Выплата суточных по России и за границей. Что надо знать бухгалтеру

Что такое суточные

Суточные — это денежная компенсация того, что командированный работник вынужден находится вне места своего жительства (ст. 168 ТК). Не путайте суточные с расходами на проживание и дорогу — это отдельные направления расходов при командировках. Также суточные не имеют ничего общего с питанием. Работодатель не обязан кормить командированного сотрудника, он обязан лишь оплатить проезд, проживание и другие подтвержденные траты, вызванные командировкой, да и требования к питанию у каждого человека свои.

Суточные компенсируют расходы, которые нельзя заранее учесть и документально подтвердить.

Если место проведения командировки расположено так, что работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не положены. Но работодатель вправе локальным актом самостоятельно предусмотреть компенсацию за поездки в однодневные командировки.

Как считать дни для выплаты суточных

Суточные выплачиваются за все дни:

• когда сотрудник находится в командировке;
• затраченные на дорогу к месту командирования и обратно.

Выходные также учитываются при расчете дней для выплаты суточных, если в эти дни работник находился в командировке.

Начало командировки нужно считать, начиная со дня отправления транспорта. Даже если самолет вылетает, например, в 23.50 1 августа, то за этот день суточные также нужно оплатить. Кроме того, нужно учитывать время на дорогу до аэропорта или вокзала и, в случае с перелетом, — время, за которое нужно явиться в аэропорт. Об этом говорится в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановление Правительства от 13.10.2008 № 749). 

Нюанс: учитываем время проезда до места выезда / вылета только, если оно находится за чертой населенного пункта.

С помощью Smartway легко отследить все поездки. Бухгалтеру не придется тратить нервы, требуя от сотрудников документы: вся информация будет в личном кабинете. Руководитель же легко согласует выезды сотрудников, проанализирует расходы и сможет существенно сэкономить на поездках (бронь без сервисных сборов, отмена бронирования без штрафов, настраиваемая трэвел-политика).

Получить демо-доступ

Нормы и размер суточных

Работодатель самостоятельно определяет и закрепляет во внутренних локальных актах размер суточных. Как правило, они различаются по величине при поездках по стране и за ее пределы. Также компания вправе дифференцировать величину суточных между различными категориями персонала и в зависимости от субъекта РФ или государства, куда отправляется сотрудник. Например:

• специалисты — 500 рублей;
• начальники отделов — 1 500 рублей;
• топ-менеджмент — 2 500 рублей.

На законодательном уровне суточные регулируются:

• постановлением Правительства от 26.12.2005 № 812;
• постановлением Правительства от 02.10.2002 № 729;
• положением, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749

Однако, первые два документа устанавливают размер выплаты суточных при командировках за границу и по территории России соответственно только сотрудников бюджетных учреждений, и к бизнесу отношения не имеют.

При этом многие частные работодатели при установлении это компенсационной выплаты ориентируются на них, хотя ничто не запрещает утвердить суточные по России в размере большем, чем заявленные 100 рублей в сутки по постановлению № 729.

Положение же не дает ответов на многие вопросы и только в общем описывает принципы командирования сотрудников.

Налогообложение суточных

С точки зрения налога на прибыль работодатель вправе учесть в расходах всю сумму суточных без каких бы то ни было ограничений ().

А вот с точки зрения налогообложения самих выплат НК установлены нормы ():

• 700 рублей в день — для поездок по России;
• 2 500 рублей в день — для загранкомандировок.

Эти значения — порог, в пределах которого подоходный налог с суточных не удерживают и страховые взносы на них не начисляют. Все, что выплачено свыше подпадает под НДФЛ и страховые взносы. То есть, как только величина суточных за один день поездки внутри страны перевалила за 700 рублей, работодатель начинает нести дополнительные расходы — страховые взносы, и обязан удерживать НДФЛ с суммы, превышающей установленную налоговым кодексом норму.

Бухгалтерский учет суточных

Командировочные расходы учитываются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат.

Рассмотрим на примере налогообложение и бухучет сверхнормативных суточных:

В ООО утверждены суточные в поездках по России — 1 000 рублей за каждый день нахождения в командировки и дороге к месту ее проведения. Руководитель убыл в командировку 08.08.2022, вернулся — 12.08.2022. Итого поездка составила 5 дней. Рассчитаем суточные:

*_{Счет 70 используется для удобства, ведь на эти суммы необходимо будет начислить взносы и посчитать НДФЛ, поэтому, например, в учетной программе их проще завести как один из видов «зарплатных» начислений.}

Как отчитаться за суточные

Вернувшийся из командировки сотрудник заполняет авансовый отчет, где перечисляет все расходы, понесенные в поездке. Даже если в командировку ездил директор, всю отчетную процедуру нужно соблюсти. Иначе компания рискует быть обвиненной в фиктивном документообороте и умышленном занижении налоговой базы.

Формируйте авансовый отчет за пять минут в Smartway. Интеграция с 1С сэкономит время на проведении документов в бухучете. Все данные по билетам и другим расходам автоматически попадает во внутреннюю систему компании. 

Для подтверждения стоимости билетов и отеля работник прикладывает чеки, справки и т. д., с суточными история другая.

Суточные — это расходы, которые подтвердить чеками или иными документами крайне сложно и даже невозможно. Обосновать их можно только подтверждением количества дней, проведенных в поездке.

Ранее командирование сотрудника сопровождалось выдачей командировочного удостоверения по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, в котором принимающая сторона ставила отметки о приезде и отъезде сотрудника. Этим и подтверждали факт нахождения сотрудника в командировке и количество дней, используемых для расчета суточных. 

15 января 2015 года требование об оформлении командировочного удостоверения отменили. Но работодатели вправе продолжать его использовать, или применять самостоятельно разработанный бланк. Компании, которые все же отказались от командировочного удостоверения, подтверждают суточные:

• билетами;
• если был авиаперелет — посадочными талонами;
• при загранкомандировках — отметках в паспорте о прохождении границы;
• справками из гостиницы о проживании и т. д.

Если сотрудник потерял посадочный талон, закажите справку о перелете в личном кабинете Smartway. Такие справки, сформированные на основе данных систем бронирования и регистрации на рейс — основание для принятия расходов (письмо Минфина № 03-03-06/1/32039 от 30.04.2019).

Попробуйте Smartway бесплатно

Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста

Оставьте заявку и получите доступ!

Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным