Что такое электронная подпись и зачем она нужна
Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог личной подписи человека, который нужен для того, чтобы удостоверить тот или иной электронный документ. Выглядеть такая подпись может как символьный или цифробуквенный набор, либо как штамп с печатью, а в определенных случаях и вообще являться невидимой для всех, кроме специальных устройств.
Самая главная функция электронной подписи – подтвердить то, что автором конкретного электронного документа является конкретное лицо. В некоторых случаях ЭП может удостоверять тот факт, что в данный электронный документ никто не вносил изменений с того момента, как он был подписан.
Какие виды электронных подписей существуют
Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ об электронной подписи выделяет три вида подписей:
Простая электронная подпись (ПЭП).
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Простая электронная подпись имеет силу собственноручной, если об этом заключено специальное соглашение между соответствующими участниками электронного документооборота. Пример такой подписи, знакомый каждому – это логин и пароль, которые вводятся при входе на тот или иной сайт.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись подходит для внутреннего оборота документов компании (приказов, распоряжений, документов по кадрам), а также для обмена электронными документами между контрагентами в области b2b. К ним, в частности, можно отнести счета-фактуры, договоры, различные акты и т.д. Но, чтобы использовать УНЭП наравне с бумажной подписью, также нужно соответствующее соглашение сторон.
Обратите внимание: согласно письму Минфина № 03-03-06/1/23591 от 04.04.2019, если речь идет о сдаче «первички», то закон допускает применение абсолютно любого вида электронных подписей. Будучи подписаны таким образом, документы бухгалтерского и налогового учета имеют такую же юридическую силу, как если бы бухгалтер собственноручно завизировал их бумажные экземпляры.
Усиленная квалифицированная электронная подпись – наиболее надежный вид электронной подписи. В отличие от предыдущих, здесь сторонам не нужно заключать соглашение о том, чтобы УКЭП имела такую же силу, как подпись на бумаге. Это происходит автоматически в силу предписания закона.
Именно УКЭП нужна бухгалтеру, чтобы сдавать электронную отчетность в контролирующие органы (налоговые инспекции, Соцфонд, Росстат, Центробанк, Росалкогольрегулирование, ФТС и др.), участвовать в электронных торгах либо работать с государственными информсистемами (например, «Честный ЗНАК» или ЕГАИС).
С помощью Такском можно получить электронную подпись для сдачи отчетности, удовлетворяющую всем действующим стандартам. А при оплате онлайн имеется возможность заказать срочный выпуск ЭП – тогда ее оформят всего за 30 минут.
В чем главное отличие квалифицированной электронной подписи
На самом деле их несколько. Во-первых, выдавать ее могут только удостоверяющие центры ФНС или доверенные лица УЦ ФНС, и никто больше.
Во-вторых, УКЭП записывается на специальный носитель, который называется токеном. Это устройство позволяет использовать электронную подпись на разных ПК.
В-третьих, ключ проверки УКЭП записывается в специальном сертификате, структура которого утверждена приказом ФСБ от 27.12.2011 № 795. Этот сертификат может быть как электронным, так и бумажным – но его необходимо иметь в любом случае.
Использование УКЭП невозможно без установленной на ПК специальной программы – КриптоПро CSP с лицензией. Она обеспечивает проверку электронной подписи и юридическую значимость электронных документов.
Где и как можно получить квалифицированную электронную подпись в 2023 году
Это зависит в первую очередь от того, кто ее получает:
Руководители организаций и ИП могут получить УКЭП абсолютно бесплатно в УЦ ФНС или у доверенных лиц УЦ ФНС.
Если речь идет о государственном или муниципальном органе власти или организации, которая ему подведомственна, то за подписью нужно будет идти в УЦ Федерального казначейства.
Кредитные и финансовые организации, а также операторы платежных систем получают свои подписи через удостоверяющий центр Центрального банка.
Чтобы получить усиленную квалифицированную подпись, нужно обратиться в удостоверяющий центр ФНС или доверенное лицо УЦ ФНС. Чтобы заказать подпись, достаточно заполнить соответствующее заявление, после чего приложить к нему необходимые документы: как правило, это паспорт и СНИЛС.
По окончании проверки всех документов вы получите ключ электронной подписи, ключ ее проверки и сертификат ключа проверки УКЭП.
Получите электронную подпись для сдачи отчетности в контролирующие органы через интернет в Такском. Вы можете дополнительно приобрести лицензированную программу КриптоПро CSP.
Должен ли главный бухгалтер специально получать для себя отдельную УКЭП
Напомним, что до 1 сентября 2023 года действует переходный период, в который сотрудник, в том числе и бухгалтер, может подписывать документы двумя способами:
Первый способ – с помощью КЭП юридического лица, полученной на сотрудника организации. Сертификат включает сведения о компании и самом работнике.
Второй способ – с помощью личной подписи работника (физического лица) с приложением машиночитаемой доверенности (МЧД).
После 31 августа 2023 года подписывать документы можно будет только с помощью УКЭП руководителя или электронной подписи физлица с приложением МЧД.
Физлицо – сотрудник организации или ИП может получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ).
АУЦ Такском предлагает широкий выбор ЭЦП, основными преимуществами которых являются доступная цена, быстрый срок изготовления и надёжность.
Закон № 63-ФЗ указывает на то, что использовать электронную подпись легальным образом может только владелец. Например, именно на нем лежит обязанность обеспечить безопасность и конфиденциальность ключей проверки своей электронной подписи.
И кроме того, это дополнительная гарантия безопасности для самого руководителя – ведь если с помощью его подписи бухгалтер или главный бухгалтер совершит какое-либо мошенничество или иное преступление, то вся ответственность по закону ляжет на того, кому выдана подпись (т.е. директора либо гендиректора).
Важный момент: если в компании отчетностью занимается несколько бухгалтеров, то каждому из них лучше всего оформить отдельные ЭП в рамках собственных полномочий. Таким образом, один из них сможет, например, подписывать документы касательно НДС, а другой – документы отчетности (бухгалтерский баланс, налоговые декларации и отчетность по сотрудникам).
Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) и в чем ее особенности
Машиночитаемая доверенность – это цифровая доверенность, которая заверена электронной подписью руководителя организации и дает право ее сотруднику представлять юрлицо, используя свою собственную ЭП.
Необходимость введения машиночитаемой доверенности связана именно с тем, что теперь все сотрудники по закону получают электронные подписи только как физические лица, без привязки к компании-работодателю.
Таким образом, если, например, бухгалтер перешел из одной компании в другую, то ему не придется оформлять себе новую электронную подпись. Особенно это актуально для бухгалтеров на аутсорсе, которые могут работать в нескольких организациях сразу.
Оформите электронную подпись в Такском штатным сотрудникам компании, например, бухгалтерам и кадровикам, а также внештатным работникам – бухгалтерам на аутсорсе, налоговым представителям, таможенным брокерам и временным управляющим.
Как верно заполнить платёжку по единому налоговому платежу?
Забирайте статью-подсказку бесплатно
Заполните форму ниже, отправим статью на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8JyNp2
Начать дискуссию