Правильно составленные документы защищают бизнес от налоговой, бухгалтерию от головной боли, а заказчика от недопонимания с исполнителем. Сделали понятную инструкцию: какая «бумажка» и на каком этапе понадобится в работе с самозанятым.
Справка о самозанятости
Этот документ пригодится в самом начале. Когда заказчик выбирает самозанятого исполнителя и соглашается с ним работать, справка становится подтверждением статуса НПД.
Где взять? В приложении «Мой налог» или в личном кабинете самозанятого есть кнопка «Справка о постановке». Документ не нужно ждать голубиной почтой, он тут же отображается на экране и отправляется двумя кликами.
Что должно быть в справке?
- ФИО самозанятого;
- ИНН;
- паспортные данные;
- адрес постоянной или временной регистрации;
- дата постановки на учет в качестве плательщика «Налога на профессиональный доход»;
- данные ИФНС.
Такому документу можно доверять: онлайн-формат подтверждается электронной подписью ФНС.
Зачем нужна справка? Это подтверждение того, что заказчик работает с участником НПД. В противном случае компания может оформить договор с самозанятым, а по факту он будет с обычным физиком. И тогда придется заплатить НДФЛ, страховые взносы, а еще и штрафы.
Договор
В работе с самозанятым подойдет договор ГПХ (подряда или оказания услуг). Единственный случай, когда можно обойтись без этого документа, — сделка вроде покупки с моментальной оплатой.
Где взять? Стандартный шаблон можно скачать здесь и заполнить под свои цели.
Что должно быть в договоре?А точнее: чего быть не должно. Стандартные поля документа (что делает, сколько нужно заплатить и когда) заполняем как обычно, но тщательно избегаем формулировок, которые намекают на трудовые отношения:
- слова «сотрудничество», «работник», «обязанности», «аванс» и прочее;
- рабочий график;
- фиксированную ежемесячную оплату;
- корпоративные правила;
- описание рабочего места и требование там находиться.
Вместо этого: описание услуги или товара, стоимость единицы и общую сумму, сроки оплаты и выполнения работы, ответственность сторон.
Наша персональная рекомендация — добавить пункт об ответственности исполнителя за нарушение режима НПД. Так заказчик может застраховать себя на тот случай, если самозанятый лишится статуса и не предупредит об этом.
Зачем нужен договор? Кроме очевидного «так положено» договор станет гарантом в спорных ситуациях. Если налоговая заподозрит в подмене трудовых отношений или самозанятый не выполнит условия — на руках будет документ, который поможет расставить все по местам.
Сервис Сам.Бизнес автоматизирует работу заказчика с самозанятым: мы сами составим и проверим все необходимые документы.
Приложения
Если работа с самозанятым предполагает долгий срок и большой объем работы, то к договору нужны приложения.
Где взять? Их можно составить в свободной форме: например, так.
Обычно в приложении указывают:
- подробное описание услуг;
- технические требования;
- сроки выполнения;
- вознаграждение за отдельные этапы работы.
Обе стороны подписывают приложения и обмениваются оригиналами.
Акт выполненных работ
По договору заказчик должен в указанный срок проверить и принять работу самозанятого. Акты этот этап закрепляют.
Где взять? Самозанятый не обязан предоставлять акты выполненных работ, но заказчик может выслать стандартный шаблон и попросить его заполнить.
Зачем нужны? Для ИП и ООО акты документально подтверждают расходы. А еще — фиксируют факт выполнения работ и их сроки.
Например, заказчик принял работы, но обнаружил какие-то недочеты. Тогда он не только сообщает об этом исполнителю, но и фиксирует недостатки в акте. Документ становится главным доказательством выполненной или невыполненной работы самозанятого.
Счет на оплату и платежное поручение
После того как самозанятый выполнил работу, заказчик может запросить счет на оплату. А после — сформировать платежное поручение.
Где взять? Счет на оплату самозанятый может выслать из приложения «Мой налог». Или скачать и заполнить стандартный шаблон. Платежное поручение формирует сам заказчик.
Что должно быть в документах?
