Как бухгалтеру снизить риски при оформлении сотрудников

Директор требует уменьшить затраты на персонал? Но в случае проверок обвинит в ошибках бухгалтера. Разбираемся, как уменьшить риски трудовых и налоговых споров.

Выплаты при разных схемах

Есть несколько способов оформить сотрудников и сэкономить. Можно вместо трудового договора заключать договоры ГПХ или привлекать самозанятых. Арендовать работников у другой фирмы. Платить серую зарплату или вообще не оформлять работников официально.

Прикинем затраты на сотрудника при разных схемах работы. Во всех случаях он получит на руки 30 тысяч рублей.

Риски работы «в серую»

Некоторые работодатели до сих пор часть зарплаты платят «в конверте». Это позволяет в любой момент расстаться с сотрудником. Достаточно прекратить неофициальные выплаты и работник увольняется сам. Кто-то вообще не заключает трудовой договор и при необходимости расстается с неугодным работником за 1 минуту.

Риски. По жалобе работника в инспекцию труда или Прокуратуру оштрафуют за неоформление трудового договора. От 5 тысяч рублей штраф для ИП, от 50 тысяч для организаций (ч. 3, 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

По иску работника суд обяжет заключить трудовой договор, внести запись в трудовую книжку, выплатить отпускные, уплатить НДФЛ и страховые взносы. А если сумма неуплаченных налогов будет выше 2,7 млн. рублей могут привлечь к уголовной ответственности (ст. 198 УК РФ).

Нужно где-то брать наличные денежные средства для выплат «в конверте». А это чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов...».

Банку и налоговой обычно не нравятся получатели средств с адресом массовой регистрации, массовым учредителем, не сдающие отчетность или с отметкой в ЕГРЮЛ о недостоверности сведений. Посмотрите на партнера «глазами налоговика», оцените его благонадежность в сервисе СБИС «Все о компаниях».

Риски трудового договора

Многие Работодатели устанавливают работнику оклад в размере МРОТ, а остальное доплачивают премиями. Премию платят за результат работ. Когда нет результата, как в коронавирусные нерабочие дни, тогда нет и премии.

Риски. Налоговая может не принять расходы на премирование. И доначислить налог на прибыль.

Как уменьшить. Точнее формулируйте условия о премировании.

• Не вводите много условий для получения одной премии, лучше введите несколько видов. «Премия назначается за достижение 110% от запланированной выручки и при условии, что превышение достигнуто за счет увеличения точек продаж». С такой формулировкой налоговики смогут сказать, что премии выросли из-за точек продаж, открытых в прошлом году. А значит премирование не обосновано.
• Не ставьте одну премию в зависимость от другой. В организации было 2 вида премий. За достижение показателей KPI и «кроме этого» премия за отдельные успехи. Показатели KPI не достигли, поэтому фирма выплатила только вторую премию. Взяла ее в расходы по налогу на прибыль. Налоговая провела лингвистическую экспертизу формулировок и посчитала: вторая премия не имеет «самостоятельного характера» и невозможна без первой. А значит, уменьшение налога на прибыль неправомерно. Дело А40-248663/2017.

Тут важно сделать грамотное Положение о премировании и ежемесячно знакомить работников с приказами о премировании. Чтобы не тратить время на бумаги, кадровый документооборот можно автоматизировать в СБИС. Работник получают на телефон и подписывают электронной подписью приказы, инструктажи, заявления.

Риски гражданско-правового договора

Работодатели заключают ГПД, чтобы не оплачивать отпуск, больничный, не сдавать СЗВ-ТД в пенсионный фонд, платить меньше МРОТ и не 2 раза в месяц, а реже. Чтобы расстаться с сотрудником в любой момент. Только не забудьте прописать в договоре порядок его досрочного расторжения.

Риск. ГПД могут переквалифицировать в трудовой по жалобе сотрудника. Инспекция труда оштрафует организацию на 50-100 тысяч рублей за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми (ч. 4 ст. 5.27 КоАП). Суд может признать отношения трудовыми, взыскать отпускные или восстановить на работе уволенного.

Как снизить риски.

