Подотчетные средства
Когда работника направляют в командировку, никто не будет заставлять его тратить собственные деньги в поездке. Расходы на проезд, проживание и суточные берет на себя организация. В поездке могут быть и другие обоснованные траты. А иногда сотрудник расходует выданные ему суммы на нужды фирмы.
В обоих случаях финансовые средства выдаются сотруднику под отчет.
Выдача денег производится на основании заявления работника или распоряжения руководителя.
Сотрудник при этом становится подотчетным лицом и должен отчитаться о потраченных средствах. То есть предоставить авансовый отчет и документы на покупку товаров или услуг.
Если потрачены не все деньги – остаток нужно вернуть. При расходах, оправданно понесенных в суммах больших, чем выдано – организация должна компенсировать работнику недостающую сумму.
Сложности начинаются тогда, когда этого не произошло, работник не отчитался о потраченных суммах. И не вернул деньги.
Сроки возврата подотчета в настоящее время устанавливает сама организация. Об этом говорится в п. 6.3 указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014. Выбранный срок нужно документально обозначить: издать приказ или указать в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Главное, такой срок должен быть определен в днях и установлен в разумных пределах. В рамках этого периода работник должен отчитаться о потраченных деньгах.
Работник не вернул подотчет
Ситуация невозрата подотчета возникает в таких случаях:
- Авансовый отчет и документы о покупках не предоставлены работником.
- Работник сдал все документы, но авансовый отчет мотивированно не принят руководителем организации. Деньги фирмы потрачены необоснованно.
- Документы переданы и авансовый отчет принят, но остаток неизрасходованных средств не возвращен в кассу или на расчетный счет.
Фирма в таких случаях может попытаться удержать невозвращенный подотчет из зарплаты работника. Основное условие для этого – согласие работника, как указано в статье 137 ТК. Если удержание произведено, но работник не согласен, то трудовое законодательство расценивает это как недоплату заработной платы. Что является нарушением.
Если работник не против удержания и выразил свое согласие в письменном виде, то для удержания составляется приказ руководителя. На издание этого приказа у работодателя есть один месяц с того дня, когда истек срок возврата подотчета.
Удержание можно делать в суммах, не превышающих 20% от заработной платы.
В случае когда сотрудник не согласен на удержание, организации остается только обратиться в суд. Других законных способов принудить физлицо вернуть подотчет, к сожалению, нет.
Автоматизируйте бухгалтерский учет командировок с сервисом Smartway и вам не придется:
- следить, чтобы сотрудники принесли все документы;
- вносить информацию о билетах и затратах на поездку вручную;
- обращаться за справками в авиакомпанию, когда сотрудники теряют посадочные.
Налоги с подотчетных сумм, которые не вернул работник
Поскольку деньги остались у работника – они расцениваются как его доход. Сумма такого невозврата облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.
При этом момент обложения НДФЛ и взносами сильно различается.
НДФЛ
В учете организации невозвращенный подотчет будет отражаться как задолженность работника еще очень долго. До момента, когда она перестанет быть задолженностью. А это может произойти только в двух случаях:
- истечет срок исковой давности, который составляет внушительные три года;
- долг будет прощен работнику организацией.
Наступление одного из этих событий налоговое законодательство расценивает как дату получения дохода. В этот момент НДФЛ должен быть начислен в размере 13% от суммы, а также удержан с сотрудника и перечислен в бюджет. Работодатель выступает в данном случае как налоговый агент.
Тот факт, что к моменту истечения трехлетнего срока работник может уволиться, на его расчеты по подотчету никак не влияет. Он уходит, но долг перед организацией остается.
Если сотрудник продолжает работать, налог может быть удержан из его зарплаты.
Однако работник (работница) может уволиться или находится в декрете. То есть выплат от организации не получает и удерживать налог не из чего.
В этом случае работодатель должен уведомить налоговую инспекцию о том, что физлицом был получен доход, налог с которого удержать невозможно. Согласно п. 5 ст. 226 НК организация не позднее 1 марта года, следующего за годом получения дохода, отправляет в налоговую сведения, входящие в состав годового расчета 6-НДФЛ. О чем работник также должен быть уведомлен сообщением в свободной форме или аналогичными сведениями о доходах в виде справки.
Информацию направляем письмом с описью вложения или вручаем лично и просим расписаться на копии для организации.
Налоговая инспекция, получив информацию о таком доходе, укрывшемся от налогообложения, будет взыскивать налог с физлица самостоятельно.
Платформа Smartway помогает бухгалтерам тратить меньше времени на отчетность по поездкам. Закрывающие документы автоматически формируются в личном кабинете. Также в личном кабинете бухгалтер может составить авансовый отчет за пять минут на основе билетов, закрывающих документов и суточных.
Страховые взносы
Расходы, связанные с командировкой, страховыми взносами не облагаются согласно п. 2 ст. 422 НК. Но это положение действует до того момента, когда указанные суммы являются расходами по командировке. Средства перестают быть таковыми с момента, когда подотчет не возвращен.
Напомним, что работодателю дается месяц на удержание подотчета из заработной платы работника. Если организацией такое решение не было принято, по истечении месяца сумма невозвращенного подотчета облагается страховыми взносами на основании п. 5 приложения к письму ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250. Начисление производится на дату события, которое произойдет раньше:
- прощение долга;
- истечение месячного срока, установленного для отчета по подотчетным суммам.
Если в дальнейшем суммы все же будут возвращены работником или им будет предоставлен авансовый отчет, то организация может пересчитать взносы.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста.
Начать дискуссию