Государство активно стимулирует переход бизнеса на электронный документооборот. В некоторых сферах ЭДО уже стал обязательным. Расскажем, в каких случаях необходимо соглашение об ЭДО с контрагентами и как его правильно составить.
Когда соглашение не потребуется
Законодательством установлен ряд ситуаций, когда бизнес обязан использовать ЭДО.
Так, Налоговый кодекс предписывает обязательный обмен электронными счетами-фактурами между участниками оборота прослеживаемых товаров. Продавец обязан направить по ТКС электронный счет-фактуру, подписанный усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), а покупатель – принять его по этому же каналу связи. Альтернативы для участников нет. А все необходимые правила и положения закреплены НК и приказами Минфина.
Аналогичный порядок установлен для участников оборота маркированных товаров. Участники оборота обязаны обмениваться электронными универсальными передаточными документами (УПД) и направлять данные о переходе права собственности на маркированный товар в систему Честный ЗНАК.
Если контрагенты не будут использовать ЭДО для иных целей, то и согласовывать им нечего. По факту стороны могут заключить соглашение и закрепить в нем отдельные моменты. Например: услугами какого оператора пользоваться, чтобы избежать роуминга. Но это не обязательно.
В некоторых случаях достаточно согласия действием. Так, если контрагенты решили обмениваться электронно счетами-фактурами, то отдельное соглашение для этой цели не потребуется, достаточно просто приступить к обмену документами через ЭДО.
Дело в том, что порядок выставления, подписания и отправки электронных счетов-фактур, требования к формату и прочие ключевые вопросы давно проработаны и законодательно утверждены. Эту позицию ФНС подтверждает в письме от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755.
Таким образом, если нормативные акты четко регламентирует все вопросы применения ЭДО в определенной области, а контрагенты не планируют использовать электронный документооборот вне этой области – соглашение им не потребуется. Но они могут заключить его по собственной инициативе.
В компании «Такском» вы можете заказать квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи для подписания электронных документов при работе с контрагентами и иных видов ЭДО.
Подобрать ЭП
Когда соглашение обязательно
Если порядок электронного документооборота в определенной области законодательно не установлен, а стороны используют подписи, отличные от УКЭП – соглашение необходимо.
Так, в п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ сказано, что если стороны используют простые или неквалифицированные подписи для заверения электронных документов, то для придания им юридической силы требуется соглашение об ЭДО. Налоговики при проверке электронной документации, заверенной подписями такого типа, вправе запросить у компании соглашение по ЭДО, чтобы убедиться, что первичка легитимна (письмо от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).
Технически, подтверждать юридическую значимость документов, подписанных УКЭП, необязательно. Такие документы – юридически равнозначны бумажным, собственноручно подписанным руководителем (ИП) или иным уполномоченным лицом. Однако, если порядок документооборота определенным видом документов законом не урегулирован, то контрагентам стоит установить и закрепить его самостоятельно, чтобы избежать споров и разногласий.
Какие нормативные акты помогут составить соглашение
При составлении соглашения нужно опираться на следующие акты:
- закон о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011;
- закон об электронных подписях № 63-ФЗ от 06.04.2011;
-
ФСБУ 27/2021 о документообороте в бухучете;
-
Методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами между компаниями (ИП) или физлицами.
Форма соглашения
Соглашение можно оформить как:
- отдельный документ;
- раздел обычного договора (поставки, выполнения работ, оказания услуг и т. д.);
- дополнительное соглашение к действующему договору с контрагентом.
Какие условия нужно включить в соглашение
№ | Положение | Пояснение |
1 | Виды электронных подписей, которыми можно подписывать электронные документы | Если требование об использовании определенного вида подписей в конкретной области не установлено законом, стороны вправе сами выбрать удобный вариант. Пропишите в соглашении, в каких случаях можно использовать простую или, неквалифицированную подпись, а в каких только квалифицированную |
2 | Перечень форматов электронных документов | Форматы некоторых документов закреплены законом (счет-фактура, УПД). В иных случаях стороны могут выбрать удобные форматы файлов. Например: doc, pdf, jpg и т. д. При желании можно оговорить, каким способом будет подписан документ: открепленной подписью или прикрепленной |
3 | Способы направления документов | Взаимодействие может осуществляться через оператора ЭДО, а в не запрещенных законом случаях – иными способами: через электронную почту, мессенджеры, личный кабинет одного контрагента на сайте другого и т. д. Пропишите, будет ли использован один или несколько способов. Зафиксируйте доступные каналы. Например: укажите адреса электронной почты, которые будут использованы для обмена документами |
4 | Способы подтверждения отправления и получения электронных документов | Например, законодательный порядок получения счетов-фактур выглядит так: - счет-фактура считается выставленным, если продавец получил подтверждение от своего оператора ЭДО;
- счет-фактура считается полученным, если покупатель получил подтверждение от своего оператора ЭДО.
