или дознание приостановлено из-за отсутствия виновного лица (ст. 265 НК, письмо Минфина от 14.07.2021 № 03-03-06/1/56085).

При списании имущества по причине недостачи НДС восстанавливать не нужно (письмо ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@).

Инвентаризация — мероприятие масштабное, и чем больше номенклатура и количество проверяемых позиций, тем сложнее ее проводить, тем больше времени она занимает и человеческих ресурсов требует. Поэтому различные средства автоматизации инвентаризации — must have на складах, в крупных магазинах, оптовых предприятиях, продажах через маркетплейсы и т.д. В небольших компаниях, где численность персонала небольшая, автоматизация также будет полезна. Члены комиссии смогут провести ревизию в кратчайшие сроки, не отвлекаясь надолго от основных обязанностей. Для бизнеса любого масштаба автоматизация — это минимизация ошибок и риска искажения данных из-за человеческого фактора.

Например, один из способов автоматизации инвентаризационных мероприятий — использование наклеек со штрих-кодами и сканера штрих кодов. Наклейки клеят на объекты учета, а при помощи специального устройства или приложения в мобильном телефоне считывают данные, которые зашифрованы в коде.

Другой способ — RFID-технология. По аналогии со штрих-кодом она работает при помощи считывателя и специальной метки, но в их основе лежат радиочастотные сигналы.

Обе технологии передают собранные данные в ПО для проведения инвентаризации, а программа подводит итоги и отображает отклонения. Как правило, подобное ПО можно интегрировать с учетной программой, что позволяет:

• создать единую номенклатуру без риска путаницы в наименованиях, характеристиках, стоимости и т.д.;

• отслеживать перемещение товаров;

• создавать центры материальной ответственности и места хранения;

• делать отражение результатов инвентаризации;

• оперативно ставить на учет и списывать позиции по результатам инвентаризации и др.

Инвентаризация — важное мероприятие и событие для любой компании или организации.

Во-первых, инвентаризация — это способ формирования картины состояния имущества и обязательств, понимания отношения МОЛ к своим обязанностям, выявления халатного отношения к вверенным ценностям и злого умысла.

Во-вторых, это основа для корректировки данных бухгалтерского учета для устранения расхождений перед составлением годовой отчетности. Если не проводить инвентаризацию руководство и бухгалтерия не увидят перекосов в данных, а сведения в отчетности будут искажены. Если контролирующие органы увидят в этом грубое нарушение требования к учету и отчетности, должностному лицу грозит штраф — 5-10 тыс. руб. за первое нарушение и 10-20 тыс. руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет - за повторное (ст. 15.11 КоАП).

В-третьих, инвентаризация — трудоемкий процесс, отнестись к которому «спустя рукава» не получится, так как результат будет таким же. Поэтому качественная проверка возможна только при соблюдении всех процедур и последовательного прохождения этапов инвентаризации с составлением документов и фиксацией отклонений.

Подключите сервис «Моя Бухгалтерия Аутсорсинг» и получите целый месяц ведения бухгалтерии всего за 1 рубль без ухода бухгалтера в отпуск, декрет или на больничный.

Передайте бухгалтерию СберРешениям

Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес

Попробовать

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: 2W5zFJ69Euv