Что делать, если при годовой инвентаризации обнаружили недостачу

Что такое недостача при инвентаризации

Проведение годовой инвентаризации обязательно для всех организаций (п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», п. п. 26, 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Порядок проведения годовой инвентаризации регламентирован:

1. Законом о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

2. Приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 об утверждении методических указаний по инвентаризации.

Важно: с 1 апреля 2025 года в обязательном порядке действует новый ФСБУ 28/2023 (утвержден приказом Минфина от 13.01.2023 №4). Но организации могут начать применять этот ФСБУ уже сейчас.

Инвентаризация позволяет выявить расхождение между учетными данными компании и фактическим количеством материальных ценностей. Если на определенную дату инвентаризационная комиссия обнаружила, что фактическое количество ТМЦ или денежных средств меньше, чем по данным бухгалтерского учета, это будет считаться недостачей. 

Материальные ценности могут отсутствовать по разным причинам, например, в результате хищения или безответственного отношения материально ответственного лица (МОЛ). В том числе причиной недостачи может быть ошибка в бухгалтерском учете, например, если МОЛ предоставило документы на списание ТМЦ, а их вовремя не списали.

Если по результатам инвентаризации комиссия выявила недостачи, сначала нужно проверить, нет ли ошибок в бухгалтерском учете. Если причиной недостачи стали ошибки в учете — их необходимо исправить. В бухгалтерском учете это нужно сделать в обычном порядке, который зависит от периода, в котором они допущены — в текущем году или ошибки прошлых лет. Чтобы исправить ошибку в налоговом учете, можно подать уточненную декларацию за период, в котором совершили ошибку, или учесть расходы в декларации за период, в котором обнаружили ошибку.

Какими документами оформляют недостачи при инвентаризации

Если в ходе инвентаризации выявили недостачу, нужно оформить ряд документов:

• Сличительные ведомости.

Можно использовать унифицированные формы или собственные формы организации, разработанные самостоятельно. Применяемые формы необходимо закрепить в учетной политике компании (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Сличительные ведомости можно совместить с инвентаризационными описями, например, как в формах № ИНВ-15 и № ИНВ-16.

Выявленную недостачу по основным средствам (ОС) и нематериальным активам (НМА) можно оформить с помощью унифицированной формы № ИНВ-18.

При выявлении недостачи по материалам и запасам можно использовать сличительную ведомость по установленной форме № ИНВ-19. 

• Ведомость учета результатов.

Это необязательный документ, но желательно его составить, чтобы обобщить результаты инвентаризации в одной ведомости. В такой форме удобнее предоставить сведения руководителю, чтобы он принял окончательное решение по урегулированию расхождений по результатам инвентаризации. Можно разработать собственную форму ведомости учета результатов и закрепить ее в учетной политике или унифицированной формой № ИНВ-26.

• Протокол инвентаризационной комиссии.

Этот документ содержит пояснения и предложения членов инвентаризационной комиссии по урегулированию недостач.

• Приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Приказ включает окончательное решение руководителя по итогам рассмотрения комплекта документов, который предоставила инвентаризационная комиссия. Этот документ можно составить в произвольной форме и обязательно указать в нем порядок устранения расхождений, которые выявлены при инвентаризации.

Чтобы отразить недостачу в налоговом учете, нужны следующие документы:

1. Обязательство сотрудника о возмещении нанесенного ущерба — в письменном виде.

2. Решение суда о взыскании ущерба с виновного лица.

3. Документы, которые подтверждают, что виновные лица не установлены, например, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела.

4. Если материальные ценности утрачены в результате чрезвычайной ситуации, то документы, которые подтверждают возникновение ЧС.

Как отразить недостачу при инвентаризации в бухгалтерском учете

Недостача в пределах норм естественной убыли

В бухгалтерском учете суммы недостач в пределах норм естественной убыли нужно отразить проводками по счетам учета затрат на производство или расходов на продажу в корреспонденции со счетом учета недостач и потерь от порчи ценностей:

• Дт 94 Кт 10 Списали стоимость недостачи материалов.

• Дт 20 (25, 26, 44) Кт 94 Списали естественную убыль.

• Дт 91-2 Кт 94 Списали недостачу.

Недостачи сверх норм естественной убыли или нормы не установлены

Если виновник недостачи не установлен или суд отказал во взыскании убытка с сотрудника, то в бухгалтерском учете недостачи отражаются следующими проводками:

• Дт 94 Кт 01 (10, 41, 43) Списали стоимость недостачи. 

• Дт 91-2 Кт 94 Списали недостачу.

Если виновник недостачи установлен, тогда недостачу нужно отнести на материально ответственное лицо:

• Дт 94 Кт 01 (10, 41, 43) Списали стоимость недостачи.

• Дт 73-2 КТ 94 Отнесли недостачу на виновное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника, но не более 20% от размера месячной зарплаты:

• Дт 70 Кт 73.02 Взыскали недостачу с виновного лица.

Или виновное лицо самостоятельно погасит долг:

• Д 50 (51) К 73 Взыскали недостачу с виновного лица.

