Топ-10 вопросов и ответов про электронные подписи

До выхода закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ применялось понятие «ЭЦП» — электронная цифровая подпись. Теперь актуален термин «ЭП» — электронная подпись.

Проще говоря, ЭП — это специальный файл, прикрепляемый к электронному документу, который:

• отражает данные того, кто подписал электронный документ;

• фиксирует дату и время подписания;

• подтверждает право лица подписывать соответствующие документы.

ЭП позволяет отказаться от «бумажной» собственноручной подписи, при этом документ имеет такую же юридическую силу.

Использовать электронные подписи могут юрлица, индивидуальные предприниматели и обычные граждане.

Граждане при помощи ЭП могут:

• дистанционно подписывать гражданско-правовые и трудовые договоры;

• брать кредиты, подавать различные заявления и прочие документы в банки;

• подавать декларацию о доходах и другие документы в налоговую через «Личный кабинет налогоплательщика»;

• подавать иски в суд;

• оформлять заявления для поступления в высшие учебные заведения;

• получать различные услуги на портале Госуслуг и т.д.

Руководителям и сотрудникам компаний и ИП электронные подписи нужны, чтобы:

• обмениваться электронными документами внутри компании;

• издавать приказы и распоряжения;

• сдавать налоговую и прочую электронную отчетность в госорганы (ФНС, СФР, Росстат и другие);

• подписывать платежные документы в системе банк-клиент;

• участвовать в тендерах;

• работать с государственными информационными системами и порталами;

• заключать сделки с контрагентами и т.д.

Электронная подпись — это прикрепляемый к документу файл, который включает сгенерированную уникальную последовательность символов.

ЭП включает сертификат электронной подписи и два ключа — открытый и закрытый.

Сертификат электронной подписи — документ, который включает информацию:

• уникальный номер;

• срок действия ЭП;

• ее статус;

• данные владельца ЭП;

• открытый ключ;

• сведения о наличии закрытого ключа;

• данные удостоверяющего центра, выпустившего сертификат ЭП.

Если на одно лицо оформляется несколько электронных подписей, сертификат выдается на каждую из них.

Закрытый ключ подписи не доступен никому, кроме владельца ЭП, у которого он хранится на компьютере или специальном носителе (токене, диске и т.п.). С помощью закрытого ключа шифруется документ, подписанный электронной подписью.

Сертификат открытого ключа общедоступен. С его помощью происходит расшифровка подписанного документа, ключ позволяет проверить неизменность и подлинность электронной подписи.

Открытый ключ содержит информацию:

• о владельце электронной подписи;

• о полномочиях владельца подписи;

• об организации, выдавшей электронную подпись.

Для заверения документов квалифицированной электронной подписью необходимо установить на компьютер СКЗИ (средство криптографической защиты информации) — специальную программу, которая позволяет шифровать и расшифровывать данные, проверяя, вносились ли в них изменения.

Когда подписанный документ откроет получатель, его СКЗИ формирует хэш-сумму, расшифровывает подпись открытым ключом и сравнивает полученные данные. Если выявлено несовпадение — это означает, что документ после подписания изменили, а значит, юридической силы он не имеет.

Электронную подпись можно использовать при подписании документов физлиц, компаний и ИП. 

В ряде случаев без ЭП не обойтись — при сдаче электронной отчетности в ФНС, СФР и другие госорганы, при участии в электронных торгах, при регистрации онлайн-кассы, заключении договора с оператором фискальных данных.

Электронную подпись можно применять и в добровольном порядке, чтобы упростить и ускорить деятельность компании и ИП, а также облегчить жизнь граждан. 

Вот лишь некоторые сферы применения ЭП:

• ЭДО (электронный документооборот). Электронные подписи нужны участникам системы ЭДО для обмена документами и ведения переписки. Электронный документооборот позволяет максимально снизить долю «бумажной» составляющей бизнеса, экономя время и расходные материалы. Организовать ЭДО можно как внутри предприятия, так и с внешними партнерами и контрагентами.

• Сдача электронной отчетности. Без электронной подписи нельзя сдать электронную отчетность в налоговую инспекцию, Соцфонд и прочие госорганы. Причем, это касается как отчетов, для которых электронная форма обязательна, так и отчетности, которую можно сдавать в цифровом формате добровольно.

• Электронные торги. Обязательное условие для участия в аукционах и тендерах на электронных торговых площадках — наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Пакет документов для участия в торгах подается в электронном виде и подписывается КЭП руководителя. При заключении контрактов их тоже подписывают электронной подписью.

• Возможность доступа и работы с ГИС (государственными информационными системами). Это системы «Честный ЗНАК», ЕГАИС, «Меркурий», «Торги» и прочие платформы, на которые бизнес обязан передавать определенные сведения. Вся передаваемая в ГИС информация подписывается электронной подписью, благодаря чему она надежно защищена.

