Общий порядок
Если работодатель вручает подарок в качестве поощрения за труд, согласно ст. 191 ТК, то это не презент, а именно вознаграждение за выполнение трудовой функции. Поэтому достаточно издать соответствующий приказ. При этом можно воспользоваться формой № Т-11, Т-11а (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Но компания может преподносить ценности как подарки. Если работодатель вручает подарок в честь праздника, например, юбилея, и при этом его стоимость превышает порог в 3000 руб., то нужно составить и заключить письменный договор дарения (ст. 574 ГК). Вручение подарков меньшей стоимости можно оформить другим документом, например, с помощью ведомости, в которой есть необходимые реквизиты (см. п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Локальные нормативные акты нужны в любом случае. Это могут быть положения, приказы, распоряжения — главное, чтобы они регламентировали основные моменты, которые связаны с порядком закупки подарков и ориентировочной стоимостью. Нужно, чтобы эти документы обязательно содержали перечень сотрудников, которые получат презенты, или их детей, если подарки предназначены для них.
Электронные подписи ускоряют и упрощают процесс подписания кадровых и других документов с сотрудниками. Обеспечьте эффективное и быстрое электронное взаимодействие между сотрудниками и отделом кадров с корпоративными решениями от «Такском».
Налог на доходы физических лиц
Если подарки вручаются как поощрения за труд, НДФЛ нужно начислять в общем порядке, как при выплате премии. Подарок в этом случае – это часть зарплаты (ст. 129 ТК).
Если подарки приурочены к определенному событию и их суммарная стоимость за год не превышает 4000 руб., НДФЛ начислять не нужно (п. 33 ст. 217 НК). Налогом облагается сумма, которая превышает этот порог.
Включать подарки в расчет 6-НДФЛ не нужно — такие разъяснения содержит письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329 (несмотря на то, что разъяснение дано относительно старой формы, которая утверждена приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, этот подход актуален по-прежнему, и для формы, утвержденной приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753).
Однако если подарков несколько и будет превышен порог в 4000 руб., то по стр. 110 разд. 2 ф. 6-НДФЛ нужно отразить всю сумму «подарочного» дохода, а необлагаемый лимит в 4000 руб. указать в вычетах (стр. 130) (п. 28 ст. 217 НК, п. 4.3 Порядка, утв. приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753).
Сдавайте электронную отчетность с удобным сервисом «Онлайн-Спринтер» от Такском. У сервиса простой и понятный интерфейс и есть встроенная проверка на ошибки. Календарь бухгалтера подскажет даты сдачи отчетов и покажет их текущий статус обработки. А если возникнут вопросы, техническая поддержка поможет в любое время суток. В тарифы отчетности входят бесплатные пакеты отправок документов, которые позволяют обмениваться первичными документами с контрагентами в один клик.
Если подарки предназначены детям сотрудников, например, на Новый год, нужно оформить документы так, чтобы в качестве одаряемых были названы именно дети. При этом, согласно разъяснениям Минфина — письмо от 24.07.2019 № 03-04-05/55239, ребенок рассматривается, как самостоятельный плательщик НДФЛ, и вычет в 4000 руб. применяется к его доходу, а не доходу родителей.
Как быть со страховыми взносами
Если ценный подарок вручается как поощрение за труд (ст. 191 ТК), на его стоимость нужно начислить страховые взносы, как на оплату труда (подп. 1 ст. 1 ст. 420 НК).
Если подарки вручаются к празднику, то они не относятся к выплатам в рамках трудового договора, и их стоимость не облагается взносами. В этом случае речь идет о дарении, то есть гражданско-правовой сделке. Предметом такой сделки будет переход права собственности на вещь. Оснований для обложения страховыми взносами не возникает (п. 4 ст. 420 НК).
В документах четко должно быть обозначено, что это именно дарение, а не поощрение за труд, тогда не будет оснований для начисления страховых взносов (ст. 572 ГК). Лучший вариант — оформлять договор дарения с каждым сотрудником (письмо Минфина от 31.10.2022 № 03-04-06/105519).
Подарки детям сотрудников также не облагаются страховыми взносами, поскольку дети не являются стороной трудовых правоотношений (подп. 1, 4 ст. 420 НК).
Налог на прибыль организаций
Стоимость подарков, которые вручили в качестве поощрения за труд, можно включить в «прибыльные» расходы (ст. 255 НК, аналогичное разъяснение содержится в письме Минфина от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291).
Затраты на приобретение подарков к событиям, датам, праздникам нельзя включить в «прибыльные» расходы (подп. 16, 21 ст. 270 НК).
Налог на добавленную стоимость (НДС)
НДС нужно начислять как при передаче подарков сотрудникам, так и их детям, поскольку безвозмездная передача – это реализация, значит объект НДС (п. 1 ст. 146 НК, письмо Минфина от 16.12.2021 № 03-07-11/102497). День вручения подарка будет считаться днем реализации.
Счет-фактуру на каждое физическое лицо можно не составлять (письмо от 08.02.2016 № 03-07-09/6171). Чтобы отразить операции в книге продаж, достаточно составить справку-расчет или сводный документ, в котором указать суммарные данные по операциям.
Стоимость подарка рассчитывается также, как указано в ст. 105.3 НК — без включения НДС, но с учетом акцизов (для соответствующих товаров).
Входной НДС от продавца можно принять к вычету, если есть счет-фактура (п. 1, 2 ст. 171 НК). Сумма НДС с безвозмездной передачи в таком случае будет равна сумме этого же налога, принятого к вычету.
«Такском-Файлер» — современный и понятный онлайн-сервис электронного документооборота с контрагентами. Сервис гарантирует, что все нужные счета-фактуры будут поступать быстро, в корректном виде и всегда под рукой. Автоматический роуминг позволит обмениваться электронными документами с большинством контрагентов, которые уже используют другие сервисы ЭДО.
В Налоговом кодексе масштабные изменения
Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KLU3q
Начать дискуссию