Какие расходы следует компенсировать по ТК
Статья 169 ТК содержит указания на то, что при переезде работодатель возмещает следующие расходы:
по переезду сотрудника и его семьи;
по обустройству на новом месте жительства.
Это рамочные условия. Коммерческие фирмы самостоятельно определяют порядок и размер возмещения, включив нужные положения в:
коллективный договор;
трудовой договор (допсоглашение). Важно, чтобы этот документ был составлен и завизирован сторонами заблаговременно, а не постфактум;
локальный нормативный акт — если необходимость перемещать персонал возникает достаточно часто.
Последний упомянутый документ может называться как угодно — например, Положением о компенсационных выплатах. Куда важнее, чтобы в нем были зафиксированы все ключевые моменты: какие расходы компенсируются, на каком виде транспорта, по какому маршруту, что можно включить в расходы на обустройство и т.п.
Можно также просто прописать в качестве компенсации фиксированную сумму, которая устроит обе стороны. Но обязательно подчеркните, что это компенсация по ст. 169 ТК, чтобы избежать обложения НДФЛ (абз. 11 п. 1 ст. 217 НК). При этом безопаснее конкретно прописать, за что и при каких обстоятельствах выплачиваются компенсации — в случае судебных разбирательств это будет на руку работодателю.
Эксперты АКГ «Созидание и Развитие» проконсультируют по всем вопросам грамотного оформления условий компенсации расходов при переезде работника.
Почему важно подробно прописать компенсируемые расходы
Вот самый простой пример. В локальном акте указано, что работодатель возмещает «транспортные расходы». Возможно, что вы имели в виду готовность оплатить проезд плацкартом, а сотрудник купил билеты в купе. Скорее всего, суд встанет на сторону работника.
Другое дело, если использована четкая формулировка, например, о компенсации расходов на перелет эконом классом. Если сотрудник ознакомился с этим условием под роспись, а потом приобретает без особых оснований билеты в бизнес-класс, то работодатель не обязан компенсировать разницу в стоимости между «эконом» и «бизнесом».
Дать универсальный ответ на вопрос: «Что записать в компенсации при переезде?» невозможно. Придется оценить именно ваш случай, примите во внимание особенности местности по основной работе и при переезде.
Расходы придется компенсировать в любом случае, даже если условия будут прописаны некорректно. И никто не поручится за то, что суд обяжет возместить недовольному работнику все траты по максимуму. Так что лучше подстраховаться и прописать следующие моменты.
1. Вид и класс транспорта, выбор маршрута
Например, разумно указать, что компенсируются фактически произведенные расходы, но не свыше стоимости проезда по кратчайшему (или беспересадочному) маршруту следования в поездах всех категорий, если нет возможности проехать в поездах более бюджетных категорий. Если речь об авиабилетах, то разумно закрепить, что возмещается перелет эконом классом, если нет железнодорожного сообщения, или если перелет обойдется дешевле, нежели ехать поездом.
При переезде на личном автомобиле можно предусмотреть, что компенсируются расходы на топливо, амортизация авто, проезд по платным дорогам — возмещать или нет, в каких случаях.
2. Обязанность согласования отклонений от утвержденных правил
Если по согласованному маршруту, произошло ЧП, ремонт дорог / путей, отмена рейса, то не исключено, что сотрудник не сможет в назначенный срок прибыть на новое место. Нужно прописать сроки согласования выбора другого маршрута, средства передвижения и условия согласования — например, какая причина считается уважительной для отклонения.
3. Определите список членов семьи, переезд которых компенсируется
Как минимум это супруг(-а) и дети. Но по соглашению с работником возможно включить в этот список и других родственников, например, внуков, не достигших возраста 18-ти лет, не имеющих трудоспособных родителей. Для ориентира можно использовать положения ст. 14 СК.
4. Способы перевозки имущества, нормы провоза багажа
Следует определить норматив на каждого члена семьи и максимальный вес для конкретных видов транспорта. Разумно предусмотреть и прописать условия возмещения тогда, когда люди следуют одним видом транспорта, а имущество перевозят другим, или когда на каком-то участке нет возможности доставить багаж согласованным видом транспорта.
5. Расходы на обустройство
Пропишите, что конкретно входит в эти расходы. Например, возмещает ли работодатель временное проживание, расходы на риелтора, затраты на платный детский сад для детей и т.д. Детально пропишите, какие именно расходы на обустройство работодатель будет оплачивать.
Вот пример из реального положения:
«В расходы, возмещаемые при переезде, включаются расходы, связанные с наймом жилья, но не более 50 000 руб. в месяц. В течение 14-ти дней Работодатель возмещает расходы на оплату проживания в гостинице (класс «эконом») и услуг агента по подбору жилого помещения».
6. Необходимость документального подтверждения расходов и сроки компенсации
Прописывается сама обязанность сотрудника предоставить билеты, чеки, счета, оговариваются сроки их предоставления, последствия непредставления документов. Тут же можно прописать сроки оплаты возмещения.
Не следует включать в документы условие об обязанности работника полностью вернуть компенсацию в случае расторжения трудового договора по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК. В случае возникновения спора это положение, скорее всего, будет признано понижающим уровень гарантий по сравнению с ТК и не подлежащим применению (ст. 9 ТК, дело № 33-29842/2021, разрешенное Химкинским горсудом 04.10.2021).
Необходима консультация по корректному оформлению компенсаций за переезд? Возник конфликт с работником по поводу получения этого возмещения? Получите консультацию экспертов АКГ «Созидание и Развитие», мы найдем оптимальное решение вашей задачи!
Вашему бизнесу нужна юридическая помощь?
Помогаем в решении сложных задач!
Запишитесь на консультацию
Оставьте нам немного информации, и мы свяжемся с вами:
Реклама: ООО «Созидание и Развитие», ИНН: 7729407083, erid: LjN8JwhaV
Начать дискуссию