Топ-10 вопросов и ответов про электронные подписи

До выхода закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ применялось понятие «ЭЦП» — электронная цифровая подпись. Теперь актуален термин «ЭП» — электронная подпись.

Проще говоря, ЭП — это специальный файл, прикрепляемый к электронному документу, который:

• отражает данные того, кто подписал электронный документ;

• фиксирует дату и время подписания;

• подтверждает право лица подписывать соответствующие документы.

ЭП позволяет отказаться от «бумажной» собственноручной подписи, при этом документ имеет такую же юридическую силу.

Использовать электронные подписи могут юрлица, индивидуальные предприниматели и обычные граждане.

Граждане при помощи ЭП могут:

• дистанционно подписывать гражданско-правовые и трудовые договоры;

• брать кредиты, подавать различные заявления и прочие документы в банки;

• подавать декларацию о доходах и другие документы в налоговую через «Личный кабинет налогоплательщика»;

• подавать иски в суд;

• оформлять заявления для поступления в высшие учебные заведения;

• получать различные услуги на портале Госуслуг и т.д.

Руководителям и сотрудникам компаний и ИП электронные подписи нужны, чтобы:

• обмениваться электронными документами внутри компании;

• издавать приказы и распоряжения;

• сдавать налоговую и прочую электронную отчетность в госорганы (ФНС, СФР, Росстат и другие);

• подписывать платежные документы в системе банк-клиент;

• участвовать в тендерах;

• работать с государственными информационными системами и порталами;

• заключать сделки с контрагентами и т.д.

Электронная подпись — это прикрепляемый к документу файл, который включает сгенерированную уникальную последовательность символов.

ЭП включает сертификат электронной подписи и два ключа — открытый и закрытый.

Сертификат ЭП

Сертификат электронной подписи — документ, который включает информацию:

• уникальный номер;

• срок действия ЭП;

• ее статус;

• данные владельца ЭП;

• открытый ключ;

• сведения о наличии закрытого ключа;

• данные удостоверяющего центра, выпустившего сертификат ЭП.

Если на одно лицо оформляется несколько электронных подписей, сертификат выдается на каждую из них.

Закрытый ключ

Закрытый ключ подписи не доступен никому, кроме владельца ЭП, у которого он хранится на компьютере или специальном носителе (токене, диске и т.п.). С помощью закрытого ключа шифруется документ, подписанный электронной подписью.

Открытый ключ

Сертификат открытого ключа общедоступен. С его помощью происходит расшифровка подписанного документа, ключ позволяет проверить неизменность и подлинность электронной подписи.

Открытый ключ содержит информацию:

• о владельце электронной подписи;

• о полномочиях владельца подписи;

• об организации, выдавшей электронную подпись.

Как работает ЭП

Для заверения документов квалифицированной электронной подписью необходимо установить на компьютер СКЗИ (средство криптографической защиты информации) — специальную программу, которая позволяет шифровать и расшифровывать данные, проверяя, вносились ли в них изменения.

Когда подписанный документ откроет получатель, его СКЗИ формирует хэш-сумму, расшифровывает подпись открытым ключом и сравнивает полученные данные. Если выявлено несовпадение — это означает, что документ после подписания изменили, а значит, юридической силы он не имеет.

Электронную подпись можно использовать при подписании документов физлиц, компаний и ИП. 

В ряде случаев без ЭП не обойтись — при сдаче электронной отчетности в ФНС, СФР и другие госорганы, при участии в электронных торгах, при регистрации онлайн-кассы, заключении договора с оператором фискальных данных.

Электронную подпись можно применять и в добровольном порядке, чтобы упростить и ускорить деятельность компании и ИП, а также облегчить жизнь граждан. 

Вот лишь некоторые сферы применения ЭП:

• ЭДО (электронный документооборот). Электронные подписи нужны участникам системы ЭДО для обмена документами и ведения переписки. Электронный документооборот позволяет максимально снизить долю «бумажной» составляющей бизнеса, экономя время и расходные материалы. Организовать ЭДО можно как внутри предприятия, так и с внешними партнерами и контрагентами.

• Сдача электронной отчетности. Без электронной подписи нельзя сдать электронную отчетность в налоговую инспекцию, Соцфонд и прочие госорганы. Причем, это касается как отчетов, для которых электронная форма обязательна, так и отчетности, которую можно сдавать в цифровом формате добровольно.

• Электронные торги. Обязательное условие для участия в аукционах и тендерах на электронных торговых площадках — наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Пакет документов для участия в торгах подается в электронном виде и подписывается КЭП руководителя. При заключении контрактов их тоже подписывают электронной подписью.

