Вызовы роста: когда бумажная работа тормозит развитие бизнеса
В условиях стремительного развития бизнеса один из крупнейших мебельных холдингов России столкнулся с серьезной проблемой, знакомой многим растущим компаниям. Увеличение количества контрагентов привело к лавинообразному росту документооборота, особенно в части актов сверок.
Финансовый департамент холдинга ежемесячно обрабатывал сотни документов, поступающих от поставщиков, подрядчиков и клиентов. Сложность заключалась не только в объеме, но и в многообразии форматов этих документов. Как пояснили в компании, акты сверок приходили в самых разных видах: от структурированных электронных таблиц до отсканированных бумажных документов с рукописными пометками.
"Наши сотрудники тратили до 40% рабочего времени только на первичную обработку и систематизацию актов сверок, — комментирует ситуацию финансовый директор холдинга. — Это создавало узкое место в бизнес-процессах и замедляло принятие важных управленческих решений".
Поиск решения: почему выбор пал на роботизацию
Руководство холдинга рассмотрело несколько вариантов оптимизации процессов, включая наем дополнительного персонала и аутсорсинг. Однако наиболее перспективным направлением была признана роботизация рутинных операций.
После анализа рынка RPA-решений выбор был сделан в пользу отечественной платформы Sherpa RPA. Ключевыми факторами при принятии решения стали наличие в платформе продвинутых инструментов оптического распознавания символов (OCR), возможность обучения системы работе с нестандартными документами, гибкость настройки процессов с учетом специфики бизнеса, а также российское происхождение продукта, что важно с точки зрения информационной безопасности и соответствия требованиям регуляторов.
Технические сложности внедрения: гетерогенность документов
Главным вызовом проекта стало отсутствие единого стандарта актов сверок. "Мы получаем документы от организаций разного масштаба и уровня цифровизации, — поясняет ИТ-директор мебельного холдинга. — Крупные поставщики присылают структурированные электронные документы, средние компании — отсканированные типовые формы, а небольшие предприятия часто используют произвольные форматы с рукописными данными".
Команда Sherpa RPA столкнулась с необходимостью создания решения, способного распознавать тексты различного качества, включая нечеткие сканы, извлекать данные из документов разной структуры, корректно интерпретировать рукописные пометки и сопоставлять данные из актов сверок с информацией в учетной системе холдинга.
Технологическое решение: умное распознавание и роботизированная обработка
Для решения этих задач специалисты Sherpa RPA разработали комплексное решение, в основе которого лежит многоуровневая система OCR с элементами машинного обучения.
Процесс обработки документов был выстроен следующим образом: первичная классификация входящих документов по типу и источнику, применение оптимального алгоритма распознавания в зависимости от типа документа, извлечение ключевых данных и их структурирование, автоматическая сверка с данными учетной системы, формирование отчета о расхождениях и передача результатов человеку для финального контроля и принятия решения.
Важной особенностью внедренного решения стал режим "человек в контуре", при котором робот выполняет основную часть работы, но финальное решение остается за сотрудником финансового отдела.
Результаты внедрения: эффективность и масштабируемость
По итогам шести месяцев эксплуатации системы мебельный холдинг зафиксировал сокращение времени обработки актов сверок на 78%, уменьшение количества ошибок при вводе данных на 92%, высвобождение более 120 человеко-часов ежемесячно и ускорение процесса принятия финансовых решений в среднем на 40%.
"Внедрение роботизированной системы обработки документов позволило нам не только оптимизировать текущие процессы, но и подготовить инфраструктуру к дальнейшему росту бизнеса, — отмечает ИТ-менеджер холдинга. — Теперь увеличение количества контрагентов не требует пропорционального наращивания штата финансового департамента".
Планы на будущее: расширение сферы применения роботов
Успешный опыт автоматизации обработки актов сверок вдохновил руководство холдинга на расширение программы цифровой трансформации. В настоящее время рассматриваются проекты по роботизации обработки первичной бухгалтерской документации, автоматизации расчета и начисления заработной платы, формирования регулярной управленческой отчетности, а также мониторинга складских запасов и формирования заказов на производство.
"Процесс роботизации не был для нас 'путем, устланным розами', но мы довольны результатами и рады сотрудничеству с ведущей российской платформой интеллектуальной роботизации Sherpa RPA. Мы несомненно продолжим свой путь цифровой трансформации совместно с этой компанией", — подытожил ИТ-менеджер холдинга.
Реклама: ООО «Шерпа Роботикс», ИНН 3019027499, erid: 2W5zFHmzv9N
Начать дискуссию