Как устроена статья
- Определимся со способом организации командировок в компании.
- Рассмотрим плюсы и минусы каждого из них.
- Разберемся в особенностях анализа и контроля расходов.
- Поговорим о способах снижения расходов на поездки.
Способы организации командировок в компании
Самостоятельное бронирование
Пожалуй, самый распространенный способ организации командировок: сотрудники сами покупают нужные билеты и отели, а компания — компенсирует расходы.
На первый взгляд все просто: сотруднику выдаются деньги под отчет —> он заказывает услуги для поездки → летит → возвращается → сдает в бухгалтерию посадочный → оформляют «закрывашки».
Но всегда может что-то пойти не так.
Минусы такого способа
- Бронирование в разных местах. Сотрудник оплачивает билет в одном сервисе, а гостиницу — в другом. Это не только отнимает время, но и усложняет сбор чеков для бухгалтерии.
- Покупка услуг за свой счет.
Что это значит для сотрудника: удобно, достаточно оформить заявление на выдачу денежных средств и наличные уже в кармане.
Что значит для компании: придется заплатить комиссию за вывод средств, собрать горы отчетности: предоставить авансовые отчеты и чеки или вернуть средства в кассу компании. А также прикреплять объяснительные документы к авансовому отчету, если сотрудник потерял чеки и посадочный талон.
- Нечестный подход. Если не контролировать покупки сотрудников, компанию может ждать распространенная схема обмана. Например, стоимость проживания искусственно завышают для бухгалтерии. Скажем, номер стоит 4 тысячи в день, а по документам — 10 тысяч. Разницу сотрудник забирает себе. Подделать нужный чек помогают специальные интернет-сервисы.
- Проблемы с закрывающими. На сбор «закрывашек» уходит много времени. Чеки и посадочные талоны в большинстве случаев не доносятся до бухгалтера, а на их восстановление уходит время.
Особенности анализа и контроля расходов при самостоятельном бронировании
Нет единой CRM-системы
Для успешного анализа и контроля расходов компании нужно иметь доступ к данным по командировкам. Например, удобно, когда информация собрана в единой CRM-системе.
При самостоятельном бронировании такой информации у компании нет. Потому что нет общей базы, которая бы сообщала о том, кто и куда поехал, когда вернулся, сколько потратил, где переплатил и т. д.
Все это можно узнать из авансовых отчетов или вытащить данные из «1С». Но это делается исключительно вручную, и на такой сбор информации уходит много времени.
Нет возможности анализировать расходы на поездки
При самостоятельном бронировании сложно собирать данные по направлению поездок, по их цели, длительности и другим важным срезам. Не получится быстро составить сравнительную таблицу по ценам на билеты, отели, такси.
Но именно эти данные показывают эффективность расходов компании: какие поездки не стоят свеч и как перераспределить бюджет (например, на улучшение условий для других сотрудников).
Проблемы с закрывающими
Помимо того, что сотрудник может потерять необходимые для учета документы, он их может подделать. Такие расходы бухгалтер просто не сможет принять. Придется потратить время на разбирательства и поиски обходных путей, которые не всегда законны.
Нет контроля за соблюдением тревел-политики компании
При таком способе бронирования сложно контролировать покупки сотрудника. Если не следить за расходами и вовремя не сверять траты, в большинстве случаев сотрудник может злоупотреблять этой свободой в покупке услуг, выбирая самые дорогие варианты перелетов и проживания.
Все это приводит к излишним расходам.
Бронирование услуг при помощи агентств
Большинство из них работают по тем же принципам, что и 20–25 лет назад. Все операции производят вручную, а значит, цены за их услуги будут выше.
Менеджеры, как и раньше, относят документы на подпись, отправляют письмо с подтверждением и ждут бронь. Отчетность тоже собирают вручную, поэтому «закрывашки» от агентств не всегда приходят вовремя.
Плюсы
- Помогают организовывать поездки «под ключ».
- Организация корпоративных мероприятий. Тимбилдинг в горах, или выездная конференция с потенциальными клиентами — агентства справляются с такими задачами хорошо.
Минусы
- Нет интеграции с IT-инфраструктурой. Связь с системами управления компаниями позволяет значительно ускорять процессы обработки информации. Например, интеграция с «1С» помогает тратить меньше времени на проведение документов в бухучете: программа за несколько секунд подтягивает данные из билетов. Авансовый отчет создается одним нажатием кнопки. Однако работая с агентством, приходится заниматься документооборотом по старинке, вручную.
