Как оформить электронный путевой лист: ответы на часто задаваемые вопросы

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — цифровой аналог бумажного путевого листа. Он состоит из XML-файлов, формат которых установлен приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.

ЭПЛ — первичный документ, применяемый для списания расходов на ГСМ и зарплату водителей, поэтому он должен заполняться с учетом всех требований, предъявляемых к путевым листам Порядком их оформления, и содержать обязательные реквизиты первичного документа (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. от 05.05.2023, ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В электронной путевке содержатся те же сведения, что и в обычном путевом листе,  она обладает полноценной юридической силой.

При переходе на ЭПЛ можно не вести журнал путевых листов — для электронных документов он не нужен, т.к. все данные сохраняются в программе.

Каждый из титулов (файлов обмена) ответственный за его заполнение сотрудник подписывает своей электронной подписью. При этом можно применять:

• усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), получив ее в аккредитованном удостоверяющем центре;

• усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), бесплатно сформировав ее при помощи портала Госуслуги в приложении «Госключ».

XML-файлы, составляющие структуру электронного путевого листа, называются титулами. Всего титулов 6 — первые пять обязательны к заполнению всеми, а шестой необходим, когда это предусмотрено законом или внутренним документом компании (ст. 23 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ в ред. от 25.12.2023):

• Титул 1 — сведения об особенностях и обстоятельствах рейса, включая срок действия ЭПЛ, данные ТС, данные водителя, вид перевозки, вид сообщения, сведения о лице, составившем ЭПЛ. Заполняется и подписывается собственником ТС (перевозчиком) или иным уполномоченным сотрудником (например, диспетчером).

• Титул 2 — отметки о предрейсовом медосмотре водителя (дата, время проведения, результат, данные водителя, медработника или медорганизации). Заполняет и подписывает медицинский работник, входящий в штат компании или ИП, либо относящийся к медорганизации, оказывающей услуги медосмотра дистанционно.  

• Титул 3 — результат предрейсового (предсменного) техосмотра ТС, дата и время выпуска машины на линию. Заполняет и подписывает сотрудник, ответственный за техническое состояние автотранспорта компании или ИП.

• Титул 4 — показания одометра при выезде ТС в рейс с парковки или при приеме ТС от другого водителя, с указанием даты и времени выезда или приема ТС. Заполняет и подписывает работник, ответственный за выпуск автомобиля на линию (например, механик).

• Титул 5 — показания одометра после рейса при заезде на парковку или передаче ТС другому водителю. Заполняется и подписывается аналогично титулу 4.

• Титул 6 — сведения о послерейсовом медосмотре водителя. Заполняет и подписывает ответственный медработник по аналогии с титулом 2.

Компаниям и ИП не нужно самим разрабатывать форму ЭПЛ — электронные путевые листы формируют в специальных программах, заполняя соответствующие поля веб-формы. В них уже присутствуют все необходимые реквизиты.

Вся работа с электронными путевыми листами осуществляется в рамках ЭДО (электронного документооборота).

В обмене ЭПЛ помимо самого перевозчика участвуют:

• ГИС ЭПД — федеральная государственная информационная система электронных перевозочных документов, в которую направляются все ЭПЛ и прочие электронные документы по перевозкам. Она проверяет корректность полученных документов и электронные подписи, устанавливает статус обработки ЭПЛ, хранит их и предоставляет при необходимости федеральным органам власти (ФНС, ГАИ и др.).

• Операторы ИС ЭПД (информационной системы электронных перевозочных документов), аккредитованные в Минтрансе — через них в ГИС ЭПД направляются электронные перевозочные документы, включая путевые листы.

Если компания или ИП, имеет в штате медработника и сотрудника, ответственного за техническое состояние ТС, все оформление ЭПЛ происходит в рамках внутреннего электронного документооборота, а процесс обмена в целом выглядит так:

• Ответственные лица оформляют соответствующие титулы ЭПЛ, заверяя их своими электронными подписями.

• Оператор ИС ЭПД проверяет внесенные в ЭПЛ данные на соответствие действующему формату и последовательно передает файлы обмена (титулы) путевого листа в ГИС ЭПД.

Если же в формировании ЭПЛ участвуют сторонние организации (медицинские или контролирующие техсостояние ТС), процесс обмена будет таким:

• Собственник ТС (уполномоченный им сотрудник) создает ЭПЛ, формируя титул 1, и направляет его другим участникам ЭДО, подписав своей УКЭП.

• Медработник из сторонней медорганизации, получившей титул 1, формирует титул 2 с результатом медосмотра водителя, подписывает и направляет его собственнику ТС.

• В то же время лицо из сторонней организации, ответственное за техсостояние транспорта, на основании полученного титула 1 формирует титул 3, подписывает его и отправляет собственнику ТС.

• На основании титула 3 сотрудник собственника, ответственный за снятие показаний одометра формирует титул 4, фиксируя данные прибора и заверяя их своей подписью, а по завершении рейса — титул 5 с показаниями одометра при заезде ТС на парковку.

• При необходимости медработником формируется титул 6 с данными послерейсового медосмотра.

• Оператор ИС ЭПД проверяет сформированные титулы и последовательно передает их в ГИС ЭПД.

Водитель, находясь в пути, обязан иметь путевой лист при себе. Чтобы водитель смог взять с собой электронный путевой лист, на его смартфон или планшет устанавливается специальное приложение, в котором отражается QR-код с зашифрованной информацией из ЭПЛ.

Если водителя остановит инспектор ГАИ, достаточно предъявить ему этот код, чтобы он считал его своим устройством. При этом неважно, доступен интернет или нет.

При отсутствии у водителя QR-кода  инспектор может запросить сведения об ЭПЛ, оформленном на данный автомобиль, из ГИС ЭПД.

В настоящее время применять ЭПЛ можно по желанию. Но это не значит, что однажды на электронный формат не придется перейти всему российскому бизнесу. Цифровизация документооборота, включая перевозочные документы, идет полным ходом — лучше подготовиться к этому как можно быстрее и начать работу с ЭПЛ уже сейчас.

Что нужно сделать ИП или компании для перехода на электронный путевой лист:

• Принять решение о том, с какой даты начнете внедрение ЭПЛ, и отразить изменения в учетной политике, зафиксировав в ней дату перехода.

• Заключить договор с оператором электронного документооборота. Он должен состоять в реестре операторов ИС ЭПД Минтранса.

• Назначить сотрудников, ответственных за заполнение соответствующих титулов ЭПЛ, и оформить им электронные подписи.

• Выбрать удобный сервис оператора ИС ЭПД для создания и отправки электронных путевых листовки в ГИС ЭПД.

Чтобы легко и быстро оформлять путевые листы, переходите на электронный формат документа, не откладывая эту задачу на последний момент. Оформляйте ЭПЛ и ведите их учет в онлайн-сервисе «Такском-Транспорт». С подключением сервиса вы получаете:

• электронный путевой лист в смартфоне водителя;

• экономию времени и денег;

• легкое добавление водителей и автомобилей;

• телемедицину;

• быструю регистрацию.

Подключайтесь прямо сейчас и оформляйте ЭПЛ бесплатно до 31 августа 2024 года.

В Налоговом кодексе масштабные изменения

Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера

Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KUpN5