Отпуск 2024: разбираем 5 типичных ситуаций

Ежегодно, минимум за две недели до наступления нового года, работодатель должен утвердить график предоставления очередных отпусков своим работникам (ст. 123 ТК). 

График отпусков обязателен к соблюдению обеими сторонами трудовых отношений, но обстоятельства могут сложиться так, что работник пожелает перенести уже согласованные и утвержденные даты своего ежегодного отдыха на другое время. Работник может уйти в отпуск не по графику, но только с согласия работодателя.

Нужно учитывать, что некоторые категории работников вправе сами выбирать даты, на которые приходится их отпуск, причем работодатель не может им в этом отказать:

• когда переносятся неиспользованные дни отдыха работника, отозванного из отпуска до его завершения (ч. 2 ст. 125 ТК);

• если работник имеет минимум троих несовершеннолетних детей, младшему из которых не исполнилось 14 лет, или воспитывает ребенка-инвалида до 18 лет (262.1, 262.2 ТК);

• когда сам работник – несовершеннолетний (ст. 267 ТК);

• если сотрудница хочет присоединить дни очередного отпуска к своему декретному отпуску (ст. 260 ТК);

• если сотрудник хочет приурочить свой отпуск к отпуску по беременности и родам своей супруги (ч. 4 ст. 123 ТК);

• когда мобилизованный работник (или военнослужащий-контрактник) вернулся на работу после прохождения военной службы (ст. 351.7 ТК);

• если сотрудница желает взять отпуск одновременно с отпуском мужа – военнослужащего (ст. 11 закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);

• если работник — почетный донор России, ветеран, герой труда, полный кавалер орденов Славы, герой Советского Союза или России (ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ; ст. 19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ; ст. 6 закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ; ст. 8 закона от 15.01.1993 № 4301-1);

• если сотрудник относится к категории граждан, пострадавших от радиационного воздействия (ст. 14, 15 закона от 15.05.1991 № 1244-1; ст. 1 закона от 26.11.1998 № 175-ФЗ; ст. 2 закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ).

Право на отпуск за первый год работы возникает через 6 месяцев работы, но некоторые работники имеют право уйти в отпуск раньше — это (ст. 122 ТК):

• сотрудницы, желающие взять отпуск перед или сразу после отпуска по беременности и родам;

• работники до 18 лет;

• работники, усыновившие ребенка не старше 3-х месяцев.

Как оформить перенос отпуска на другое время:

• Получите от сотрудника, желающего перенести дату отпуска, заявление на имя работодателя с соответствующей просьбой. В заявлении он должен указать:

  • дату начала и число дней отпуска по графику;

  • период, на который сотрудник просит перенести отпуск или его часть;

  • причину переноса отпускных дней;

  • подтверждающие документы (при необходимости).

• После согласования изменений с работодателем издается приказ о переносе отпускных дат.

• На основании приказа внесите изменения в график отпусков. 

Если работник заболел во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска, его право — продлить отпуск на число дней болезни или перенести его на другое время, согласованное с работодателем (ст. 124 ТК).

Продлевать отпуск можно только на те дни болезни, которые совпали с периодом отпуска. Чтобы отдых продолжился сразу после завершения больничного, сотрудник должен сообщить работодателю о заболевании и своем решении продлить отпуск, чтобы невыход на работу в изначально установленную дату не был расценен как прогул. Дни болезни должны подтверждаться листом нетрудоспособности.

Пример. Сотрудник находится в отпуске с 1 по 14 августа. 10 августа ему открыли больничный, и он проболел до 18 августа включительно. С отпуском совпало 5 дней болезни (с 10 по 14 августа), значит продление отдыха возможно именно на 5 дней — с 19 по 23 августа, а на работу сотрудник выйдет 24 августа.

Перенести отпускные дни, совпавшие с больничным, можно на любое время, которое определяет работодатель, учитывая пожелания сотрудника.

