В каких случаях в 2023 году командировочные расходы облагаются НДФЛ и страховыми взносами

Какие командировочные расходы оплачивает работодатель

Работодатель берет на себя оплату всех расходов, связанных с командировкой работника (ст. 168 ТК). В общем случае это:

• проживание в командировке;

• проезд к месту командировки;

• суточные;

• другие согласованные сторонами расходы.

Если речь идет о поездке в другое государство, то перечень расходов сотрудника, которые обязан возместить работодатель, может дополниться расходами на оформление загранпаспорта, визы, обязательной страховки и прочими.

Полный перечень расходов, связанных с командировкой, и порядок их оплаты работодатель фиксирует в положении и командировках. А порядок учета командировочных расходов — в учетной политике. При этом возмещение расходов и порядок учета зависят от наличия подтверждающих документов. 

В каких случаях командировочные расходы облагают НДФЛ, страховыми взносами 

Большая часть командировочных расходов оплачивается по фактическим затратам, но есть и те, в отношении которых установлены нормы. К тому же есть расходы, подлежащие возмещению в соответствии с требованием законодательства, а есть предусмотренные политикой компании и выходящие за границы законодательных норм. От совокупности этих факторов и зависит необходимость удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Оплата дней командировки

Оплата дней командировки осуществляется по среднему заработку в соответствии с постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. Для командировок в ЛНР, ДНР, Запорожскую и Херсонскую область действуют требования указа Президента от 17.10.2022 № 752 об оплате дней нахождения в командировке в указанных регионах в размере двукратного среднего заработка.

Если командировка выпала на выходные или нерабочие праздники, и сотрудник выполнял в это время свои должностные обязанности, эти дни оплачиваются вдвойне (ст. 153 ТК).

Проживание

В командировке работник может проживать как в отеле, так и в арендованной квартире или доме. Работодатель обязан возместить стоимость жилья вне зависимости от типа объекта.

В общем случае для подтверждения расходов нужен договор. При аренде жилья у физлица на оплату в бухгалтерию также нужно предъявить чек или платежное поручение на перевод денег арендодателю или его расписку о получении денег, если расчеты произведены наличкой.

Гостиничные услуги подтверждаются чеком (бланком строгой отчетности) или платежным поручением, актом об оказании услуг и справкой о проживании, если договор заключен не напрямую с гостиницей, а через оператора (агента). 

Обязательной компенсации подлежит только стоимость проживания. Она не облагается страховыми взносами и НДФЛ.

Возмещение расходов на оплату гостиниц облагается НДФЛ и страховыми взносами в двух случаях:

1. У работника нет документов, которыми можно подтвердить расходы на жилье, но работодатель все равно возмещает их. Сумма выплаты, которая превышает 700 рублей за сутки для внутренних командировок и 2 500 рублей за сутки для заграничных, подлежат обложению НДФЛ и взносами на основании ст. 217 НК.

2. Работник воспользовался дополнительными услугами гостиницы, например, прачечной, бассейном или питанием, а работодатель компенсирует их стоимость. Эти расходы не входят в проживание и не относятся к обязательным к возмещению с точки зрения ст. 168 ТК. 

Проезд

Работодатель обязан оплатить работнику проезд к месту командировки и обратно. Вид транспорта законодательством не ограничен, поэтому добираться до места командирования работник может:

• самолетом;

• поездом;

• рейсовыми автобусами и маршрутными такси;

• такси;

• каршерингом;

• на личном или служебном автомобиле.

Расходы на общественный транспорт подтверждаются билетом в сочетании с чеком или платежным поручением. Для авиаперевозок дополнительно нужен посадочный талон, который подтвердит, что рейс состоялся и работник присутствовал на борту. При утрате посадочного талона подойдет справка от авиакомпании или отметки о пересечении границы в паспорте, если командировка была заграничной.

Услуги такси и каршеринга подтверждаются чеком. А расходы на топливо как для личного или служебного автомобиля, так и для арендованного — чеком и путевым листом.

Однако бывают исключения. Например, если социальной политикой компании предусмотрена оплата проезда работников к месту проведения отпуска, и работник отправился на отдых прямо из места командирования. Расходы на дорогу из командировки в отпуск не классифицируются как командировочные, поэтому с компенсации их стоимости работодатель удерживает НДФЛ и платит страховые взносы.

Суточные

Суточные — это компенсация расходов, вызванных тем, что работник вынужден жить не дома. Эти расходы документально не подтверждаются и рассчитываются исходя из количества дней, проведенных в командировке с учетом времени на дорогу туда и обратно.

Работодатель самостоятельно определяет и прописывает в локальных актах размер суточных. Кстати, он может быть дифференцирован, например, в зависимости от должности работника или региона проведения командировки. Но освобождаются от обложения страховыми взносами и НДФЛ суточные в пределах:

• 8 480 рублей в сутки для командировок в Донецкую и Луганскую народные республики, Херсонскую и Запорожскую области;

• 700 рублей в сутки для командировок в другие регионы России;

• 2 500 рублей за пределами страны.

С выплат, превышающих указанные значения, работодатель удерживает НДФЛ и платит страховые взносы. 

Безотчетные суммы

При направлении работника в командировку в новые Российские регионы работодатель может выплачивать ему деньги на непредвиденные расходы и не требовать отчет по их использованию. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами расходы в размере 700 рублей в сутки.

В какой срок нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы

Датой фактического получения дохода, подлежащего обложению НДФЛ, является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (п. 1 ст. 223 НК).

Если НДФЛ удержан с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца, то перечислить его нужно не позднее 28 числа текущего месяца.

Начисленные страховые взносы необходимо уплатить не позднее 28 числа следующего месяца.

Отчетность по НДФЛ и страховым взносам с командировочных расходов

Суммы командировочных расходов, подпадающие под обложение НДФЛ и страховыми взносами, необходимо отразить в расчете 6-НДФЛ, РСВ и разделе 2 ЕФС-1.

Сдавайте отчетность во все контролирующие органы без ограничений и всегда на актуальных бланках через Такском. Наши специалисты удаленно и оперативно настроят рабочее место и бесплатно проконсультируют по всем вопросам работы с сервисом в режиме 24/7.

Научитесь заполнять ЕФС-1 по договорам ГПХ

Когда сдавать, какие разделы заполнять и за кого

Получите бесплатный гайд по ЕФС-1

Заполните форму - гайд придет на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KNDnm