• Не переводите массово. Не правильно за 1 месяц уволить всех сотрудников и заключить с ними договоры ГПХ. Лучше увольнять в течение года или заключать только с новичками.
• Не используйте в договоре формулировки из Трудового кодекса: работник, должность, прием на работу, увольнение, зарплата. Правильнее – исполнитель, объем и результат работ, заключение договора, расторжение, вознаграждение.
• Не устанавливайте сотруднику режим работы.
• Конкретизируйте объем услуг. Не просто бухгалтерские услуги, а количество отчетов. Не просто грузчик, а разгрузка 10 фур.
• Платите 1 раз в месяц. Выплаты 2 раза в месяц слишком похожи на аванс и зарплату.
• На каждую выплату подписывайте с сотрудником Акт оказанных услуг. Акты можно подписывать с мобильного телефона, если выпустить электронные подписи для внутреннего электронного документооборота.

Риски работы с самозанятым

Многие организации заключают договоры ГПХ с плательщиками налога на профессиональный доход. За самозанятого не надо платить взносы и удерживать НДФЛ. Он присылает чек и сам уплачивает налог 6%.

Риск. Налоговая доначислит НДФЛ и взносы, если сотрудник менее 2х лет назад работал в этой фирме по трудовому договору. Или по договору ГПХ, который ФНС переквалифицировала в трудовой при выездной налоговой проверке.

Или сотрудник перестал быть самозанятым или его доход превысил 2,4 млн.рублей. Тогда доначислят НДФЛ и взносы на оплаты, полученные после утраты права на применение НПД.

Как уменьшить риск. Проверяйте статус самозанятого на момент выплаты. Это можно сделать на сайте налоговой. А скоро будет автоматизировано в СБИС Проверка сотрудников.

Рискованный аутстаффинг

Все чаще работодатели вместо бухгалтера нанимают бухгалтерскую фирму, вместо водителя перевозчика, вместо уборщицы клининговую фирму. Это называется аутстаффинг или аутсорсинг. Когда работников не включают в штат, а берут в аренду у другой фирмы по договору на оказание услуг или подряда.

Некоторые нанимают Индивидуальных предпринимателей. Например, заключают не трудовой договор с директором, а договор на услуги с Управляющим индивидуальным предпринимателем.

При этом способе не надо платить НДФЛ, взносы, а затраты по договору можно принять в расходы для уменьшения других налогов.

Риски. Налоговая переквалифицирует отношения в трудовые и доначислит НДФЛ, взносы, НДС или УСН. Особенно если у фирмы-подрядчика нет расходов, характерных для ведения бизнеса. Нет компьютеров для работников, автомобилей для водителей. Нет других заказчиков услуг. Читайте подробнее в нашей статье.

Проверяющим не понравится, когда ИП получают оплату без актов оказанных услуг, ездят в командировки по служебным заданиям, подписывают авансовые отчеты. За такие ошибки фирма заплатила 26 млн.рублей НДФЛ и НДС в деле А70-11827/2017.

Как уменьшить.

• Разделяйте работников в штате и на подряде. Выдавайте пропуска не просто Ивановой, а сотруднику Подрядчика Ивановой.
• Составляйте подробные акты оказанных услуг.
• Собирайте документы фирмы-подрядчика, подтверждающие наличие ресурсов для оказания услуг. Это могут быть копии штатного расписания, документы на автомобили перевозчиков, договоры поставки уборочного инвентаря клининговой фирме.

Проверку подрядчиков можно автоматизировать. Численность работников подрядчика, стоимость активов, судебные споры проверяйте в 1 окне СБИС Все о компаниях.

Подведем итог

При любом способе оформления сотрудников придется подписывать документы, выплачивать вознаграждения и считать налоги. Эту работу можно автоматизировать в СБИС. В системе можно:

• выпустить электронные подписи работникам и подписывать кадровые документы электронно;
• принять на работу и сразу отправить СЗВ-ТД;
• рассчитать зарплату и отправить декларацию в налоговую.

Снижайте риски найма со СБИС

Используйте готовые шаблоны договоров, электронное подписание приказов, сервис проверки кандидатов

Попробуйте сервис «Управление персоналом»

Оставьте заявку в форме ниже

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение