Машиночитаемая доверенность. Как с ней работать

Что такое машиночитаемая доверенность, и в каких случаях она нужна

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности, который дает право сотруднику подписывать от имени организации электронные документы.

Сейчас для этого используется сертификат юрлица, в котором есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте. Но с 2023 года правила оформления и обмена электронными документами изменятся. Поправки в законодательство внес закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ.

Уже известно, что отчетность в ФНС, ФСС и Росстат будет приниматься только с приложением машиночитаемой доверенности. Также на новый формат перейдут системы алкогольной отчетности — ЕГАИС РАР, системы маркировки Честный ЗНАК, банки, нотариальные конторы и т. д.

В чем отличия от действующей схемы?

Чтобы продолжить работу с ЭДО, организациям и ИП потребуется:

выпустить отдельный сертификат для сотрудника-подписанта (получить ЭП физлица можно в любом аккредитованном УЦ);
выпустить на физическое лицо машиночитаемую доверенность (МЧД), ее подписывает сам генеральный директор (ИП) с помощью КЭП.

Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов контрагенту, сотрудник будет удостоверять их собственной ЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.

Рекомендуем приобрести электронную подпись для физических лиц в УЦ Такском — это Всероссийский аккредитованный удостоверяющий центр, надежный и проверенный временем партнер.

Что из себя представляет машиночитаемая доверенность?

Единые требования к машиночитаемой доверенности прописаны в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 857 и от 18.08.2021 № 858.

Функция представления электронной доверенности, например, в налоговую службу уже реализована во всех программах Такском для интернет-отчетности.

Почему нельзя просто приложить скан бумажной доверенности?

МЧД отличается от скана-копии бумажного документа тем, что у нее особый формат. Благодаря этому, сведения из машиночитаемой доверенности распознаются информационной системой автоматически.

Задача МЧД — подтвердить полномочия физического лица, которое составляет и отправляет официальные документы от имени компании по ЭДО.

Как работать с машиночитаемой доверенностью

1. Сроки перехода на машиночитаемую доверенность

Недавно появилась информация, что дату обязательного внедрения электронных доверенностей перенесут с января на сентябрь 2023 года (письмо Минцифры № ОП-П15-5-070-30864 от 07.06.2022).

Но уже сейчас некоторые площадки позволяют предпринимателям и юрлицам использовать МЧД. Например отчетность по новым правилам (с приложением машиночитаемой доверенности) принимают сервисы ФНС и ФСС.

Поэтому не советуем откладывать покупку электронных подписей для физлиц на последний момент. Пробовать, тестировать, обучать сотрудников новым правилам необходимо заранее, чтобы потом не случился простой в работе.

2. Оформление и подписание электронной доверенности

Генеральный директор заполняет необходимые сведения в машиночитаемой доверенности (см. приказы Минкомсвязи от 18.08.2021 № 857, от 18.08.2021 № 858) и подписывает документ своей КЭП руководителя. После чего МЧД сохраняется в информационной системе.

3. Хранение доверенностей

Все правила хранения, использования и отмены электронных доверенностей прописаны в постановлении Правительства № 223 от 21.02.2022.

МЧД могут храниться в любой из нижеперечисленных информационных систем:

оператора ЭДО, услугами которого пользуется компания (в т. ч.Такском);
аккредитованных удостоверяющих центров;
УЦ ФНС, Казначейства, Центробанка;
в системе ФНС, ПФР, ФСС и т. д.;
в системе, где происходит подписание электронных документов (например, собственная ИС компании).

После того, как оператор получает доверенность на хранение, он:

фиксирует дату и время поступления МЧД;
автоматически создает подтверждение о получении доверенности;
подписывает его КЭП и пересылает доверителю.

4. Применение МЧД в работе

Подтвердить право на подписание электронных документов при ЭДО сотрудник может следующими способами:

Прикрепить файл МЧД к пакету подписанных документов.

Для этого нужно найти доверенность в архиве информационной системы и приложить к пакету перед отправкой его контрагенту (госслужбе).

Указать реквизиты доверенности, которая хранится в сторонней информационной системе — у оператора ЭДО или аккредитованного удостоверяющего центра.

Данные о доверенностях передаются в общую базу МЧД, поэтому получатель пакета просто введет номер электронной доверенности и получит всю информацию о ней. В частности, срок действия уполномочивающего документа, круг полномочий подписанта и т. д.

5. Отмена доверенности

Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана (например, при увольнении работника компании), руководитель может отменить машиночитаемую доверенность. Для этого достаточно направить в информационную систему, где хранится МЧД, заявление на отзыв.

В каждой системе свои правила и шаблоны заявок, поэтому уточните этот вопрос сразу при подключении и передаче доверенности в хранилище.

Приобрести электронную подпись для физического лица (сотрудника), выпустить машиночитаемую доверенность и использовать ее в работе с контрагентами и госслужбами — можно уже сейчас. Полный спектр услуг от выпуска до регистрации и хранения осуществляет аккредитованный УЦ Такском.

Комплекс решений для любого бизнеса

ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО

Оставьте заявку на подключение или консультацию

Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам: