Должное оформление подотчета должно убить двух зайцев: не допустить нарушений кассовой дисциплины и признать расходы в целях бухгалтерского и налогового учета. Основные положения по подотчету изложены в Указании Центробанка от 11.03.2014 №3210-У.
Вкратце изложим ряд правил, которым нужно следовать.
Кому выдавать
Деньги в подотчет могут выдаваться:
сотрудникам по трудовому договору;
лицам, которые заключили с организацией договор гражданско-правового характера.
Об этом говорится в пп. 6.3 п.6 указания Центробанка от 11.03.2014 №3210-У и письме Центробанка от 02.10.2014 №29-Р-Р-6/7859.
Работникам индивидуального предпринимателя деньги выдаются по аналогичным правилам. При этом сам индивидуальный предприниматель подотчетным лицом не является.
Основание выдачи
Для выдачи денег нужно оформить один из двух документов:
заявление сотрудника на выдачу денег с визой руководителя;
непосредственно приказ руководителя на выдачу денег.
Возможно оформление и заявления, и приказа. Конкретный состав документов лучше прописать в Положении о расчетах с подотчетными лицами или другом локальном нормативном акте организации.
Срок, на который выдается подотчет
Конкретных сроков, когда работник должен потратить полученные деньги, законодательством не установлено. Сроки выдачи определяются в уже упомянутом Положении или в приказе руководителя на выдачу денег. Конечно, эти сроки должны быть разумными и не исчисляться годами.
Отчитывайтесь в ФНС и другие контролирующие органы через интернет с онлайн-сервисом от Такском. Это понятный интерфейс, автоматическая проверка отчетности на ошибки, умный календарь бухгалтера, консультации и поддержка в круглосуточном режиме.
Сроки отчета о расходах
Срок, в течение которого сотрудник должен отчитаться о тратах после того, как они произведены, зависит от вида расходов.
Порядку направления работников в командировки посвящено отдельное Положение Правительства от 13.10.2008 № 749. Для работников, которые были в командировке, этим Положением установлен срок отчета. Он составляет 3 рабочих дня со дня окончания командировки.
Для остальных категорий работников законодательством конкретный период времени для отчета не установлен. Он определяется ЛНА или руководителем в приказе о выдаче денег.
Способы выдачи подотчетных средств
Выдать деньги можно разными способами, каждый из которых имеет свои особенности оформления:
Наличные. Деньги выдаются из кассы организации. При этом оформляется расходный кассовый ордер. Деньги в подотчет могут выдаваться только из наличной выручки организации или после того, как они сняты с расчетного счета.
Банковская карта. Подотчет можно перевести на любую карту сотрудника. В назначении платежа нужно указать, что перечисленные средства выданы в подотчет. В противном случае налоговая при проверке может расценить это как выдачу зарплаты и доначислить НДФЛ и страховые взносы на перечисленные суммы.
Корпоративная карта. Доверенным сотрудникам может быть выпущена корпоративная карта. При расчетах такой картой деньги будут списываться с расчетного счета организации или ИП. Деньги считаются выданными в подотчет, если сотрудник снял с карты наличные или оплатил ею соответствующие товары (услуги).
Как отчитываться
Когда деньги потрачены, работник должен показать, на что именно они израсходованы. Он составляет авансовый отчет и прикладывает к нему подтверждающие документы. Это могут быть, например, кассовые и товарные чеки, слипы и чеки электронных терминалов, накладные, акты об оказании услуг (выполнении работ), квитанции, билеты на проезд.
Составленный авансовый отчет с приложением подтверждающих документов сотрудник сдает в бухгалтерию. Руководитель утверждает авансовый отчет и ставит об этом свою подпись.
Если по авансовому отчету за сотрудником числится неизрасходованная сумма, он должен ее вернуть, а если образовался перерасход денег — бухгалтерия возмещает его работнику.
Законодательство не содержит требования, чтобы сотрудник-подотчетник при покупках действовал по выписанной на него доверенности. При приобретении товаров или услуг по доверенности подтверждающие документы оформляются на организацию или ИП, а не на подотчетное лицо — в этом случае оплату целесообразно производить с банковского счета без участия в расчетах подотчетника. Но если сотрудник все таки оплатит такую покупку сам, он должен приложить к авансовому отчету счет-фактуру или УПД и товарную накладную.
Подключите сервис от Такском, чтобы без ограничений сдавать налоговую и другую электронную отчетность в контролирующие органы. Все контрольные соотношения проверяются перед отправкой автоматически, полностью исключая ошибки. Подключение займет всего несколько минут, если у вас есть действующая электронная подпись — оно полностью удаленное и не требует посещения офиса.
Читайте также:
Налоговая реформа 2025
Проверьте, что нужно перестроить в работе бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8K3PAp
Комментарии
1Простите, побуду занудой. Всегда думала, почему в подотчёт, разве не под отчёт?