Перед составлением годовой отчетности каждая организация обязана провести инвентаризацию. По итогам этой процедуры может выясниться, что количество имущества по данным учета не соответствует его фактическому наличию. Расскажем, как оформить излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации, и провести их в учете.
Документальное оформление инвентаризации
Сразу напомним, что применять унифицированные формы инвентаризационных актов и ведомостей организации не обязаны с 2013 года и могут использовать бланки, разработанные самостоятельно. Однако многие компании продолжают использовать привычные формы, поэтому мы будем ссылаться именно на них.
Инвентаризация проводится по приказу руководителя компании.
Подробнее о сроках ее проведения и составе инвентаризационной комиссии мы рассказывали в этой статье. Там же вы сможете скачать бланк приказа.
Перед непосредственным проведением пересчета имущества материально-ответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы в полном объеме переданы инвентаризационной комиссии.
Каждый тип ценностей пересчитывают отдельно и заносят сведения в соответствующие инвентаризационные описи, например:
- основные средства (№ ИНВ-1);
- товарно-материальные ценности (№ ИНВ-3);
- наличные денежные средства (№ ИНВ-15);
- ценные бумаги и бланки строгой отчетности (№ ИНВ-16).
Так в описях фиксируют сведения о наименовании, инвентарном номере каждого объекта, его стоимости, фактическом количестве и количестве по данным учета и т. д. Заполняют документы либо рукописным способом, либо с помощью компьютера.
Если обнаружены излишки или недостачи, то комиссия дополнительно составляет сличительные ведомости:
- по основным средствам (№ ИНВ-18);
- по товарно-материальным ценностям (№ ИНВ-19).
По решению руководства предприятия результаты инвентаризации могут вноситься в единые регистры, в которых объединены показатели описей и сличительных ведомостей. Формы единых регистров утверждают учетной политикой.
По итогам инвентаризации комиссия проводит заседание, на котором формулирует свои предложения по зачету излишков и недостач, выявляет виновных в недостаче, составляет объяснения о причинах недостач, если виновные не установлены и т. д. Итоги заседания вносятся в протокол.
Затем все вышеуказанные документы (описи, ведомости или регистры, протокол) передаются на рассмотрение руководителя, который принимает окончательное решение. Оно утверждается приказом об утверждении результатов инвентаризации.
Онлайн-Спринтер — сервис для сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. Пользуйтесь бесплатно целый месяц и оцените все преимущества сервиса.
Как оприходовать излишки
В бухучете выявленные излишки относят на прочие доходы в том периоде, в котором провели инвентаризацию. А приходуют излишки по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.
Например, проводка по оприходованию излишков товара будет такой:
Д 41 К 91-1.
Излишек наличных денег приходуют в размере выявленной суммы:
Д 50 К 91-1.
Важно: нужно понимать, что излишек может быть результатом ошибки, допущенной ранее. Например, наличие лишнего товара может означать, что его просто забыли оприходовать. То есть накладная от поставщика есть, а в учетной программе товар не проведен. В этом случае товар нужно оприходовать в общем порядке, с использованием счета 60:
Д 41 К 60.
В налоговом учете излишки включают в состав внереализационных доходов и на общем режиме, и на УСН. Рыночную стоимость относят на доходы на дату окончания инвентаризации.
Организации на ОСНО включают излишки материально-производственных запасов в состав расходов по факту их реализации или отпуска в производство. Упрощенцы могут учесть излишки товаров в расходах на дату их продажи.
При оприходовании излишков имущества не будет входного НДС, взяться ему неоткуда. Начислять НДС на стоимость излишков тоже не нужно, так как объекта обложения НДС не возникает.
Подключите электронный документооборот с контрагентами через Такском и обменивайтесь документами, не покидая офиса. Сервис интегрирован с учетными системами и поддерживает роуминг со всеми операторами.
Как списать недостачу
Отражение недостачи в учете зависит от ситуации. Разберем возможные варианты.
Недостача в пределах норм естественной убыли
В бухучете такая недостача отражается в составе материальных расходов (расходов на продажу) проводками:
Д 94 К 10 (41 и т. д.),
Д 20 (44 и т. д.) К 94,
Д 91-2 К 94.
В налоговом учете на ОСНО такие недостачи учитывают в материальных расходах на дату окончания инвентаризации. Упрощенцы учесть убыток от недостачи не могут, так как приобретенное имущество ранее уже было учтено в расходах.
Недостача сверх норм естественной убыли или нормы не установлены
В данном случае возможны две ситуации:
1. Установлен виновник недостачи.
Тогда недостачу относят на материально-ответственное лицо:
Д 94 К 10 (41 и т. д.),
Д 73 К 94.
Убыток можно удерживать из зарплаты этого работника, но размер удержания не должен превышать 20% зарплаты за месяц:
Д 70 К 73.
Кроме того виновник может самостоятельно погасить долг:
Д 50 (51) К 73.
В налоговом учете организаций на ОСНО такой тип недостач учитывают в составе внереализационных расходов в один из следующих периодов:
- признание лица виновным;
- вступление в силу судебного решения о взыскании убытков с виновника недостачи;
- признание страховщиком страхового случая (если есть страховка на случай порчи или недостачи).
Упрощенцы такой тип недостач в расходах не учитывают.
2. Виновник недостачи не найден.
Если установить виновника не удалось или суд отказал во взыскании убытка с работника, в бухучете это отражают так:
Д 94 К 10 (41 и т. д.),
Д 91-2 К 94.
Организации на ОСНО учитывают убыток в составе внереализационных расходов.
Важно: если виновник не найден, это нужно подтвердить документально. Например, приложить постановление о прекращении уголовного дела. Иначе налоговики при проверке могут снять расходы и доначислить налог.
Упрощенцы такие убытки не учитывают.
Как учесть пересортицу
Пересортица — это выявленные излишки одного сорта товаров и недостачи другого сорта одного и того же наименования.
В бухучете пересортицу можно зачесть в счет недостач, если пересортица возникла:
- в одном и тот же периоде;
- у одного и того же материально-ответственного лица;
- по одному и тому же наименованию ТМЦ и в равных количествах.
Для зачета делают записи по дебету счета 41 по сорту товара, который оказался в излишке, и кредиту счета 41 по другому сорту товара, по которому выявлена недостача.
При этом:
- если стоимость недостающих ТМЦ больше, чем стоимость ТМЦ в излишке — разница относится на виновных лиц;
- если виновники не установлены, разницы признают недостачами сверх норм убыли и списывают в расходы.
Если излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий будет такой же, как и при обнаружении недостачи.
В налоговом учете зачет пересортицы невозможен, то есть излишки и недостачи придется признавать отдельно.
Комплекс решений для любого бизнеса
Электронная отчётность, ЭЦП, ЭДО, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Начать дискуссию