С 1 января 2021 года действует новый порядок взаимодействия с дистанционными сотрудниками. Разберем по шагам, как правильно трудоустроить удаленного работника и какие нюансы важно учесть.
Шаг 1. Изменяем локальные акты
Внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор или иные локальные акты предприятия.
Что нужно предусмотреть:
- порядок и способы взаимодействия между сторонами трудового договора: какие рабочие документы должен составлять дистанционный сотрудник, сроки их составления и направления работодателю, время и периодичность выхода на связь, способы и каналы связи;
- порядок использования электронных цифровых подписей;
- режим работы и отдыха;
- порядок предоставления отпусков;
- обязанности работодателя по обеспечению безопасности труда;
- порядок передачи и возврата оборудования, ПО и прочих средств, если их предоставляет работодатель;
- порядок расчеты и сроки выплаты компенсации за использование личного или арендованного работником имущества;
- порядок возмещения прочих расходов, которые связаны с выполнением трудовой функции.
Важно: в 2020 году в России стартовал эксперимент по электронному кадровому документообороту. Его цель – протестировать механизм обмена электронными документами без их дублирования на бумажном носителе. Работодатель, который с согласия работника привлекает его к участию в эксперименте, должен оплатить работнику электронно-цифровую подпись.
Микропредприятия, которые вправе не составлять локальные нормативные акты, могут этот шаг пропустить. Они включают вышеперечисленные условия в трудовой договор с дистанционным сотрудником.
Шаг 2. Составляем шаблон трудового договора
Желательно заранее продумать и разработать шаблон трудового договора.
Если документ составлен наспех и не учитывает специфику дистанционной работы, у работодателя и сотрудника могут возникнуть разногласия.
В частности, если ни в локальных актах, ни в трудовом договоре не определен режим рабочего времени, то работник может установить его по собственному усмотрению. Это может вызвать затруднения у работодателя, которому удобнее взаимодействовать с сотрудником в свои рабочие часы.
Укажите в договоре место работы дистанционного сотрудника. Например: ООО «Эврика», город Москва.
Обратите внимание: рабочее место и место работы – это разные понятия! Стационарного рабочего места у удаленного работника быть не может, так как это противоречит самому принципу дистанционной работы.
Но, если дистанционный работник живет в местности, отличной от места нахождения работодателя, и выезжает к нему в офис – это считается командировкой. Поэтому указание места работы необходимо, чтобы обоснованно возместить работнику командировочные расходы.
Если для выполнения трудовой функции сотрудник будет использовать личное имущество, укажите в договоре его перечень. Это поможет предупредить спорные моменты по расчету сумм компенсации, возмещению сотруднику расходов за сопутствующие материалы, и снять возможные претензии со стороны контролирующих органов.
Подробнее об особенностях дистанционного трудового договора мы рассказывали на вебинаре «Новые правила оформления дистанционных работников с 2021 года».
Шаг 3. Получаем от сотрудника документы
Дистанционный сотрудник должен представить тот же комплект документов, что и обычный работник. Документы он может передать как лично, так и переслать их электронным способом. Во втором случае работодатель вправе запросить у работника нотариально заверенные копии на бумажном носителе.
Важно: если будущий дистанционный работник не зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета, то СНИЛС он получает самостоятельно.
Если дистанционный работник будет использовать в работе личное имущество, необходимо запросить у него документ на право собственности. Это может быть: чек, договор купли-продажи, технический паспорт, номер регистрационной записи на сайте производителя.
Сведения о дистанционной трудовой деятельности работодатель вносит в трудовую книжку только по желанию работника. Трудовую книжку работник может переслать по почте заказным письмом с уведомлением.
Шаг 4. Рассчитываем сумму компенсации
Законодательство не устанавливает правил расчета компенсации.
Поэтому можно рассчитывать сумму компенсации ежемесячно на основе определенных показателей или установить ее в фиксированном размере.
Рекомендуем установить размер компенсации, исходя из амортизации и срока полезного использования имущества. Такой подход подтвердит экономическую обоснованность расходов и убережет компанию от претензий контролеров.
Пример: сотрудник использует в работе персональный компьютер, купленный за 37 000 рублей. По коду ОКОФ компьютер относится к подгруппе 330.28.23.23 (срок полезного использования – от двух до трех лет). Установим срок полезного использования – 36 месяцев, тогда амортизация составит 1 028 рублей в месяц (37 000 руб. / 36 мес.).
Сотрудник использует компьютер не только для выполнения трудовой функции, но и для личных целей, поэтому в сумму компенсации включаем только рабочее время.
В декабре 2020 года сотрудник отработал 183 часа. Это 25 % от общего времени: (183 раб. ч. / (31 дн. * 24 ч.) * 100 %).
Посчитаем компенсацию за декабрь: 1 028 руб. * 25 % / 100 % = 257 рублей.
Аналогично рассчитываем компенсацию других затрат.
Пример: работник платит за интернет 950 рублей в месяц. За декабрь 2020 ему положена компенсация в размере 238 рублей (950 руб. * 25 % / 100 %).
Важно: суммы компенсаций не облагаются страховыми взносами и НДФЛ.
Шаг 5. Знакомим работника с локальными актами
До заключения трудового договора нужно ознакомить сотрудника с локальными актами организации. Например: положением о премировании, правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором.
Сделать это можно как лично, так и путем обмена электронными документами между сторонами.
Шаг 6. Заключаем трудовой договор
Трудовой договор может быть подписан сторонами электронным способом. Но по письменному заявлению работника, работодатель обязан отправить ему в трехдневный срок экземпляр трудового договора на бумажном носителе.
Передачу оборудования и иных средств, если их предоставляет работодатель, стороны оформляют актом приема-передачи.
Ознакомление работника с приказом о приеме на работу, иными распоряжениями, уведомлениями от лица работодателя также может осуществляться через ЭДО.
Особые основания для расторжения трудового договора
Кроме обычных оснований, предусмотренных ТК, работодатель может уволить дистанционного работника в следующих случаях:
- если он не выходит на связь более двух рабочих дней подряд без уважительной причины;
- если он не может выполнять трудовую функцию на прежних условиях, из-за переезда в другую местность.
В случае, когда ознакомление с приказом об увольнении осуществляется электронно, работодатель обязан в трехдневный срок со дня издания приказа направить работнику его копию на бумажном носителе.
Новинки законодательства всегда содержат множество нюансов, которые легко выпустить из внимания в водовороте повседневных дел. 28 января мы проводили бесплатный вебинар. Наш эксперт рассказывал в тонкостях трудоустройства дистанционных работников, и о том, как правильно составить документы и избежать нежелательных ошибок.
Вы можете посмотреть запись вебинара.
Внимание: вебинар открыт для бесплатного просмотра, прохождения теста и получения сертификата ТОЛЬКО до 4 февраля 2021 года.
Обучение для бухгалтеров
В Школе.Контур вы найдете актуальные вебинары, видео-конференции, полезные статьи и многое другое
Начать дискуссию