Какие виды электронной подписи существуют (ст. 5 закона № 63-ФЗ):

• простая электронная подпись (ПЭП);

• усиленная электронная подпись:

  • неквалифицированная ЭП;

  • квалифицированная ЭП.

Простая электронная подпись (ПЭП) — представляет собой логин и пароль, а также одноразовые коды, которые приходят по СМС, либо уведомления, присылаемые на e-mail в подтверждение авторизации на интернет-сайтах. ПЭП применяется, например, при онлайн-покупках, при использовании портала Госуслуг, во внутреннем документообороте. Поскольку простая электронная подпись не гарантирует неизменности внесенных в документ данных, ее не применяют в сфере, связанной с коммерческой или государственной тайной, не используют для электронных торгов, сделок с недвижимостью, для подачи документов в госорганы, судебных исков.

Усиленная электронная подпись может быть двух видов:

1. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Позволяет определить владельца подписи, а также гарантирует, что документ после подписания не подвергался изменениям.

Получить подпись можно в удостоверяющих центрах. В некоторых программах НЭП можно сгенерировать самостоятельно, но доступна такая подпись будет только в той же программе. 

Неквалифицированную электронную подпись можно использовать во внутреннем документообороте, например, для подписания приказов, электронных трудовых договоров, а также в работе с контрагентами при наличии соответствующей договоренности сторон. Физлица могут применять НЭП для документов, подаваемых в налоговую через «Личный кабинет налогоплательщика» ФНС.

2. Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Это самый защищенный вариант ЭП, подтверждаемый квалифицированным сертификатом, в котором содержится ключ проверки подписи. 

ИП и руководители юрлиц получают КЭП в налоговой инспекции. 

Квалифицированную электронную подпись можно использовать при любых операциях с электронными документами — для сдачи электронной отчетности, подписания договоров и прочих документов, для участия в электронных торгах, удаленной подачи регистрационных документов в госорганы и т.д.

Когда документы, подписанные ЭП, признаются равнозначными бумажным (ст. 6 закона № 63-ФЗ):

• Электронная информация, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается равнозначной бумажному документу, подписанному собственноручно. КЭП можно применять практически в любых правоотношениях, кроме случаев, когда законом установлено требование составления документа только на бумаге.

• Подписанная неквалифицированной электронной подписью информация приравнивается к бумажному документу, когда это предусмотрено законом или соглашением между участниками электронного документооборота.

• Простая электронная подпись признается равнозначной собственноручной при тех же условиях, что и НЭП.

Поскольку электронная подпись — это файл, его необходимо где-то хранить, обеспечив защиту данных. Для этого применяют специальные физические носители: токены и смарт-карты.

Внешне токен похож на обычную USB-флешку, но в нем есть защита, которая не позволит воспользоваться электронной подписью без знания восьмизначного пин-кода.

С токена невозможно напрямую скопировать содержимое, на него устанавливается защита от переноса данных на другие устройства.

Смарт-карта — это пластиковая карта с встроенным в нее чипом, на который записаны данные. Пользоваться ею можно при помощи специального терминала или бесконтактно — поднеся к NFC-приемнику.

Смарт-карта защищена паролем, а информация на ней криптографически зашифрована.

В зависимости от того, на кого оформляется электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), порядок ее получения имеет свои нюансы.

Имеющие право действовать без доверенности руководители компаний и ИП, а также руководители филиалов и представительств иностранных компаний, могут получать ЭП только в инспекциях ФНС или у доверенных лиц Удостоверяющего центра ФНС при личном обращении. Список таких мест выдачи приводится на сайте ФНС. 

Что нужно сделать:

• Заполнить заявление на выпуск электронной подписи. Это можно сделать в «Личном кабинете налогоплательщика (ИП или ЮЛ)» на сайте ФНС, или записавшись на прием и посетив инспекцию лично.

• При подаче заявления предъявить паспорт и СНИЛС, ИНН компании или ИП.

• Приобрести заранее и предоставить вместе с заявлением носитель для ЭП — токен. Он должен быть сертифицированным ФСБ или ФСТЭК России. Купить токен можно у производителя, операторов ЭДО или в удостоверяющем центре ФНС. Это может быть и уже используемый ключевой носитель, при условии, что он имеет действующий сертификат ФСБ или ФСТЭК.

• После прохождения идентификации личности, сертификат электронной подписи со всеми необходимыми ключами запишут на представленный токен. Срок действия сертификата — 15 месяцев.

Полученную ЭП может использовать только руководитель компании или ИП.