Такой порядок можно применять и для обмена другими документами через оператора ЭДО. Если же обмен происходит без участия оператора, целесообразно прописать порядок на основе п. 3 и 4 Методических рекомендаций ФНС. В частности, оговорить порядок формирования и направления извещения о получении электронного документа. Если контрагенты используют многосторонние электронные документы необходимо зафиксировать один канал для обмена таким документами, очередность их направления и подписания каждой стороной |
5 | Возможность сочетания ЭДО с бумажным документооборотом | Если принято решение о смешанном документообороте, важно четко установить порядок направления документации, чтобы избежать дублирования документов. Иначе могут возникнуть споры о том, какой именно документ является подлинником (могут оказаться под вопросом: дата выдачи, получения и т. д.). Например: оговорить, что перевыставление в электронной форме документа, ранее оформленного на бумажном носителе, недопустимо |
6 | Полномочия лиц, подписывающих электронные документы | Определите полномочия сотрудников контрагента, отличных от первых лиц. которые вправе действовать без доверенности. Когда потребуется бумажная доверенность, когда электронная (машиночитаемая). В какой момент она должна быть направлена контрагенту: предварительно, перед началом документооборота или прилагаться к каждому пакету документов |
7 | Возможность шифрование документов | Шифрование возможно, если иной порядок не установлен нормативными актами или договорными обязательствами. Например: запрещено шифровать счета-фактуры (УПД), которые содержат реквизиты прослеживаемости. Другой случай: договор одного из контрагентов (обоих контрагентов) с оператором ЭДО содержит условие, что оператор обязан проверять электронные документы по определенным параметрам. В остальном стороны свободны в выборе |
8 | Порядок проверки электронных подписей и подписантов | Пропишите, как будет происходить проверка лица, подписавшего документ простой подписью, или проверка неквалифицированной подписи. Установите порядок оформления результатов проверки и уведомления контрагента |
9 | Хранение электронных документов | Документы в электронном формате хранят столько же, сколько и бумажные аналоги. Например: для целей бухучета первичку хранят 5 лет, а для целей налогообложения – 4 года. Пропишите в соглашении возможность получения копий у контрагента, если какой-либо электронный документ был утерян |
10 | Обеспечение конфиденциальности | Укажите, что стороны обязаны соблюдать конфиденциальность переданных документов и используемых ключей электронных подписей. А также пропишите порядок действий, если это условие будет нарушено |
11 | Форс-мажор | Установите порядок действий при возникновении непредвиденных обстоятельств. Например: каким образом и в какой срок сообщить контрагенту, если возникли проблемы технического характера. Как направлять документы, пока проблема не будет решена. Укажите лиц, ответственных за взаимодействие по ЭДО и решение форс-мажорных ситуаций |
Эти положения можно дополнить другими условиями, которые являются важными для вас и помогут наилучшим образом организовать обмен электронными документами между вашей компанией и ее партнерами.
Компания «Такском» предлагает вам быстрый, надежный и выгодный переход на ЭДО с контрагентами. Выберите оптимальное решение для любых целей и учетных программ.
Получить консультацию
Комплекс решений для любого бизнеса
Электронная отчётность, ЭЦП, ЭДО, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
Комментарии
7Подскажите, пожалуйста, каким документом установлена обязанность для участников оборота маркированных товаров применять ЭДО?
Вы не сможете передать УПД без ЭДО.
Я так понял, что это не для всех товарных групп пока что и распространяется на обувь; легкую промышленность; шины; духи; фототехника. У нас лекарства, поставщики до сих пор на бумаге документы передают и требуют обратный акцепт.
Постановление Правительства РФ от 31 декабря 2020 г. № 2464 - документы по маркировке епредаются через оператора ЭДО. УПД там везде обозначен как только электронный документ.
Спасибо
а где-нибудь "лежит" образец "Договор на ЭДО"? скачать и воспользоваться можно?
Я включала в договора вот такой пункт (можно сделать отдельное соглашение с аналогичным текстом:
По согласованию сторон, Заказчик и Исполнитель могут использовать электронный документооборот и обмениваться документами, подписанными электронными подписями сторон. Под электронным документооборотом («ЭДО») понимается последовательность транзакций по обмену электронными документами между Сторонами, когда электронные документы создаются, передаются и хранятся с помощью электронных вычислительных телекоммуникационных сетей, информационных систем. Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию