Самый простой и привычный способ обмена — пересылка бумажных документов по почте или с курьером. Но такой способ отнимает много времени и средств.
Когда фрилансер работает за границей, доставка документов по почте может затянуться на несколько дней или даже недель. А стоимость курьерской экспресс-доставки может достигать нескольких тысяч за одно отправление.
Сэкономить ресурсы компании помогут несколько способов обмена документами.
Обмен сканами документов
Бумажный документ можно подписать, а затем отсканировать и отправить по электронной почте. Когда фрилансер получит скан, он должен его распечатать, поставить свою подпись, отсканировать и отправить обратно.
Такой способ подписания не противоречит законодательству. Кроме того, стороны могут подписать соглашение, что такие документы будут считаться подписанными простой электронной подписью (ПЭП) при соблюдении следующих условий:
- Стороны устанавливают адреса электронной почты, которые будут использовать. Эти адреса позволят однозначно устанавливать авторов документов.
- Стороны должны обеспечивать конфиденциальность доступа к своей почте.
- Стороны признают, что такие документы подписаны ПЭП, и считают ее аналогом собственноручной подписи.
Обмен сканами документов кажется самым простым решением проблемы. Но стоит помнить, что он несет в себе риски.
Во-первых, ПЭП не обеспечивает целостность документа. Во-вторых, если в процессе сотрудничества возникнут разногласия, одна из сторон может заявить, что доступ к его почте получил злоумышленник. Это может вылиться в длительные судебные разбирательства.
Оферта
Фрилансер может разместить на своем сайте публичную оферту — предложение заключить договор на определенных условиях. Чтобы заключить договор заказчику достаточно совершить определенное действие. Какое — должно быть написано в оферте. Например, авторизоваться на сайте и поставить галочку о принятии условий.
Заключить оферту удобно, например, если вы хотите заказать простые или недорогие услуги со стандартными для них условиями. А вот для крупных, сложных или долгосрочных проектов она не подойдет. Установить дополнительные условия, прописать ТЗ или удалить какие-то пункты из оферты не получится. Этот документ можно принять только полностью и в неизменном виде.
Электронный документооборот (ЭДО) с неквалифицированной электронной подписью
Многие организации ведут электронный документооборот с контрагентами, но не переходят на него при работе с фрилансерами. Дело в том, что у большинства фрилансеров нет сертификатов квалифицированной электронной подписи (КЭП), и их практически невозможно получить за границей.
Так, если фрилансер находится за пределами России, он может только перевыпустить уже имеющийся квалифицированный сертификат. А вот получить новый не получится — для этого нужно лично посетить удостоверяющий центр (УЦ). А офисы УЦ находятся только в России.
В этом случае выручит ЭДО, в котором используется неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
Что такое НЭП и когда она придает документу юридическую силу
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это вид усиленной подписи. Как и квалифицированная, она подтверждает авторство и целостность документа — от кого он исходит, и что в него не вносили изменения после подписания.
Сертификат НЭП выдают удостоверяющие центры (УЦ). Но, в отличие от квалифицированного сертификата, для его получения не всегда нужно лично приходить в офис УЦ. А в некоторых случаях УЦ могут выдать его бесплатно, например, чтобы пользователь мог использовать НЭП в его информационных системах.
НЭП можно подписывать любые электронные документы, кроме тех, для которых нужна только квалифицированная подпись. Например, нельзя подписать НЭП счета-фактуры. А вот договоры, первичные бухгалтерские документы, письма — можно.
Чтобы документы, подписанные НЭП, имели юридическую силу, перед началом документооборота стороны должны заключить соглашение о признании такой подписи аналогом собственноручной подписи владельцев сертификатов.
Как перейти на ЭДО с НЭП
Компании достаточно зарегистрироваться в специальном сервисе, например, в Контур.Сайн. В большинстве сервисов пользователь может напрямую обратиться в удостоверяющий центр для получения сертификата НЭП.
Например, в Контур.Сайне при таком обращении пользователь подтверждает личность с помощью учетной записи на портале Госуслуг. После этого он получает сертификат НЭП для работы в сервисе.
Также во многих сервисах пользователям предлагают присоединиться к уже разработанному соглашению о признании НЭП аналогом собственноручной подписи. Поэтому все документы, которые в них подписываются, имеют юридическую силу.
После регистрации и получения подписи можно начать обмен документами.
Все для бухгалтера в экосистеме Контур
Обучение, ведение учета, сдача отчетности, сверки по НДС, проверка контрагентов, ЭДО и многое другое
Получите персональную консультацию!
Начать дискуссию