Особенности сотрудничества с самозанятыми
Самозанятые — это физические лица или индивидуальные предприниматели без наемных работников, которые официально зарегистрировались для уплаты налога на профдоход. Компании и ИП часто привлекают самозанятых для выполнения проектных задач, когда не требуется содержать специалиста на постоянной основе в штате. В таких случаях заключают гражданско-правовые договоры — например, договоры подряда, договоры на оказание услуг, договоры авторского заказа.
Например, можно привлечь бухгалтера или курьера для выполнения разовых задач или работ непостоянного объема, не оформляя их в штат и не выплачивая за них налоги. При необходимости от их услуг можно легко отказаться.
Основа сотрудничества с самозанятыми — их независимость: они не обязаны соблюдать внутренние рабочие распорядки компании, не занимают штатных должностей и не нуждаются в постоянном контроле. Главное условие — своевременная сдача результата работ или услуг, а также получение за это вознаграждения.
Отношения с самозанятыми носят сдельный характер, их регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс. Но бывает, что в целях налоговой экономии бизнес привлекает самозанятых фактически на постоянную работу. Если исполнитель выполняет трудовые функции, но заказчик не платит за него налоги — это нарушение.
Что контролирует налоговая
ФНС контролирует компании и ИП, работающих с самозанятыми, и оценивает их по ряду параметров. В письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ налоговая перечисляет признаки, которые указывают на подмену трудовых отношений гражданско-правовыми.
К таким признакам относятся:
требование, чтобы физическое лицо обязательно зарегистрировалось в качестве плательщика НПД;
распределение таких плательщиков по объектам или маршрутам в соответствии с производственной необходимостью;
установление режима работы, в том числе продолжительности рабочего дня и времени отдыха;
прямое руководство и контроль со стороны сотрудников компании;
выполнение исполнителями задач, для которых заказчик безвозмездно предоставляет свои материалы, инструменты и оборудование;
порядок оплаты услуг подобен тому, что предусмотрен ТК: вознаграждение выплачивается два раза в месяц, не зависит от объема услуг.
Как отмечает налоговая, такие признаки характеризуют исполнителей как лиц, лишенных предпринимательской независимости.
Если контролирующие органы выявят, что самозанятый фактически выполняет функции штатного сотрудника, работодателю грозят санкции по статье 5.27 КоАП:
должностным лицам может быть назначен штраф в размере от 10 до 20 тысяч рублей;
ИП — от 5 до 10 тысяч рублей;
юрлицам — от 50 до 100 тысяч рублей.
При повторном нарушении суммы штрафов возрастут: для компаний — до 200 тысяч рублей, для ИП — до 40 тысяч рублей, а должностные лица могут быть дисквалифицированы на срок до трех лет. Также налоговые органы пересчитают НДФЛ и страховые взносы, как если бы исполнитель — а фактически работник — был в штате с первого дня сотрудничества.
Если компания попала под подозрение в подмене трудовых отношений, ФНС может запросить документы, провести детальные проверки и пригласить на беседу как руководство компании, так и самозанятых исполнителей.
Поэтому заказчику важно избегать таких признаков в отношениях с самозанятыми. Не должно быть никаких указаний — например, упоминаний о графике работы или необходимости регистрироваться как плательщик НПД — в переписках с исполнителями. И, конечно, важно правильно оформить документы. Именно они станут главным подтверждением гражданско-правовых отношений.
Разберем основные виды документов, которые нужны при сотрудничестве с самозанятым.
Экосистема сервисов для безопасной и удобной работы с внештатными исполнителями
Проведем массовые выплаты, отправим закрывающие документы и будем на связи 24/7
Документы, которые подтверждают сдельный характер сотрудничества
Чек
Чек — это отчетный документ, который самозанятый предоставляет заказчику, чтобы подтвердить факт оказания услуг или выполнения работ. Для компаний чек важен как доказательство взаимодействия именно с плательщиками НПД. Документ подтверждает законность таких взаимоотношений и защищает от обвинений в уклонении от налогов. В случае отсутствия чека налоговые органы могут переквалифицировать отношения с самозанятым в трудовые.
Самозанятый формирует и передает заказчику чек в момент оплаты — если ее провели наличными или применялись электронные средства платежа. При расчете безналичным способом исполнитель обязан предоставить чек не позднее 9 числа месяца, следующего за тем, в котором была проведена оплата (ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Заказчику важно контролировать, чтобы самозанятый вовремя предоставлял чеки и они не содержали ошибок в ИНН заказчика, сумме вознаграждения. Название услуги тоже должно соответствовать тому, что указано в договоре или в задании.
Проверить подлинность чека можно с помощью QR-кода, отсканировав его камерой смартфона. В случае подлинности чека на сайте откроется идентичный документ.
