Как бухгалтеру-новичку выжить на испытательном сроке: оптимизируем налоги, сдаем отчеты без ошибок

После того, как свежеиспеченный бухгалтер получил диплом в ВУЗе или закончил курс по бухучету перед ним встает две задачи — как найти работу и как не завалить испытательный срок. Причем можно попасть в уже работающую организацию или в только что открывшуюся, чистую как белый лист. И неизвестно, что хуже. В работающей можно подглядеть за предшественником и коллегами, а в новой подсказать будет некому. Еще круче, если только пришел — а уже надо сдавать отчетность. Но не бойтесь, мы вам поможем.

Что проверить на новой работе

Если вы пришли на чье-то место, то самый первый логический шаг — приемка дел. Но не всегда это происходит официально с актом и подписями с обеих сторон. Возможно даже, что бывшего работника давно нет на месте. Тогда придется проверить все самостоятельно, убедитесь, что в наличии (в зависимости от участка работы):

• Все отчеты минимум за последние три года, а лучше за 5 лет;

• Накладные, акты, счет-фактуры входящие;

• Документы реализации;

• Кассовая книга;

• Авансовые отчеты;

• Личные дела сотрудников — карточка Т-2, трудовой договор, заявление о приеме на работу, на вычеты, на отпуска, на материальную помощь и т.д. ситуативно;

• Расчетные и платежные ведомости, расчетные листки;

• Больничные и расчеты по ним;

• Банковские выписки (уточните, сколько счетов у организации и каких — расчетный, кредитный, депозит, специальный счет, валютный и т.п.);

• Другие первичные документы (они хранятся, как правило, не менее 5 лет, связанные с кадрами 50/75 лет).

Кроме того, убедитесь, что у вас есть доступ к программе учета и она также заполнена. Зачастую в таких программах есть возможность проверить корректность учета (нет ли нарушения нумерации документов, отрицательного остатка в кассе, списания материалов, отсутствующих на складе и т.п.). Для начала прогоняем базу по такой проверке и смотрим результат.

Наличие исходящей первички проверить довольно просто — распечатайте реестр документов из программы и сверьте с наличием. Со входящими труднее. Поэтому также один из первых шагов — акты сверки с поставщиками. Причем их можно разослать по электронной почте или через ЭДО для большей оперативности.

Проверьте входящую корреспонденцию (бумажную и электронную) — нет ли неотвеченных требований и запросов от ФНС, ПФР или ФСС, какие вообще письма поступают в организацию.

Закажите свежую выписку из ЕГРЮЛ, проверьте, что данные в ней соответствуют реальности, рекомендуем посетить личный кабинет организации на сайте ФНС и проверить систему налогообложения (вас может ждать сюрприз).

Распечатайте оборотки по основным счетам — 01, 02, 10, 19, 41, 50, 51, 60, 62, 68, 69, 70, 71, 75, 76, 84, 90, 91, 99 в разрезе аналитики (например, 70 — по работникам, 68 — по видам налогов). Проанализируйте остатки и обороты и эти сведения также включите в свой акт.

По результатам составьте акт, в котором укажите текущее положение дел и, что, как вы считаете, требует внимания руководства.

К примеру, при сверке выявились расхождения в расчетах, не хватает ряда отгрузочных документов, подписанных покупателями, обнаружилось неотвеченное в срок требование о предоставлении пояснений по декларации в связи с грубыми ошибками и т.д. Попросите директора подписать акт в двух экземплярах, один сохраните у себя.

Что еще нужно сделать

Принимая дела, вы уже поймете устройство внутреннего документооборота и заметите слабые места. Например, опоздания сотрудников с авансовыми отчетами.

Очень важно, на начальном этапе выстроить взаимодействие — требовать своевременно предоставлять документы, для этого должен быть составлен график документооборота, подписанный руководителем.

Напоминать о том, что близится срок передачи лучше в письменном виде — через корпоративную почту или мессенджер. Если работники продолжают регулярно нарушать сроки — сообщите о происходящем директору.

Предупредите, что дело не в вашем желании замучить всех вокруг бюрократией, а в порядке учета, от которого зависит своевременная и правильная подача отчетов и актуальность данных, которыми пользуется сам руководитель.

Что касается инвентаризации склада — то провести ее желательно (и даже положено по закону при смене главного бухгалтера). Но мы понимаем — при большой номенклатуре это долго и сложно. Найдите компромисс — сделайте выборку, например, из 30 позиций и проверьте их, через неделю проверьте 30 других позиций и т.д.

По возможности автоматизируйте свою работу — ввод первички, загрузку выписок, обмен документами с контрагентами, расчет зарплаты, формирование кадровой документации и т.д.

Ведь в чем залог подготовки отчетности без авралов и работы в выходной — максимально автоматизированный учет, исключающий ошибки, налаженный документооборот, делегирование.

Проявите инициативу — посмотрите обороты, уровень доходов и расходов, возможно есть варианты оптимизации.