Пример. Согласно графику, отпуск сотрудника состоит из двух частей — в мае он должен отдыхать 16 дней, в сентябре — 12 дней. Отгуляв 10 дней отпуска в мае, работник заболел. Больничный продлился 8 дней, после его закрытия сотрудник вышел на работу, а 6 дней отпуска, совпавших с болезнью, он хотел использовать в июле. В таком переносе работодатель ему отказал, поскольку тогда все части отпуска будут длиться меньше 14 дней (10, 6 и 12 дней). Работник согласился присоединить 6 дней ко второй части отпуска в сентябре, тогда она составит 18 дней и нарушения закона не будет (6 + 12).

Заболеть работник может и перед началом отпуска, тогда он вправе перенести на другое время, согласованное с работодателем, весь отпуск.

Как оформить продление или перенос отпуска из-за болезни:

• Обязательно наличие больничного листа, об открытии которого работодателю сообщит СФР.

• Если сотрудник заболел во время отдыха за рубежом, нетрудоспособность он может подтвердить документами, выданными иностранным медучреждением (медзаключения, справки врача и т.п.). Но получить больничное пособие по ним нельзя — для оплаты больничного такие документы следует легализовать (перевести на русский язык и заверить в консульстве, а если страна входит в Минскую конвенцию — у нотариуса) и по решению врачебной комиссии заменить на российский «Листок нетрудоспособности» (п. 17 Порядка, утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н).

• Для переноса дней отпуска, совпавших с болезнью, работник сразу после выхода на работу должен написать заявление работодателю. В нем надо указать даты начала и окончания отпуска, открытия и закрытия больничного, сколько дней болезни, совпавших с отпуском, следует перенести и на какое время.

• После согласования дат, на которые переносится отпуск, издается приказ о переносе и вносятся изменения в график отпусков.

• Если отпуск просто продлевается, заявление и приказ не нужны.

Оплата отпуска:

• Пособие за дни больничного в период отпуска оплачивается в обычном порядке — первые 3 дня оплачивает работодатель, остальные дни — СФР.

• При продлении отпуска никаких изменений в его оплате не происходит, т.к. дата начала и продолжительность отпуска остаются прежними.

• При переносе отпуска есть нюансы:

  • Если дни отпуска переносятся на тот же месяц, в котором отпуск планировался изначально, пересчитывать отпускные не нужно — ведь расчетный период остался прежним (12 месяцев перед месяцем начала отпуска).

  • Если дни отпуска перенесены на другой месяц, придется сделать перерасчет отпускных, исходя из нового расчетного периода.

В связи с производственной необходимостью работодатель может принять решение об отзыве работника из ежегодного отпуска. Но для этого надо получить согласие самого работника.

Если работник согласен выйти на свое рабочее место досрочно, неиспользованную часть отпуска он может по своему выбору (ч. 2 ст. 125 ТК):

• отгулять в удобное ему время в течение текущего рабочего года;

• присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Некоторые категории работников отзывать из отпусков запрещено законом — это (ч. 3 ст. 125 ТК):

• работники моложе 18 лет;

• беременные сотрудницы;

• работники, занятые на работах с вредными, опасными условиями труда.

Отзыв из отпуска нужно оформить документально:

• Сначала направьте работнику письменное предложение (за подписью руководителя) прервать отпуск и выйти на работу, указав причину такого отзыва и пояснив, как можно использовать оставшиеся отпускные дни. Текст может быть примерно таким: 

«Уважаемый, (имя, отчество), в связи с производственной необходимостью (можно расписать причину отзыва подробнее) прошу вас дать свое согласие на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с (дата, с которой нужно приступить к работе). Согласно ст. 125 Трудового кодекса, по вашему выбору неиспользованная по причине отзыва часть отпуска будет предоставлена вам в указанное вами время в текущем рабочем году, либо будет присоединена к отпуску за следующий рабочий год».

• Работник дает свое согласие, или отказывается прерывать отдых. Он может написать «Согласен на отзыв из отпуска» или «Не согласен» прямо на направленном вами письме (указав дату и поставив свою подпись), либо оформить это отдельным документом. При согласии на отзыв, работник может здесь же написать, как он желает распорядиться неиспользованными днями отдыха.