• Возможность доступа и работы с ГИС (государственными информационными системами). Это системы «Честный ЗНАК», ЕГАИС, «Меркурий», «Торги» и прочие платформы, на которые бизнес обязан передавать определенные сведения. Вся передаваемая в ГИС информация подписывается электронной подписью, благодаря чему она надежно защищена.

Какие виды электронной подписи существуют (ст. 5 закона № 63-ФЗ):

• простая электронная подпись (ПЭП);

• усиленная электронная подпись:

  • неквалифицированная ЭП;

  • квалифицированная ЭП.

Простая электронная подпись (ПЭП) — представляет собой логин и пароль, а также одноразовые коды, которые приходят по СМС, либо уведомления, присылаемые на e-mail в подтверждение авторизации на интернет-сайтах. ПЭП применяется, например, при онлайн-покупках, при использовании портала Госуслуг, во внутреннем документообороте. Поскольку простая электронная подпись не гарантирует неизменности внесенных в документ данных, ее не применяют в сфере, связанной с коммерческой или государственной тайной, не используют для электронных торгов, сделок с недвижимостью, для подачи документов в госорганы, судебных исков.

Усиленная электронная подпись может быть двух видов:

1. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Позволяет определить владельца подписи, а также гарантирует, что документ после подписания не подвергался изменениям.

Получить подпись можно в удостоверяющих центрах. В некоторых программах НЭП можно сгенерировать самостоятельно, но доступна такая подпись будет только в той же программе. 

Неквалифицированную электронную подпись можно использовать во внутреннем документообороте, например, для подписания приказов, электронных трудовых договоров, а также в работе с контрагентами при наличии соответствующей договоренности сторон. Физлица могут применять НЭП для документов, подаваемых в налоговую через «Личный кабинет налогоплательщика» ФНС.

2. Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Это самый защищенный вариант ЭП, подтверждаемый квалифицированным сертификатом, в котором содержится ключ проверки подписи. 

ИП и руководители юрлиц получают КЭП в налоговой инспекции. 

Квалифицированную электронную подпись можно использовать при любых операциях с электронными документами — для сдачи электронной отчетности, подписания договоров и прочих документов, для участия в электронных торгах, удаленной подачи регистрационных документов в госорганы и т.д.

Когда документы, подписанные ЭП, признаются равнозначными бумажным (ст. 6 закона № 63-ФЗ):

• Электронная информация, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается равнозначной бумажному документу, подписанному собственноручно. КЭП можно применять практически в любых правоотношениях, кроме случаев, когда законом установлено требование составления документа только на бумаге.

• Подписанная неквалифицированной электронной подписью информация приравнивается к бумажному документу, когда это предусмотрено законом или соглашением между участниками электронного документооборота.

• Простая электронная подпись признается равнозначной собственноручной при тех же условиях, что и НЭП.

Поскольку электронная подпись — это файл, его необходимо где-то хранить, обеспечив защиту данных. Для этого применяют специальные физические носители: токены и смарт-карты.

Что такое токен

Внешне токен похож на обычную USB-флешку, но в нем есть защита, которая не позволит воспользоваться электронной подписью без знания восьмизначного пин-кода.

С токена невозможно напрямую скопировать содержимое, на него устанавливается защита от переноса данных на другие устройства.

Смарт-карта

Смарт-карта — это пластиковая карта с встроенным в нее чипом, на который записаны данные. Пользоваться ею можно при помощи специального терминала или бесконтактно — поднеся к NFC-приемнику.

Смарт-карта защищена паролем, а информация на ней криптографически зашифрована.

В зависимости от того, на кого оформляется электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), порядок ее получения имеет свои нюансы.

ЭП для ИП или руководителя компании

Имеющие право действовать без доверенности руководители компаний и ИП, а также руководители филиалов и представительств иностранных компаний, могут получать ЭП только в инспекциях ФНС или у доверенных лиц Удостоверяющего центра ФНС при личном обращении. Список таких мест выдачи приводится на сайте ФНС. 

Что нужно сделать:

• Заполнить заявление на выпуск электронной подписи. Это можно сделать в «Личном кабинете налогоплательщика (ИП или ЮЛ)» на сайте ФНС, или записавшись на прием и посетив инспекцию лично.

• При подаче заявления предъявить паспорт и СНИЛС, ИНН компании или ИП.

• Приобрести заранее и предоставить вместе с заявлением носитель для ЭП — токен. Он должен быть сертифицированным ФСБ или ФСТЭК России. Купить токен можно у производителя, операторов ЭДО или в удостоверяющем центре ФНС. Это может быть и уже используемый ключевой носитель, при условии, что он имеет действующий сертификат ФСБ или ФСТЭК.

• После прохождения идентификации личности, сертификат электронной подписи со всеми необходимыми ключами запишут на представленный токен. Срок действия сертификата — 15 месяцев.

Полученную ЭП может использовать только руководитель компании или ИП.