- Ожидание закрывающих документов. Здесь тоже возникает проблема с оперативностью. Бухгалтерия у агентств не автоматизирована. Много времени тратится на ручной ввод, поэтому получить «закрывашки» быстро не получится.
IT-платформы для организации командировок
Внешне эти платформы мало чем отличаются от привычных сайтов для покупки билетов и проживания в отелях. Работают они по такому же принципу: вводите направление, даты и получаете все доступные варианты по выгодным ценам.
Помимо этого, компания получает тревел-поддержку 24/7, инструменты согласования и контроля расходов, закрывающие документы и безналичную оплату. Для наглядности рассмотрим плюсы и минусы такого способа на примере IT-решения Smartway.
Минусы
- Придется потратить время на настройки в самом начале работы: внести данные пользователей, настроить ограничения и схемы согласования, раздать доступ сотрудникам. Также необходимо обучить всех пользоваться платформой. Однако выгоднее один раз потратить время на автоматизацию деловых поездок в компании, чем постоянно на это отвлекаться и терять на этом время и деньги.
- Нет услуг для организации корпоративных мероприятий.
Плюсы
- Все в одном окне. Не выходя из личного кабинета, можно подбирать, согласовывать, бронировать и оплачивать услуги в рамках одного сервиса. Там же — заказывать такси, формировать аналитику и бухгалтерскую отчетность.
- Реальная экономия. Благодаря автоматизации у онлайн-сервисов нет такого объема ручной работы, как у деловых агентств. Также не нужно оплачивать труд огромному штату сотрудников для обработки заказов.
- Бесшовная интеграция с «1С». Smartway — единственный онлайн-сервис, у которого она бесшовная и подключается за пару кликов. Благодаря интеграции экономится время на ручном вводе данных. Не нужно вводить информацию о сотрудниках каждый раз. Они подтягиваются в систему за несколько секунд автоматически.
- Оперативные закрывающие. Современным компаниям важно сдавать отчетность вовремя. Онлайн-сервисы это понимают, поэтому все закрывающие документы у IT-сервисов формируются автоматически в личном кабинете.
Как снизить расходы на поездки
Выбирать поставщика с наименьшей суммой сборов за услуги
Если в вашей компании командировки занимают существенную статью расходов, лучше выбирать IT-сервисы. Автоматизированные решения дешевле и быстрее обрабатывают любые объемы.
Наладить получение закрывающих документов
Выбирайте сервисы, которые помогают заменять потерянные посадочные на справки о перелете.
Например, в Smartway такие справки формируются на основе данных систем бронирования и регистрации на рейс. Справка считается официальным документом и подходит для налоговой, согласно письму Министерства финансов № 03-03-06/1/32039 от 30.04.2019.
Сокращать количество человеческих, временных и денежных ресурсов при организации командировок
Хороший сервис помогает экономить на поездках не только деньги, но и время. Для организации командировки при помощи IT-решения не нужны дополнительные специалисты по бронированию и покупке. Сотрудники могут самостоятельно выбирать и заказывать услуги, а компания будет контролировать их расходы при помощи тревел-политик.
Это также поможет сохранить время руководителю, который вынужден согласовывать командировки по почте или телефону. В Smartway согласование происходит внутри личного кабинета за 1 минуту.
Избегать «серых» схем
Мы уже писали в разделе самостоятельного бронирования о том, что такой способ может приводить к нечестному отношению со стороны сотрудников. Современные сервисы для командировок помогают избегать подделки чеков и перерасхода бюджета на услуги — все платежи проходят по безналу.
К тому же, не придется ждать чеков — закрывающие документы формируются сразу в сервисе. Это позволит контролировать расходы и избегать «серых» схем поставщиков и сотрудников.
Автоматизировать бухучет
Когда процессы не автоматизированы, сотрудникам нужно вручную собирать документы, создавать проводки, фиксировать данные. Все это ложится на плечи работника, из-за чего могут появляться ошибки или недочеты. В бухгалтерском учете это чревато проблемами с вышестоящим руководством или госорганами.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста
Оставьте заявку и получите доступ!
Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.
Начать дискуссию