Документы до командировки
Пакет документов, подтверждающих направление сотрудника в служебную поездку обширен. Подготовка и оформление документов начинается до начала командировки. А большинство составляемых документов потребуются и после возвращения сотрудника. Отсутствие одного или нескольких обязательных документов является не только налоговым риском, но и нарушением кадрового документооборота.
Первый документ – это заявка на командировку, в которой описывается какие задачи, где и в какие сроки должен выполнить командированный сотрудник. С точки зрения законодательства этот документ не обязателен, однако он может служить основанием для составления приказа о направлении в командировку и служит ценным источником информации для управленческого учета. Заявка может оформляться в виде служебной записки, в которой заполняются личные данные сотрудника, дата начала и окончания командировки, место выполнения поставленных задач.
Приказ о направлении в командировку является обязательным документом, который потребуется для обоснования расходов в налоговом учете. Этот документ может оформлен по типовой форме Т-9 или иным шаблоном, который разработала компаниям для внутреннего использования. В документе необходимо указать подробные реквизиты организации-работодателя, данные о сотруднике, место командирования, длительность служебной поездки и ее цель. Приказ должен быть завизирован руководителем компании (его представителем) и сотрудником, направляемым в командировку (при ознакомлении с приказом).
Если командировка или проезд в место назначения выпадают на выходной день, потребуется оформить согласие сотрудника на работу в выходные дни.
Важно иметь в виду: отправить в командировку, период которой включает выходные дни, можно не всех. В частности, беременных женщин привлечь к работе в выходные запрещено законодательно, этого не получится сделать даже с согласия сотрудницы.
До начала командировки также потребуются документы, подтверждающие выплату (перечисление) денежных средств для покупки услуг в командировке (например, оплаты гостиницы наличными) и получение суточных. В зависимости от формы выплаты это могут быть кассовые ордера или платежные поручения в банк. Этот вид документов потребуется для бухгалтерского учета и контроля кассовых операций. Дополнительно: они будут подтверждать своевременность всех переводов сотруднику.
Иные документы, связанные со служебной поездкой сотрудника, оформляются в добровольном порядке. Формы и содержание могут быть утверждены локальными актами работодателя.
Например, для дополнительной информации и сбора статистических данных для будущего планирования бюджета командировок может дополнительно оформляться служебное задание.
Документы после командировки
Перечень документов, оформляемых после окончания служебной поездки, определяется особенностями конкретной командировки. Рассмотрим примерный список документов, которые могут служить подтверждением совершения поездки.
Посадочные талоны или железнодорожные билеты подтверждают факт поездки авиа или ж/д транспортом. Не имеет значение в какой форме были оформлены билеты – в бумажной или электронной, в обоих случаях их можно принять к учету. Бумажные документы необходимо хранить вместе с другими оформленными документами по командировке. Данные в электронной форме также необходимо сохранять в качестве подтверждения расходов для налоговой службы.
На платформе Smartway сотрудники вашей компании могут самостоятельно бронировать билеты и отели, менять параметры бронирования или отменять поездки за пару кликов.
В качестве подтверждения проживания в гостинице подойдут документы, полученные от места размещения. Это может быть договор, счет, акты, документы оплаты и иная документация. К ним применяются общие требования к оформлению бухгалтерских документов: наличие обязательных реквизитов, в том числе подписей. Отсутствие этих документов является препятствием для признания командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете компании.
Дополнительные документы, подтверждающие расходы в командировке. Эти расходы должны быть строго служебными, т. е. направленными на выполнение задач, поставленных перед сотрудником на время поездки. Аналогично другим видам первичных документов, они должны содержать все обязательные данные для бухучета и быть оформлены либо в бумажном, либо в электронном виде.
Примерами дополнительных расходов в командировках могут служить:
- Дополнительные услуги гостиницы (химчистка, стирка, доставка багажи и иные).
- Упаковка багажа, оплата перевеса ручной клади.
- Выбор места в салоне самолета.
- Аренда машины с помощью сервисов каршеринга.
Важно отметить, что дополнительные расходы должны быть оформлены со всей тщательностью, т. к. налоговые инспекторы при проверке обоснованности включения командировочных расходов в расчет налогов внимательно оценивают документы, подтверждающие затраты. Исходя из повышенного интереса ИФНС, бухгалтер при получении документов должен проводить дополнительный контроль возможности принятия каждого учетного документа.
Если в период командировки или после ее окончания часть документов, подтверждающих затраты, была утеряна, компания обязана предпринять все доступные шаги для восстановления документов. Возможны следующие варианты:
- Запросить копии документов у контрагентов, в частности – у гостиницы.
- Заказать справки у перевозчиков. Например, авиакомпании выдают электронные документы, подтверждающие поездку.
- Получить банковские выписки по операциям, связанным с командировками.
- Составить служебную записку с подробными данными о проживании/проезде с описанием причин утраты документов.
Оформление авансового отчета
Авансовый отчет – это важнейший документ, подтверждающий факт служебной поездки и понесенные в ней расходы. В отчете содержатся сведения о суммах, выданных под отчет, расходах, осуществленных в рамках поездки, и остатке неизрасходованных сумм (или их перерасходе). Документ должен оформляться штатными сотрудниками компании (ИП). При этом сам индивидуальный предприниматель не должен составлять его, т.к. имеет право распоряжаться денежными средствами с расчетного счета на свое усмотрение.
Важный аспект составления авансового отчета: если командировка отменяется и сотрудник не успел получить никаких выплат, отчитываться о расходах не требуется. Аналогичное правило действует, если сотрудник в полном объеме вернул денежные средства полученные под отчет – авансовый отчет не составляется.
Официального, обязательного к применению, бланка авансового отчета не установлено. Шаблон этого документа компания (ИП) может разработать самостоятельно с учетом отраслевых и иных особенностей вашего бизнеса. Разработанный корпоративный шаблон отчета должен содержать все необходимые реквизиты бухгалтерских документов. При этом можно применять унифицированную форму АО-1.
Срок составления и представления авансового отчета устанавливается организацией в локальных актах. Например: в положении о подотчетных лицах или в положении о командировках. В локальном акте можно закрепить и форму авансового отчета (если в организации применяет самостоятельно разработанный шаблон этого документа).
Во внутренних регламентах можно установить обязанность подотчетного лица составлять промежуточные авансовые отчеты, например, при направлении в длительные командировки. Это позволит своевременно отражать в расходах затраты, связанные со служебными поездками. Дополнительная возможность для компании – выдавать деньги подотчет, даже если работник еще не отчитался по предыдущей командировке. Если сотрудник не нарушает сроки представления авансовых отчетов, то санкций от контролирующих органов не последует.
Smartway поможет решить проблемы удаленного взаимодействия с командированными сотрудниками. Работники могут заказывать билеты и бронировать жилье с помощью мобильного приложения, а руководство и бухгалтерия может в любой момент проконтролировать расходы и вовремя получить все необходимые первичные документы.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста.
Оставьте заявку и получите доступ!
Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.
Комментарии
1Время после закрытия своего ИП прошло уже достаточно много и хотелось бы услышать от просвещенных: "А какие документы в настоящее время ИП должен формировать для своей отчетности? " и в частности как перечисленная волокита с бумагами типа всяких "Приказов" на самого себя?