ЭП для доверенных лиц ИП и компаний

Если электронные подписи необходимы сотрудникам или другим доверенным лицам, то они должны получать их не в ИФНС, а в аккредитованном удостоверяющем центре. Подходящий центр можно выбрать из перечня на сайте Минцифры.

Далее следует приобрести токен и подготовить документы:

• заявление на получение ЭП (заполняется по форме УЦ на сайте или в офисе);

• паспорт;

• ИНН;

• СНИЛС.

Возможно, потребуются дополнительные документы, лучше заранее уточнить их перечень в удостоверяющем центре.

После оплаты ЭП будет записана на токен. Срок ее действия — 12 месяцев.

Обратите внимание: чтобы физлицо могло подписать электронной подписью сотрудника документы в интересах компании или ИП, на него требуется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). С 1 сентября 2023 года сотрудникам компаний оформляются личные КЭП физлица без привязки к их работодателю. После увольнения сотрудника работодатель отзывает МЧД, но сертификат личной подписи бывший сотрудник может использовать и далее по своему усмотрению.

ЭП для физлиц

Обычные физлица (не ИП), включая самозанятых, могут получить КЭП или НЭП без посещения аккредитованного удостоверяющего центра — через МФЦ.

Для этого нужно:

• Заполнить заявление по форме, выданной в МФЦ.

• Подготовить и предоставить документы:

  • паспорт;

  • ИНН;

  • СНИЛС.

Оплатить подпись согласно тарифам соответствующего удостоверяющего центра.

Есть и бесплатный способ получения ЭП — для этого потребуется установить мобильное приложение «Госключ». Также физлицу необходимо иметь:

• подтвержденную учетную запись на «Госуслугах»;

• действительный загранпаспорт нового образца (с чипом) и телефон с функцией NFC, либо подтвержденную биометрию. При их отсутствии идентификация проводится очно по паспорту при визите в МФЦ или в банк.

На номер телефона, указанного в учетной записи «Госуслуг», придет код активации приложения. Далее, следуя указаниям программы, можно сгенерировать ЭП. Она может использоваться для подписания документов на портале «Госуслуг», а также на коммерческих торговых площадках, если они интегрированы с «Госключом».

Срок действия сертификата ЭП варьируется от 3 до 15 месяцев. По завершении этого срока подпись станет недействительной и подписать ею что-либо будет нельзя.

Новую электронную подпись можно заказать заранее, не дожидаясь истечения срока. Для этого нужно заполнить заявление на выпуск нового сертификата и подать его, как и прежде, в удостоверяющий центр, МФЦ или ИФНС.

Если в остальных документах, подаваемых в предыдущий раз, ничего не изменилось, заново их можно не предоставлять.

Обратите внимание: в случае изменения личных данных владельца ЭП (например, фамилии) подпись необходимо заменить, иначе подписанные ею документы не будут иметь юридической силы.

Степень защиты зависит от вида электронной подписи:

• Если это простая ЭП, фактически представляющая собой логин и пароль, которые вводят на сайтах, то степень ее надежности зависит от того, насколько пользователь соблюдает правила безопасности: сообщать пароли и полученные по смс или иным способом коды нельзя никому. Ведь зачастую мошенники получают доступ к таким данным от самих пользователей.

• Взломать усиленную ЭП и ее ключ практически невозможно, так как она имеет многоуровневый механизм усиленной криптозащиты. Доступ посторонних лиц к ЭП возможен при завладении ключом или паролем, поэтому хранить ключи электронных подписей следует не на компьютере или флешке, а на специальных защищенных носителях — токенах или смарт-картах. Доступ к их содержимому возможен только по пин-коду. Защищены они и от случайного удаления, а также от компьютерных вирусов. При трехкратной попытке ввести неправильный код такой носитель блокируется.

Утраченный сертификат или ключ электронной подписи уже не восстановить — придется выпускать новую ЭП.

Но сначала, не теряя времени, чтобы утерянной подписью не смогли воспользоваться мошенники, сообщите о потере в УЦ или ФНС, которые эту электронную подпись выдали. Удостоверяющий центр должен отозвать сертификат ЭП.

Получите электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре «Такском». Для этого:

• Выберите ЭП на сайте «Такском».

• Оформите заказ онлайн — заполните свои данные самостоятельно, или оставьте заявку на сайте, чтобы наш менеджер связался с вами по телефону и оформил заказ.

• Получите счет на ваш электронный адрес, оплатите его.

• Получите готовую электронную подпись в пункте выдачи, выбранном при оформлении заказа.

Читайте также:

Как работать с МЧД при сдаче отчетности в 2024 году.

Полный гайд по работе с МЧД в 2024 году.

Обязательны ли электронные путевые листы в 2024 году. Штрафы за отсутствие путевых листов.

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KWe4o