Как отразить недостачу при инвентаризации в налоговом учете

Если недостача возникла по естественным причинам в процессе их хранения и транспортировки, то недостачу ТМЦ в пределах норм естественной убыли нужно списать в материальные расходы (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК). Если такие нормы не установлены, то эти потери не учитываются (письма Минфина от 10.02.2023 № 03-03-06/1/10935, от 10.02.2022 № 03-03-06/1/8995).

Если выявлена недостача ТМЦ сверх норм естественной убыли или по ТМЦ, для которых такие нормы не установлены, стоимость недостающего имущества должно возместить виновное лицо. Такой порядок действует и в отношении недостачи по ОС, которую выявили в процессе инвентаризации. 

Возмещенные суммы включаются в доходы, а стоимость недостающего имущества — в расходы (письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033).

Если недостача возникла по вине сотрудника и это лицо установлено, то стоимость недостающих основных средств, товаров, материалов и других ценностей можно списать во внереализационные расходы. Для этого нужно, чтобы были документы, которые подтверждают признание виновником ущерба, или вступившее в силу решение суда о взыскании. Расход надо учесть в целях налогообложения на дату признания ущерба должником или на дату вступления в силу решения суда, то есть одновременно с признанием внереализационного дохода (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК, письма Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033, от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611).

Если виновник не установлен, то стоимость недостающего имущества можно списать во внереализационные расходы, если есть документы уполномоченного органа государственной власти, которые подтверждают факт отсутствия виновного лица, например, постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении уголовного дела и другие (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК, письма Минфина от 21.01.2022 № 03-03-06/2/3461, от 27.04.2020 № 03-03-07/34451, от 06.07.2015 № 03-03-06/1/38849). 

Если недостачи возникли в результате ЧС, то стоимость недостающего имущества можно списать во внереализационные расходы при условии, что есть документы, которые подтверждают чрезвычайную ситуацию (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК, письма Минфина от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75493, от 17.10.2017 № 03-07-11/67464).

Как по итогам инвентаризации удержать недостачу из заработной платы сотрудника

Чтобы удержать с работника сумму недостачи, нужно провести ряд мероприятий и оформить документы.

1. Провести служебное расследование, чтобы установить:

• причины, по которым возникла недостача;

• есть ли вина сотрудника;

• размер нанесенного ущерба.

Как правило, это делает инвентаризационная комиссия, когда готовит предложения для руководителя по урегулированию выявленных расхождений.

Итоги нужно зафиксировать в акте служебного расследования по факту причинения работником ущерба или в протоколе заседания инвентаризационной комиссии. С результатами, включая размер выявленного ущерба и его расчет, необходимо ознакомить виновного работника под роспись. Также следует запросить у работника письменные объяснения причин возникновения ущерба. В случае уклонения от их представления — составляется акт.

2. Издать приказ об удержании из заработной платы сотрудника. 

Этот документ можно составить в произвольной форме, его утверждает руководитель организации. Приказ нужно издать не позднее одного месяца со дня, когда окончательно установлен размер причиненного ущерба. В приказе нужно указать сумму, которую нужно удержать из заработной платы виновного лица. Причем эта сумма не может превышать его средний месячный заработок (ч. 1 ст. 248 ТК), даже если сотрудник несет полную материальную ответственность (письмо ГИТ в г. Москве от 18.04.2020 № 77/7-9717-20-ОБ/10-13022-ОБ/18-1193).

Но если сумма недостачи превышает размер среднего месячного заработка сотрудника, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, с ним можно договориться о добровольном возмещении ущерба в полном размере (ст. 238, ч. 4 ст. 248 ТК, письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, определение ВС от 27.04.2020 № 19-КГ20-2). При этом сотрудник может возместить ущерб единоразово или в рассрочку. Если договориться с сотрудником на добровольное возмещение не удалось, то сумму недостачи, которая превышает его средний месячный заработок, можно взыскать только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК).

Если в отношении сотрудника установлена ограниченная материальная ответственность, то сумму недостачи, которая превышает его средний месячный заработок, через суд взыскать нельзя (ст. 241 ТК).

3. Удерживать из заработной платы работника сумму ущерба согласно приказу.

При этом общая сумма удержаний не может превышать 20% от начисленной заработной платы после вычета НДФЛ. Но если у сотрудника есть удержания по исполнительным документам, то их нужно исполнить в приоритете (ст. 138 ТК, письма Роструда от 30.05.2012 № ПГ/3890-6-1, Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Важно: нельзя делать удержания суммы недостачи из выплат, на которые не может быть обращено взыскание, например с сумм возмещения командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества работника (ч. 4 ст. 138 ТК, пп. «а», «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).

Правовое сопровождение АКГ «Созидание и Развитие» включает в себя консультирование клиентов по вопросам трудового права любой сложности, в том числе внесудебное и судебное урегулирование трудовых споров.

Реклама: ООО «Созидание и Развитие», ИНН: 7729407083, erid: LjN8KZFeH