Что такое машиночитаемая доверенность, и в каких случаях она нужна
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности, который дает право сотруднику подписывать от имени организации электронные документы.
Сейчас для этого используется сертификат юрлица, в котором есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте. Но с 2023 года правила оформления и обмена электронными документами изменятся. Поправки в законодательство внес закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ.
Уже известно, что отчетность в ФНС, ФСС и Росстат будет приниматься только с приложением машиночитаемой доверенности. Также на новый формат перейдут системы алкогольной отчетности — ЕГАИС РАР, системы маркировки Честный ЗНАК, банки, нотариальные конторы и т. д.
В чем отличия от действующей схемы?
Чтобы продолжить работу с ЭДО, организациям и ИП потребуется:
- выпустить отдельный сертификат для сотрудника-подписанта (получить ЭП физлица можно в любом аккредитованном УЦ);
- выпустить на физическое лицо машиночитаемую доверенность (МЧД), ее подписывает сам генеральный директор (ИП) с помощью КЭП.
Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов контрагенту, сотрудник будет удостоверять их собственной ЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.
Рекомендуем приобрести электронную подпись для физических лиц в УЦ Такском — это Всероссийский аккредитованный удостоверяющий центр, надежный и проверенный временем партнер.
Что из себя представляет машиночитаемая доверенность?
Единые требования к машиночитаемой доверенности прописаны в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 857 и от 18.08.2021 № 858.
Функция представления электронной доверенности, например, в налоговую службу уже реализована во всех программах Такском для интернет-отчетности.
Почему нельзя просто приложить скан бумажной доверенности?
МЧД отличается от скана-копии бумажного документа тем, что у нее особый формат. Благодаря этому, сведения из машиночитаемой доверенности распознаются информационной системой автоматически.
Задача МЧД — подтвердить полномочия физического лица, которое составляет и отправляет официальные документы от имени компании по ЭДО.
Как работать с машиночитаемой доверенностью
1. Сроки перехода на машиночитаемую доверенность
Недавно появилась информация, что дату обязательного внедрения электронных доверенностей перенесут с января на сентябрь 2023 года (письмо Минцифры № ОП-П15-5-070-30864 от 07.06.2022).
Но уже сейчас некоторые площадки позволяют предпринимателям и юрлицам использовать МЧД. Например отчетность по новым правилам (с приложением машиночитаемой доверенности) принимают сервисы ФНС и ФСС.
Поэтому не советуем откладывать покупку электронных подписей для физлиц на последний момент. Пробовать, тестировать, обучать сотрудников новым правилам необходимо заранее, чтобы потом не случился простой в работе.
2. Оформление и подписание электронной доверенности
Генеральный директор заполняет необходимые сведения в машиночитаемой доверенности (см. приказы Минкомсвязи от 18.08.2021 № 857, от 18.08.2021 № 858) и подписывает документ своей КЭП руководителя. После чего МЧД сохраняется в информационной системе.
3. Хранение доверенностей
Все правила хранения, использования и отмены электронных доверенностей прописаны в постановлении Правительства № 223 от 21.02.2022.
МЧД могут храниться в любой из нижеперечисленных информационных систем:
- оператора ЭДО, услугами которого пользуется компания (в т. ч.Такском);
- аккредитованных удостоверяющих центров;
- УЦ ФНС, Казначейства, Центробанка;
- в системе ФНС, ПФР, ФСС и т. д.;
- в системе, где происходит подписание электронных документов (например, собственная ИС компании).
После того, как оператор получает доверенность на хранение, он:
- фиксирует дату и время поступления МЧД;
- автоматически создает подтверждение о получении доверенности;
- подписывает его КЭП и пересылает доверителю.
4. Применение МЧД в работе
Подтвердить право на подписание электронных документов при ЭДО сотрудник может следующими способами:
- Прикрепить файл МЧД к пакету подписанных документов.
Для этого нужно найти доверенность в архиве информационной системы и приложить к пакету перед отправкой его контрагенту (госслужбе).
- Указать реквизиты доверенности, которая хранится в сторонней информационной системе — у оператора ЭДО или аккредитованного удостоверяющего центра.
Данные о доверенностях передаются в общую базу МЧД, поэтому получатель пакета просто введет номер электронной доверенности и получит всю информацию о ней. В частности, срок действия уполномочивающего документа, круг полномочий подписанта и т. д.
5. Отмена доверенности
Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана (например, при увольнении работника компании), руководитель может отменить машиночитаемую доверенность. Для этого достаточно направить в информационную систему, где хранится МЧД, заявление на отзыв.
В каждой системе свои правила и шаблоны заявок, поэтому уточните этот вопрос сразу при подключении и передаче доверенности в хранилище.
Приобрести электронную подпись для физического лица (сотрудника), выпустить машиночитаемую доверенность и использовать ее в работе с контрагентами и госслужбами — можно уже сейчас. Полный спектр услуг от выпуска до регистрации и хранения осуществляет аккредитованный УЦ Такском.
Комплекс решений для любого бизнеса
ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
Начать дискуссию