Как можно оптимизировать учет в 8 из 10 случаев

Есть общие для большинства компаний моменты, изменив которые, вы сможете улучшить состояние учета и оптимизировать налогообложение.

1. Пересмотреть налоговый режим. К примеру, компания применяет УСН «доходы», потому что так проще — платится 6% со всех доходов и все довольны. При этом большинство расходов подтверждено документами и уровень затрат высокий — порядка 80% от доходов. Получается в абсолютных цифрах выгода будет на режиме УСН «доходы минус расходы».

2. Привлекать в качестве рабочих самозанятых и ИП. Для выполнения разовых работ руководитель находит так называемых частников по объявлениям, «халтурщиков». Они не могут выставить документы, выплаты им проходят неофициально, т.к. иначе придется удерживать 13% НДФЛ (на что не согласны сами рабочие), а также платить страховые взносы (этому уже не рад директор). Расскажите о биржах, где можно найти нужного специалиста, их уже много в интернете. Объясните, что время, затраченное на поиск такого работника, будет оправдано не только экономией на взносах, но и возможностью учесть расходы при расчете основного налога — единого (на УСН) или на прибыль (на ОСНО).

3. Руководитель получает крупные суммы под отчет или в качестве займа и не закрывает задолженность, а организация с него разумеется ничего и не требует. Расскажите о рисках — о том, что нередки в этих случаях доначисления при камеральных и выездных проверках. Полученные суммы посчитают доходом директора и придется заплатить с них как НДФЛ, так и взносы. Лучше все-таки действовать официально и получать дивиденды. Их можно выплачивать раз в квартал, главное, чтобы такая возможность была предусмотрена уставом.

4. Пересмотреть содержание текущих сделок. Некоторые договора о поставке по факту оказываются договорами комиссии. Например, поставщик предоставляет покупателю товар, а рассчитываться за него нужно по мере реализации.

5. Выплачивать компенсации или аренду. Это тоже способ законно заявить расходы. Например, сотрудник использует для работы личный смартфон или ноутбук, а другой ездит в командировку на своем автомобиле. Первому вообще не дают компенсации, а второй получает возмещение за бензин из подотчетных денег директора (см. выше).

Для начинающего бухгалтера — как подстраховаться

Очень важно — сдать отчеты в срок. Но иногда можно закрыть глаза на мелкие ошибки и исправить их позднее, а отчет сдать немного «сырым».

И все же не привыкайте к корректировкам. Старайтесь проводить все документы в момент, не собирая их в грозно нависающие над столом кучи.

Вот несколько советов новичкам, которые также помогут стать образцовым бухгалтером:

• Регулярно сохраняйте бухгалтерскую базу, в идеале — ежедневно, как минимум — раз в неделю. Если в организации есть системный администратор уточните — производит ли он сохранение, как часто и как быстро можно будет вернуться к работе, если вдруг что-то произойдет;

• К форс-мажору надо быть готовым. Сломался принтер, отключили электричество или интернет, забыли продлить ЭЦП — имейте запасной план хотя бы для очевидных ситуаций. Не будьте самонадеянными — не говорите, что с вами такого не произойдет;

• Не затягивайте с отчетностью до последнего, если остается всего несколько дней на подготовку, а вас заваливают другими задачами, решительно отказывайтесь — тут придется проявить характер и объяснить, что отчеты важнее, возможно даже в цифрах. Предупреждение, что просроченная декларация = многотысячный штраф обычно отрезвляюще действует на руководство;

• Пользуйтесь подсказками. Понять исходную инструкцию к заполнению отчета порой непросто. Ищите подсказки — в программе всегда можно посмотреть по каким показателям была заполнена та или иная строка, как рассчитана;

• Смотрите вебинары по заполнению отчетности — лекторы разбирают подробно и на примерах каждый отчет. Если смотреть не запись, а «живой» эфир, то можно даже задать вопросы (их лучше заготовить заранее);

• Создайте себе налоговый календарь. Отмечайте два состояния отчета — подготовлен и сдан. Если работаете в онлайн-бухгалтерии или программе учета, в них уже есть необходимый функционал, но для подстраховки запаситесь блокнотом или приложением на телефоне;

• Делегируете задачи подчиненным — подумайте, как быть, если кто-то заболеет. В 2020 году, когда сотрудники болели массово или оказывались на карантине, приходилось перестраивать работу бухгалтерии на ходу, в т.ч. переходить на удаленку. Учтите опыт и решите, кто кого заменит в случае болезни. Это кстати один из аргументов за автоматизацию — если первичку распознает и проводит программа, то бухгалтерию не парализует из-за чьего-то больничного или отпуска.

Следите за изменениями, учитесь, постоянно совершенствуйтесь профессионально — смотрите вебинары на нужные темы или проходите курсы.

Обучение для бухгалтера

Учитесь онлайн не отрываясь от работы. Лучшие подборки вебинаров, полезные статьи и курсы

Подробнее