Подготовка и переход на ЭДО в госучреждении

ЭДО для бюджетников: законодательство

В 2023 — 2024 годах все бюджетники обязаны перейти на бухгалтерский электронный документооборот. Учреждения, входящие в перечень из приложения № 1 к постановлению правительства от 15.02.2020 № 153, первыми вступят в цифровизацию к 01.01.2023, дедлайн для остальных — 01.01.2024.

Можно начать работать с электронными документами и раньше, при условии, что это будет отражено в учетной политике.

Какие документы нужно оцифровать

Приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н с изменениями, внесенными приказом от 28.06.2022 № 100н, утвердил, перечень документации, подпадающей под ЭДО. Всего семнадцать форм и три регистра, среди которых есть, например, документы, касающиеся учета:

• материальных ценностей;
• доходов;
• на забалансовых счетах;
• другие документы.

Кроме того, под цифровизацию попали формы, которые учреждения используют при проведении инвентаризации. Начинать переход в цифровое пространство можно именно с документа «Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)».

Как провести инвентаризацию и оформить ее итоги, расскажет экспресс-курс в Школе Главбуха госучреждения. Из этого же курса узнаете, как навести порядок в учете, чтобы переход на ЭДО прошел безболезненно, или оставьте заявку и мы откроем доступ ко всем 21 программам Школы.

Учитесь в нашей Школе

21 программа различной спецификации, свыше 30 коротких экспресс-курсов

Хотите попробовать бесплатно?

Оставьте заявку — куратор Школы поможет подобрать вам программу обучения и вышлет бесплатный доступ:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Учреждение вправе не ограничиваться списком форм из приказа 61н и перевести в цифровое пространство и другие документы, какие позволяет формировать в электронном виде бухгалтерское программное обеспечение, а также ввести ЭДО и в кадровом деле. Тем более, что право кадровой цифровизации закреплено в трудовом кодексе, а пилотный проект успешно завершен.

Что нужно подготовить к переходу на ЭДО

С технической стороны вопроса, организация должна:

• оборудовать рабочие места всем сотрудникам, которые будут работать в ЭДО (установить компьютеры или ноутбуки, подключенные к интернет, и настроить ПО);
• выпустить им квалифицированные или простые электронные подписи в зависимости от обязанностей и круга подписываемых документов.

Бухгалтерский ЭДО предусматривает указание идентификатора контрагента в большинстве цифровых документов из приказа 61н. Например, 1С:БГУ 8 формирует этот 22-значный код самостоятельно, если все поля в карточке контрагента заполнены корректно. Код строится на основе данных из полей:

• ИНН;
• КПП (для юрлиц);
• ОГРНИП (для ИП);
• тип контрагента;
• вид и реквизиты ДУЛ.

Поэтому перед переходом на ЭДО, проверьте, как сформирован идентификатор у каждого контрагента, и при необходимости дополните или скорректируйте информацию в карточках физических и юридических лиц.

В отдельных документах нужно указывать уникальный номер реестровой записи источника дохода бюджета в соответствии с реестром источников доходов. Для корректного отображения этого кода актуализируйте справочники администраторов доходов бюджета под требования приказа Минфина от 25.09.2020 № 213н.

Переход на ЭДО: пошаговая инструкция

Когда убедитесь, что технические вопросы закрыты, а идентификатор формируется правильно, запускайте процедуру перехода.

Шаг 1. Назначьте ответственного за проведение цифровизации процессов в учреждении.

Шаг 2. Определите дату, после которой будет внедрен ЭДО.

Шаг 3. Измените учетную политику под обязанность ведения ЭДО в определенных вопросах, скорректируйте график документооборота с учетом ЭДО.

Шаг 4. Разработайте и утвердите внутренний документ, регламентирующий применение электронного документообмена. Это может быть самостоятельно положение или приложение к учетной политике.

Шаг 5. Утвердите список сотрудников, которые будут формировать и подписывать цифровые документы, и регламент их работы. В нем пропишите:

• порядок и последовательность их взаимодействия;
• полномочия и ответственность;
• тип применяемой электронной подписи.

Шаг 6. Установите и подключите систему электронного документооборота.

Шаг 7. Дайте доступ в систему документооборота всем сотрудникам, кому предстоит работа с цифровыми документами.

Чтобы переход на ЭДО был максимально безболезненным и безошибочным, пройдите курс Главбух госсектора (код В) — 2022. Вы узнаете как формировать электронную первичку и регистры в соответствии с приказом 61н, а также, как выстроить цифровые взаимоотношения с поставщиками, заказчиками и сотрудниками.

Повышение квалификации дает не только «очередную корочку», но и знание новостей законодательства и тонкостей отраслевого учета, ваши компетенции будут отражены в Едином реестре бухгалтеров госсектора.

Учитесь в нашей Школе

21 программа различной спецификации, свыше 30 коротких экспресс-курсов

Хотите попробовать бесплатно?

Оставьте заявку — куратор Школы поможет подобрать вам программу обучения и вышлет бесплатный доступ:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным