Соглашение об ЭДО с контрагентом: когда оно обязательно и как его составить
Государство активно стимулирует переход бизнеса на электронный документооборот. В некоторых сферах ЭДО уже стал обязательным. Расскажем, в каких случаях необходимо соглашение об ЭДО с контрагентами и как его правильно составить.
Когда соглашение не потребуется
Законодательством установлен ряд ситуаций, когда бизнес обязан использовать ЭДО.
Так, Налоговый кодекс предписывает обязательный обмен электронными счетами-фактурами между участниками оборота прослеживаемых товаров. Продавец обязан направить по ТКС электронный счет-фактуру, подписанный усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), а покупатель – принять его по этому же каналу связи. Альтернативы для участников нет. А все необходимые правила и положения закреплены НК и приказами Минфина.
Аналогичный порядок установлен для участников оборота маркированных товаров. Участники оборота обязаны обмениваться электронными универсальными передаточными документами (УПД) и направлять данные о переходе права собственности на маркированный товар в систему Честный ЗНАК.
Если контрагенты не будут использовать ЭДО для иных целей, то и согласовывать им нечего. По факту стороны могут заключить соглашение и закрепить в нем отдельные моменты. Например: услугами какого оператора пользоваться, чтобы избежать роуминга. Но это не обязательно.
В некоторых случаях достаточно согласия действием. Так, если контрагенты решили обмениваться электронно счетами-фактурами, то отдельное соглашение для этой цели не потребуется, достаточно просто приступить к обмену документами через ЭДО.
Дело в том, что порядок выставления, подписания и отправки электронных счетов-фактур, требования к формату и прочие ключевые вопросы давно проработаны и законодательно утверждены. Эту позицию ФНС подтверждает в письме от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755.
Таким образом, если нормативные акты четко регламентирует все вопросы применения ЭДО в определенной области, а контрагенты не планируют использовать электронный документооборот вне этой области – соглашение им не потребуется. Но они могут заключить его по собственной инициативе.
В компании «Такском» вы можете заказать квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи для подписания электронных документов при работе с контрагентами и иных видов ЭДО.
Когда соглашение обязательно
Если порядок электронного документооборота в определенной области законодательно не установлен, а стороны используют подписи, отличные от УКЭП – соглашение необходимо.
Так, в п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ сказано, что если стороны используют простые или неквалифицированные подписи для заверения электронных документов, то для придания им юридической силы требуется соглашение об ЭДО. Налоговики при проверке электронной документации, заверенной подписями такого типа, вправе запросить у компании соглашение по ЭДО, чтобы убедиться, что первичка легитимна (письмо от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).
Технически, подтверждать юридическую значимость документов, подписанных УКЭП, необязательно. Такие документы – юридически равнозначны бумажным, собственноручно подписанным руководителем (ИП) или иным уполномоченным лицом. Однако, если порядок документооборота определенным видом документов законом не урегулирован, то контрагентам стоит установить и закрепить его самостоятельно, чтобы избежать споров и разногласий.
Какие нормативные акты помогут составить соглашение
При составлении соглашения нужно опираться на следующие акты:
- закон о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011;
- закон об электронных подписях № 63-ФЗ от 06.04.2011;
- ФСБУ 27/2021 о документообороте в бухучете;
- Методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами между компаниями (ИП) или физлицами.
Форма соглашения
Соглашение можно оформить как:
- отдельный документ;
- раздел обычного договора (поставки, выполнения работ, оказания услуг и т. д.);
- дополнительное соглашение к действующему договору с контрагентом.
Какие условия нужно включить в соглашение
Эти положения можно дополнить другими условиями, которые являются важными для вас и помогут наилучшим образом организовать обмен электронными документами между вашей компанией и ее партнерами.
Компания «Такском» предлагает вам быстрый, надежный и выгодный переход на ЭДО с контрагентами. Выберите оптимальное решение для любых целей и учетных программ.
Комплекс решений для любого бизнеса
Электронная отчётность, ЭЦП, ЭДО, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Комментарии
7Подскажите, пожалуйста, каким документом установлена обязанность для участников оборота маркированных товаров применять ЭДО?
Постановление Правительства РФ от 31 декабря 2020 г. № 2464 - документы по маркировке епредаются через оператора ЭДО. УПД там везде обозначен как только электронный документ.
а где-нибудь "лежит" образец "Договор на ЭДО"? скачать и воспользоваться можно?