Самозанятые.рф

Электронный документооборот: что это и как работает

У каждого взрослого человека в РФ есть зловещая папка с документами. Раз в полгода мы обещаем перебрать эту кипу бумаг, выкинуть наконец договоры от старых банковских карт и разложить всё по отдельным файликам. А теперь умножим эту папку на масштаб компании или ИП. Страшно? Нам тоже.
Электронный документооборот: что это и как работает
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое электронный документооборот

Представим секретный почтовый ящик, в котором можно хранить все документы и отправлять в два клика нужному человеку. Примерно так работает система электронного документооборота.

Облачный сервис защищен зашифрованными алгоритмами — украсть из него файлы почти невозможно. А все документы заверены цифровой подписью, поэтому имеют ту же юридическую силу, что и на бумаге.

А теперь сложными словами, если метафоры не убеждают

Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми документами по защищенным каналам связи. Этот обмен происходит через систему оператора ЭДО, одобренного ФНС.

Для использования ЭДО компании нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи, выбрать оператора, установить специальное программное обеспечение и подключить контрагентов.

В сервисе Бизнес для работы с самозанятыми эта процедура устроена проще: подробнее расскажем ниже.

Как работает электронный документооборот

Подключаясь к системе ЭДО, пользователь получает доступ к сервису на интернет-площадке оператора. С этого момента он «общается» с получателями через программный интерфейс. Помимо самого обмена ЭДО хранит базу всех участников и архив документов.

Пример того, как выглядит схема электронного документооборота между контрагентами:

  1. Отправитель создает документ или заполняет готовый шаблон, ставит электронную подпись и отправляет контрагенту.

  2. Получатель утверждает документ или отклоняет. Отправителю приходит уведомление о том или ином действии.

  3. Подписанный документ возвращается отправителю. Если в нем есть ошибки или замечания, документ высылается повторно и алгоритм повторяется.

Электронный документооборот: плюсы и минусы

Теперь подробнее о том, как ЭДО повлияет на работу компании.

Преимущества электронного документооборота

  • Сокращение расходов.

Было: к очевидным затратам на чернила, конверты и особенно бумагу добавляется курьерская или почтовая доставка документов. Если прикинуть стоимость одного документа, то на его отправку уходит от 100 до 700 рублей.

Стало: с ЭДО эта сумма приближается как минимум к двузначному значению, а то и к нулю, даже подпись и печать — электронные.

  • Контроль документооборота.

Было: сотрудник должен вести отдельный учёт документооборота.

Стало: статус документа можно увидеть в любой момент: у кого находится, кто должен подписать, когда заканчивается срок действия.

  • Экономия времени.

Было: сотрудник составляет документ, проверяет, распечатывает и отправляет на подпись руководителю, уточняет адрес доставки, идёт на почту или вызывает курьера.

Стало: сотрудник составил документ или взял готовый шаблон, кликнул на получателя и отправил. В ЭДО от Самозанятые.рф приглашение на подпись приходит в Личный кабинет. Самозанятому достаточно зайти в приложение и подписать документ с помощью кода, который придет ему в СМС.

  • Безопасность.

Было: документы не защищены от изменений, подделывания подписи и механических повреждений. А ещё они могут банально потеряться

Стало: документы передаются по защищённым каналам связи, поэтому конфиденциальная информация не сможет попасть к злоумышленникам.

А теперь о том, с какими трудностями можно столкнуться при переходе на электронный документооборот.

  • ЭДО есть не у всех.

Если партнёров и контрагентов много — не факт, что все из них работают с ЭДО или подключены к другому оператору. В этом случае какое-то время придется совмещать бумажный и электронный вариант.

  • Обучение.

ЭДО высвобождает много ресурсов, но не избавляет от трат на переобучение сотрудника, который будет пользоваться системой.

«ЭДО включает в себя подписание в электронном виде самозанятым любого типа документов. Например, подтверждающих выполнение работ, что позволяет сразу производить выплату. Бизнес получает необходимые подтверждения, а самозанятый оплату своего труда без задержек» — Евгений Ермолов, технический директор Самозанятые.рф

Как подключить ЭДО

Электронный документооборот от Самозанятые.рф интегрирован в сервис Бизнес. Он помогает российским и зарубежным компаниям автоматизировать работу с самозанятыми:

  • находит исполнителя, проверяет его статус и вносит в базу компании,

  • заключает договор и формирует сопроводительные документы,

  • проводит выплаты самозанятым и физическим лицам,

  • систематизирует и контролирует работу с исполнителями.

Компании всё чаще нанимают самозанятых, одна из причин — экономия на налогах, ведь платит их не заказчик, а сам исполнитель. Но вслед за этой тенденцией приходит другая: налоговая активнее проверяет бизнес на предмет подмены трудовых отношений.

В спорах с налоговой главным доказательством становятся договоры и сопроводительные документы. Поэтому мы, официальные партнёры ФНС, предлагаем сервис Бизнес и ЭДО, с которыми беспокоиться о налоговых проверках не нужно.

Мы составим и проверим документы, вовремя отправим оплату и сформируем чек с правильными данными. А если что-то пойдет не так — наши консультанты помогут разрешить проблему.

Подключение к электронному документообороту

Чтобы использовать ЭДО, достаточно подключиться к сервису Сам.Бизнес. Никаких дополнительных действий совершать не надо: документооборот уже предусмотрен программой.

В системе есть два варианта обмена электронными документами с самозанятыми:

  1. Прямой документооборот — компания формирует нужный документ и вручную отправляет его самозанятому.

  2. Автоматический документооборот — компания подписывает с самозанятым договор, а все сопутствующие документы генерируются автоматически с указанными данными.

В сервисе уже хранится база самозанятых, с которыми работает компания, поэтому дополнительно тратить время на заполнение данных не нужно. А если это новый исполнитель — достаточно отправить ему ссылку для регистрации в системе.

В чем преимущества перехода на электронный документооборот от Самозанятые.рф:

  • Простая электронная подпись. Никаких специальных навыков контрагенту не понадобится: заказчик отправляет документ в формате pdf — самозанятый подписывает его с помощью кода из СМС.

  • Прозрачность и скорость документооборота.

  • Консультации и помощь специалистов.

В программу можно загрузить свои шаблоны документов или воспользоваться готовыми вариантами. В любом случае специалисты сервиса будут на связи и помогут составить документ в соответствии с требованиями платформы и законодательства.

«При желании бизнес может внедрить автоматическое подписание документов со стороны самозанятого. Для этого контрагенту нужно дать соответствующее разрешение в дополнительном соглашении к оферте. В этом случае самозанятому не нужно даже заходить в приложение, чтобы подписать акты выполненных работ», — Евгений Ермолов, технический директор Самозанятые.рф.

Остались вопросы? Получите бесплатную консультацию от наших экспертов!

Специалисты Самозанятые.рф ответят на ваши вопросы

Оставьте контактные данные и мы с вами свяжемся:

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Самозанятые», ИНН 9731029523, erid: LjN8KWwQ4

Начать дискуссию