Работодатели создают ЛНА, описывающие разные сферы деятельности работника и его отношений с работодателем. Некоторые из них являются обязательными, другие создаются по необходимости. Отсутствие признанных обязательными ЛНА считается административным правонарушением, за которое предусмотрены штрафные санкции.
Размер штрафа для должностных лиц и ИП варьируется от 1 000 до 12 000 ₽, для организаций — от 30 000 до 100 000 ₽.
Что считается ЛНА
Далеко не любой внутренний документ компании можно считать ЛНА. Например, график отпусков или трудовой договор с конкретным работником таковыми не являются. ЛНА рассчитаны на многократное применение и содержат нормы трудового права. График отпусков нормы права не содержит.
Не являются ЛНА: документы однократного применения, документы, имеющие в качестве адресата одного работника или группу работников, даже если они содержат нормы трудового права. Например, приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании, наложении взыскания.
Допустим, в компании решили ввести пропускной режим для определенной категории, на определенный период времени, в связи с какими-то особыми условиями. Документ с описанием порядка пропуска сотрудников на предприятие, например в день корпоратива, оформляют приказом, распоряжением, но не ЛНА. А вот пропускной режим для всех работников на неограниченное время, в том числе и тех, что будут приняты в будущем, уже оформляют локальным нормативным актом.
При этом ЛНА имеют силу только внутри организации, они регулируют взаимоотношения между работодателем и его подчиненными. На самозанятых или сторонних подрядчиков такой документ не распространяется.
Чтобы обязать их соблюдать правила компании, понадобится отдельный документ, с которым их нужно не просто ознакомить, а еще и обязать выполнять. Например, оформить документ как часть договора на оказание услуг.
Локальные акты не должны ухудшать положение работников и уменьшать объем гарантий, определенных трудовым законодательством. Наоборот, как правило, ЛНА расширяют список гарантий для работников.
Например, Трудовой кодекс гарантирует всем работникам право на отпуск. А работодатель создает локальный акт, по которому сотрудникам, проработавшим на предприятии более 10 лет, прибавляется несколько дополнительных дней к каждому отпуску.
Другой пример: Трудовой кодекс обязывает работодателя компенсировать удаленным сотрудникам затраты на работу. В локальном акте работодатель прописывает сумму компенсации, предоставление оргтехники и другие условия.
Но иногда работодатели стараются немного сузить гарантии работника. Например, согласно ст. 123 ТК ежегодный непрерывный отпуск должен составлять не менее 2 недель. Подразумевается, что остальные отпускные дни работник может разбивать как угодно. Но работодателям невыгодно оформлять однодневные отпуска, поэтому многие из них прописывают в локальном акте, что продолжительность отпуска не может быть менее 3 рабочих дней.
ЛНА помогают регламентировать ситуации, которые не учтены в Трудовом кодексе. Допустим, на предприятии внедрили КЭДО. Как обязать работника регулярно просматривать документы? Прописать в локальном акте, что работник обязан входить в учетную систему в начале и в конце каждого рабочего дня.
Законодательство не может учесть особенности каждого работодателя. ЛНА придуманы для того, чтобы работодатель свою конкретную ситуацию смог описать и установить.
Как оформить локальный акт
Локальные нормативные акты оформляются в соответствии с правилами делопроизводства.
В акте прописываются:
реквизиты работодателя;
название документа;
дата и место оформления;
номенклатурный регистрационный номер;
дата вступления документа в силу.
Затем ЛНА проходит согласование через структурные подразделения организации: юротдел, бухгалтерию, — согласовывается с профсоюзом и т.д. Если процесс согласования не предусмотрен внутренними правилами компании или в ней нет структурных подразделений — локальный акт утверждает только руководитель организации.
Быстро согласовывайте ЛНА в КЭДО
В КЭДО от Saby (СБИС) согласование локальных нормативных актов занимает минуты, в отличие от бумажного кадрового документооборота, где утверждение документа может длиться недели
ЛНА вводится в действие на основании отдельного приказа. В приказе указывается должностное лицо, отвечающее за подготовку и ввод локального акта.