Чтобы не пришлось контролировать сроки получения чеков, проверять их корректность, сотрудничайте с самозанятыми через специальные платформы — например, Самозанятые.рф. После каждой оплаты платформа формирует чек за исполнителя и отправляет его заказчику.
Договор
Еще один документ, который поможет подтвердить сдельность отношений, — это договор. Главное — правильно его составить.
Важный момент: до заключения договора проверьте, что самозанятый — действительно самозанятый. Для этого запросите у исполнителя справку из приложения «Мой налог» или проверьте на сайте налоговой, действителен ли его статус.
Самозанятый может лишиться статуса в любой момент: например, если закроет самозанятость или превысит лимит годового дохода — 2,4 млн рублей в год. Поэтому статус нужно контролировать перед каждым перечислением вознаграждения. Если вы работаете с исполнителями через Самозанятые.рф, об этом можно не беспокоиться — платформа самостоятельно проверяет статус плательщика НПД перед каждой выплатой.
После проверки статуса заключите договор. При этом нужно учесть несколько основных моментов:
Используйте исключительно гражданско-правовую лексику, избегая терминов из ТК. Например, нельзя называть самозанятого «работником» — он может быть только исполнителем, выплачивается ему не «зарплата», а вознаграждение и т. д.
В предмете договора пропишите результат услуг, которые оказывает исполнитель. Нельзя указывать должность самозанятого.
Предусмотрите размер оплаты исходя из объема выполненных работ или услуг, предусмотрите возможность различной оплаты за разные виды работ.
Пропишите в документе порядок оплаты — предоплата или постоплата, а также способ передачи денежных средств — наличный или безналичный. Сроки выплаты должны зависеть от выполненных задач. Не перечисляйте исполнителю выплаты в те же сроки, что и зарплату штатным сотрудникам.
Включите в договор пункт, подтверждающий, что исполнитель имеет статус самозанятого, и обязуйте его выдавать чеки в электронном виде. Добавьте условие о том, что самозанятый несет ответственность за непредоставление чека — например, в виде штрафа.
Также укажите в договоре обязанность исполнителя сообщать об утрате статуса самозанятого.
Установите в договоре сроки оказания услуг, но не прописывайте график работы и место работы. Место оказания услуг можно указать, если такова их специфика: например, вы привлекли самозанятого электрика, который заменяет проводку в офисе компании по конкретному адресу.
Задание
Если договор предусматривает оказание самозанятым одной услуги, все детали можно прописать прямо в нем. По сути договор и будет представлять собой задание. В случаях, когда заказчик намерен неоднократно пользоваться услугами самозанятого, удобнее заключить один рамочный договор, чтобы не составлять множество отдельных. В таком случае конкретные задачи оформляют в виде отдельного документа — задания, а договор содержит общие условия и процедуры получения исполнителем заданий.
Задание — это еще одно письменное подтверждение сдельного характера сотрудничества. Оно может быть частью договора или отдельным приложением.
Задание не имеет унифицированной формы, главное — чтобы оно соответствовало характеру работ или услуг. Задание включает:
задачи, поставленные перед исполнителем;
требования к результату услуг;
характеристики конечного продукта, создаваемого исполнителем.
В задании важно дать четкие описания и количественные показатели для оценки результата. Так контролирующие органы поймут, что для заказчика важен итог работы, а не затраченное исполнителем время.
Акт оказанных услуг или выполненных работ
В акте уточняют предоставленные услуги, период их выполнения, объем и как рассчитывалось вознаграждение.
Акт свидетельствует о том, что для заказчика имеет значение конкретный результат деятельности, который он получает от самозанятого, а не процесс оказания услуг.
Акт подписывают заказчик и самозанятый. Документ защищает интересы сторон и доказывает, что услуги оказали полностью, отсутствуют замечания о порядке выплаты, объеме или качестве.
Чтобы оформить корректный акт, включите в него следующие сведения:
наименование документа;
дата формирования документа;
название компании, ФИО предпринимателя и ФИО самозанятого;
описание услуг или работ;
стоимость услуг;
подписи сторон;
печати сторон, если есть.
Чтобы документы обладали юридической силой, важно, чтобы их подписали обе стороны — и заказчик, и самозанятый. Если вы сотрудничаете с большим числом исполнителей или они работают удаленно, быстрее и проще оформлять документы в электронном виде.
В этом вам поможет Самозанятые.рф — платформа для сотрудничества со внештатными исполнителями. Вы можете добавить в базу самозанятого по номеру телефона и ИНН — платформа выпустит исполнителю электронную подпись и автоматически заключит договор. Также в электронном виде можно обмениваться закрывающими документами.
Экосистема сервисов для безопасной и удобной работы с внештатными исполнителями
Проведем массовые выплаты, отправим закрывающие документы и будем на связи 24/7
Реклама: ООО «Самозанятые», ИНН 9731029523, erid: LjN8KKE1P
Начать дискуссию