Если электронные подписи необходимы сотрудникам или другим доверенным лицам, то они должны получать их не в ИФНС, а в аккредитованном удостоверяющем центре. Подходящий центр можно выбрать из перечня на сайте Минцифры.

Далее следует приобрести токен и подготовить документы:

• заявление на получение ЭП (заполняется по форме УЦ на сайте или в офисе);

• паспорт;

• ИНН;

• СНИЛС.

Возможно, потребуются дополнительные документы, лучше заранее уточнить их перечень в удостоверяющем центре.

После оплаты ЭП будет записана на токен. Срок ее действия — 12 месяцев.

Обратите внимание: чтобы физлицо могло подписать электронной подписью сотрудника документы в интересах компании или ИП, на него требуется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). С 1 сентября 2023 года сотрудникам компаний оформляются личные КЭП физлица без привязки к их работодателю. После увольнения сотрудника работодатель отзывает МЧД, но сертификат личной подписи бывший сотрудник может использовать и далее по своему усмотрению.

Обычные физлица (не ИП), включая самозанятых, могут получить КЭП или НЭП без посещения аккредитованного удостоверяющего центра — через МФЦ.

Для этого нужно:

• Заполнить заявление по форме, выданной в МФЦ.

• Подготовить и предоставить документы:

  • паспорт;

  • ИНН;

  • СНИЛС.

Оплатить подпись согласно тарифам соответствующего удостоверяющего центра.

Есть и бесплатный способ получения ЭП — для этого потребуется установить мобильное приложение «Госключ». Также физлицу необходимо иметь:

• подтвержденную учетную запись на «Госуслугах»;

• действительный загранпаспорт нового образца (с чипом) и телефон с функцией NFC, либо подтвержденную биометрию. При их отсутствии идентификация проводится очно по паспорту при визите в МФЦ или в банк.

На номер телефона, указанного в учетной записи «Госуслуг», придет код активации приложения. Далее, следуя указаниям программы, можно сгенерировать ЭП. Она может использоваться для подписания документов на портале «Госуслуг», а также на коммерческих торговых площадках, если они интегрированы с «Госключом».

Срок действия сертификата ЭП варьируется от 3 до 15 месяцев. По завершении этого срока подпись станет недействительной и подписать ею что-либо будет нельзя.

Новую электронную подпись можно заказать заранее, не дожидаясь истечения срока. Для этого нужно заполнить заявление на выпуск нового сертификата и подать его, как и прежде, в удостоверяющий центр, МФЦ или ИФНС.

Если в остальных документах, подаваемых в предыдущий раз, ничего не изменилось, заново их можно не предоставлять.

Обратите внимание: в случае изменения личных данных владельца ЭП (например, фамилии) подпись необходимо заменить, иначе подписанные ею документы не будут иметь юридической силы.

Степень защиты зависит от вида электронной подписи:

• Если это простая ЭП, фактически представляющая собой логин и пароль, которые вводят на сайтах, то степень ее надежности зависит от того, насколько пользователь соблюдает правила безопасности: сообщать пароли и полученные по смс или иным способом коды нельзя никому. Ведь зачастую мошенники получают доступ к таким данным от самих пользователей.

• Взломать усиленную ЭП и ее ключ практически невозможно, так как она имеет многоуровневый механизм усиленной криптозащиты. Доступ посторонних лиц к ЭП возможен при завладении ключом или паролем, поэтому хранить ключи электронных подписей следует не на компьютере или флешке, а на специальных защищенных носителях — токенах или смарт-картах. Доступ к их содержимому возможен только по пин-коду. Защищены они и от случайного удаления, а также от компьютерных вирусов. При трехкратной попытке ввести неправильный код такой носитель блокируется.

Утраченный сертификат или ключ электронной подписи уже не восстановить — придется выпускать новую ЭП.

Но сначала, не теряя времени, чтобы утерянной подписью не смогли воспользоваться мошенники, сообщите о потере в УЦ или ФНС, которые эту электронную подпись выдали. Удостоверяющий центр должен отозвать сертификат ЭП.

Получите электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре «Такском». Для этого:

• Выберите ЭП на сайте «Такском».

• Оформите заказ онлайн — заполните свои данные самостоятельно, или оставьте заявку на сайте, чтобы наш менеджер связался с вами по телефону и оформил заказ.

• Получите счет на ваш электронный адрес, оплатите его.

• Получите готовую электронную подпись в пункте выдачи, выбранном при оформлении заказа.

Читайте также:

Как работать с МЧД при сдаче отчетности в 2024 году.

Полный гайд по работе с МЧД в 2024 году.

Обязательны ли электронные путевые листы в 2024 году. Штрафы за отсутствие путевых листов.

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KWe4o