Счет на оплату содержит информацию об исполнителе, услуге и ее стоимости, название организации и ее реквизиты.
Платежное поручение можно составить, используя данные счета, договора или актов. В поле «Назначение платежа» заказчику нужно указать наименование услуги или товара, но ни в коем случае не писать слова «зарплата», «аванс» или «премия».
Зачем нужны? Платежное поручение нужно для безналичной оплаты работы самозанятого с расчетного счета заказчика.
Чек
Как только компания-заказчик перевела деньги самозанятому — тот должен выслать чек.
Где взять? Чек формируется в приложении «Мой налог». Оттуда самозанятый может выслать документ заказчику в виде ссылки или изображения.
Что должно быть в чеке? Дата, ФИО исполнителя, ИНН самозанятого и заказчика, название услуги и сумма.
Зачем нужен? Акты, счета на оплату и даже договор иногда не нужны, а вот без чека не обойтись. Это главный документ, который подтверждает оплату участнику НПД и освобождает от уплаты налогов заказчика.
Если самозанятый забыл его отправить сразу — не стесняйтесь напомнить. Игнорирует и не отвечает — жалуйтесь в ФНС.
Самозанятые.рф
Работа с самозанятыми без рисков для бизнеса
Комментарии
10де-юре одного чека вполне достаточно, но де-факто работать с самозанятыми без акта выполненных работ - это большой риск
Здравствуйте. Не совсем понятно требование Актов бухгалтерией ООО, когда работа ведется по Договору, выставляются Счета, предоставляются Чеки, а по результатам работ делается Отчет (согласно Договора). Просьба пояснить?
Отчет в Вашем случае - это и есть эквивалент акта выполненных работ.
Если контрагент просим можно и заменить на данную форму. Для них-то затраты, стараются перестраховаться.
Спасибо! В моем Договоре подробно описано, как и когда предоставляется Отчет и как по нему закрывается период, также определена форма отчета, но бухгалтер запугивает меня, что если я не предоставлю акты, то должна денег заказчику
не видя ваш отчет трудно сказать может ли он быть оправдательным документом. в нем должен быть отражен ряд реквизитов, благодаря которым будет возможно понять кто, кому, что, когда и т.п.
кто кому и когда указано в договоре, счете и чеке. Информации об актах в договоре нет, есть информация об отчете и этот договор был согласован и подписан. И по ФЗ 422, как ответили мне в налоговой, самозанятое физическое лицо обязано предоставлять только чек.
выше я написала, не зная чем вы занимаетель и не видя ваши документы сказать что-либо конкретное очень трудно
тут много факторов и будет зависить от того: что вы делаете/продаете, разово/регулярно, стоимоть фиксирована/зависит от объема и вида работ/услуг/товаров и т.д. для бухучета вполне может быть достаточно всего вышеперечисленного, а для налогового может быть и нет.
угу. никто и не спорит.
но вы должны понимать, что с таким подходом с вам вряд ли захотят работать те кто хочет учитывать свои расходы в налоговом учете. т.к. для бухгалтерского достаточно по сути составить бух.справку и приложить ваш чек.
и если вы оформляете договор, счет и отчет, то на мой взгляд это говорит о вашем желании работать все же со всеми.
и если у другой стороны есть какие-либо пожелания, то просто надо понять чем они обусловлены - нет в отчете каких-либо нужных реквизитов или просто не нравиться название документа. и тут уже вы будите решать как быть дальше.
Спасибо Вам за подробное разъяснение! Я занимаюсь маркетинговыми услугами, а именно seo для сайтов.
Согласна, что пожелания бухгалтерии должны быть обусловлены чем-то, кроме "все так делают" и "так привыкла", учитывая тот договор, который был ранее был уже подписан с заказчиком и согласован. А теперь вдруг, после расставания с заказчиком спустя месяц, бухгалтерия "проснулась" и чего-то захотела))
просто скорее всего до бухгалтерии только дошли все докумены))) вот и появились вопросы. так как никто не спросил у них заранее - тут все ок? можем работать? иногда такие сюрпризы выпрыгивают))))
Спасибо Вам за ответы!