• Получив согласие работника, подготовьте приказ об отзыве из отпуска, обязательно включив в него:

  • причину, по которой работник отзывается из отпуска;

  • дату, с которой он должен выйти на работу;

  • в какое время работник использует оставшиеся дни отпуска.

• Ознакомьте с приказом сотрудника (под роспись).

• Внесите изменения в график отпусков, ссылаясь на приказ об отзыве.

Начиная с даты выхода работника из отпуска, начисляйте ему зарплату за отработанное время.

Минимум за 3 дня до начала отпуска работнику выплачиваются отпускные в полной сумме (ст. 136 ТК). Если по какой-либо причине он вернулся на работу раньше, чем закончился его отдых, отпускные, приходящиеся на неиспользованные дни отпуска, образуют задолженность работника перед работодателем.

Для определения размера такой задолженности отпускные надо пересчитать. Как это сделать:

• Средний дневной заработок работника, из которого делался расчет отпускных перед началом отпуска, надо умножить на фактическое количество дней нахождения в отпуске — это сумма отпускных, приходящаяся на использованные дни отпуска.

• Полученную сумму вычтите из ранее выплаченной работнику суммы отпускных — это и будет его задолженность по отпускным.

Если работник вернул остаток отпускных в кассу или на расчетный счет работодателя, долгов за ним больше нет. Когда он будет использовать оставшиеся дни отпуска, заново рассчитайте и выплатите ему отпускные.

Если же остаток отпускных работник не вернул, при предоставлении работнику оставшейся части отпуска рассчитайте отпускные за нее. Возможны два варианта:

• Оставшиеся дни отдыха используются в том же месяце — расчетный период по новым отпускным не меняется, а значит и доплачивать работнику ничего не придется.

• Оставшиеся дни отпуска переносятся на другой месяц — расчетный период изменится, при этом сумма отпускных может стать как больше, так и меньше по сравнению с выплаченной ранее. Соответственно, работнику надо доплатить соответствующую сумму, либо за ним все еще будет числиться часть прежней задолженности.

На выплату отпускных работодателю отводится не менее трех дней до начала отпуска. Этот срок исчисляйте в полных календарных днях — минимум три дня должно быть между днем выплаты работнику и днем начала отпуска (ст. 14, 36 ТК, письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157). 

Пример. Работник уходит в отпуск с понедельника, значит выплатить ему отпускные надо не позже четверга. В этом случае между днем выплаты и началом отпуска будет три дня — пятница, суббота и воскресенье. А если первый день отпуска — среда, чтобы не нарушить срок, выплату надо сделать не позже пятницы, поскольку три дня перед отпуском – это воскресенье, понедельник и вторник.

На практике случается, что работник просит срочно предоставить ему ежегодный отпуск — буквально через 1–2 дня после подачи заявления. Такая ситуация может сложиться с сотрудниками из льготных категорий, которым нельзя отказать в предоставлении отпуска в удобное для них время.

Даже если сам сотрудник не возражает и напишет в своем заявлении, что согласен на выплату за 1 или 2 дня до начала отпуска, работодателя это не спасет (ст. 236 ТК, п. 6 ст. 5.27 КоАП):

• За задержку отпускных он должен выплатить работнику компенсацию в размере 1/150 от ключевой ставки ЦБ за каждый просроченный день;

• Госинспекция по труду может ограничиться предупреждением, либо наложить на работодателя штраф — 30 000 – 50 000 на юрлицо, 1000 – 5000 на ИП, 10 000 – 20 000 на должностное лицо. 

Грамотно оформить документы на отпуск и правильно рассчитать суммы отпускных поможет программа 1С: Зарплата и управление персоналом от Scloud. А если вы хотите работать из любой точки мира с любого устройства — считайте выплаты по отпускам в 1С:ЗУП в облаке от Scloud.

Отчетность в 1С без ошибок!

Получите бесплатную книгу с инструкциями по формированию отчетности в 1С

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: LjN8Jz3Va