Изменение и отмена ЛНА
В локальный нормативный акт можно вносить изменения:
в связи с изменениями в законодательстве;
в связи с предписанием трудовой инспекции;
по инициативе работодателя, в связи с производственными нуждами.
Как правило, издается новая редакция ЛНА, которая проходит те же этапы согласования, что и сам акт. Если процедура согласования в компании не предусмотрена, документ подписывается директором. Далее издается приказ о введении в действие новой редакции локального акта, и ответственное лицо знакомит с ней сотрудников. Если работник не поставил подпись, подтверждающую факт ознакомления с новой редакцией ЛНА, работодатель не сможет требовать от работника выполнения прописанных в нем норм.
Здесь есть один нюанс, который нужно учитывать. Если должностная инструкция связана с функционалом конкретного сотрудника, при создании новой редакции должна быть соблюдена та же процедура, что и при изменении условий трудового договора. Нельзя изменить в одностороннем порядке функциональные обязанности сотрудника и требовать от него их выполнения.
ЛНА можно отменить в соответствии со ст. 12 Трудового кодекса. Акты с ограниченным сроком действия теряют юридическую силу автоматически, по истечении этого срока.
Топ-5 ошибок при составлении ЛНА
1. На ЛНА нет подписи работника об ознакомлении
Работники должны ознакомиться с локальными нормативными актами и подтвердить факт ознакомления подписью. Работодатель не сможет привлечь сотрудника к ответственности за невыполнение каких-то условий, если тот не будет ознакомлен с соответствующим актом под подпись.
До тех пор, пока сотрудники не ознакомлены с новой редакцией локального нормативного акта, продолжается действие его первой редакции.
За неознакомление работников с обязательными ЛНА на работодателя может быть наложен штраф.
Внедрение КЭДО существенно упрощает процесс ознакомления сотрудников с новыми локальными актами или их новой редакцией. Можно настроить оповещение сотрудников из разных отделов, для которых предусмотрены разные ЛНА. Все, что нужно будет сделать ответственному лицу, — указать должность сотрудника. Система сама найдет нужный локальный акт и отправит его на подпись.
Автоматизируйте работу с ЛНА благодаря КЭДО от Saby (СБИС)
Создавайте, утверждайте и подписывайте все документы через приложение
2. Содержание ЛНА противоречит ТК
По закону ЛНА не должен ущемлять работника в правах, гарантированных ему Трудовым кодексом.
3. ЛНА не согласован с профсоюзом
Если на предприятии есть профсоюзная организация, все ЛНА должны быть согласованы с ее представителем.
4. ЛНА оформлен не по форме
Акт, в котором не указана дата или место составления; нет реквизитов компании или в них допущена ошибка; номер документа не соответствует дате его создания или допущены прочие неточности — не имеет юридической силы. При проверке трудовая инспекция может это обнаружить и выдать предписание на устранение ошибок.
В КЭДО от Saby (СБИС) практически нет шансов совершить ошибку
К тому же мы даем клиентам необходимые шаблоны документов
5. В компании нет ЛНА
Есть ряд локальных нормативных актов, обязательных для любой компании. За их отсутствие работодателя могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать.
На что смотрит ГИТ при проверке ЛНА
Государственная инспекция по труду следит в числе прочего за тем, чтобы локальные нормативные нормативные акты в компании:
были;
соответствовали трудовому законодательству.
Конечно, инспекторы по труду не ходят проверять конкретные локальные акты. Они следят за соблюдением прав работника. Если от сотрудника поступила жалоба на отпуск, инспектор проверит в ПВТР разделы «рабочее время» и «время отдыха».
К ПВТР есть специальные требования (ст.189 ТК). Инспектор может проверить:
регламентирован ли порядок приема и увольнения работников;
прописаны ли основные права работника;
обозначены ли обязанности и ответственность сторон;
установлены ли режим работы и время отдыха;
предусмотрены ли меры поощрения и взыскания.
Если какое-то из этих требований будет нарушено, инспектор может выписать штраф.
Кого трудовая инспекция будет проверять в 2025 году читайте в другой статье.
Реклама: ООО «КОМПАНИЯ «ТЕНЗОР», ИНН 7605016030, erid: LjN8KQFrL
Начать дискуссию