1. Для кого ЭПЛ обязателен?
Применение ЭПЛ в 2024 году остается добровольным — государство пока не озвучило точные сроки для перехода на обязательный цифровой формат.
Бизнес самостоятельно выбирает, в какой форме ему удобнее оформлять путевые листы — на бумаге или электронно.
Такой же подход на сегодня сохраняется и для других электронных перевозочных документов (ЭПД). Ранее объявленный переход на ЭПД при перевозке алкоголя перенесли с 1 июня 2024 на 1 марта 2025 года. При этом установили переходный период, когда можно применять в качестве сопроводительных документов бумажные товарно-транспортные накладные — до 1 сентября 2026 года (ст. 2, 3 закона от 29.05.2024 № 102-ФЗ).
2. Электронную форму для путевых листов нужно создавать самим?
Нет, самостоятельно разрабатывать электронные бланки путевых листов ИП и организациям не придется. Существует специальное программное обеспечение, разработанное для создания ЭПЛ и прочих перевозочных документов. Путевые листы, заполненные в таких программах, соответствуют формату, утвержденному ФНС, и содержат все обязательные для первичного документа реквизиты.
Чтобы быстро и просто создавать электронные путевые листы, подключитесь к онлайн-сервису «Такском-Транспорт». Он легко интегрируется с любой учетной системой, имеет понятный и удобный интерфейс. Сервис включает электронные журналы учета ЭПЛ и ГСМ, обеспечивает мгновенный доступ к отчетам и выгрузку в Excel.
3. В чем преимущество электронного путевого листа перед бумажным?
ЭПЛ — это аналог путевого листа на бумажном бланке с такой же юридической силой. Отличие между ними заключается только в формате, при этом электронный вариант выигрывает сразу по нескольким параметрам:
ЭПЛ не нужно распечатывать, что сокращает траты на бумагу и расходники для принтера, а хранится такой документ в электронном виде на компьютере, не требуя места в архиве.
Электронную путевку можно пересылать на любое устройство, экономя время на его создание, подписание и обработку. Водитель сохраняет ЭПЛ в смартфоне или на планшете. В налоговую и другие проверяющие органы достаточно направить сохраненный XML-файл документа.
Сотрудники, ответственные за выпуск автомобиля на маршрут, подписывают ЭПЛ удаленно своей электронной подписью.
ЭПЛ легко заполнять, в нем исключены ошибки и его невозможно подделать.
Не требуется вести журнал учета ЭПЛ — вся информация о выданных путевках сохраняется в системе.
4. Какая подпись нужна для ЭПЛ?
ЭПЛ состоит из шести титулов — файлов обмена в формате XML. Заполнив титул, ответственный за оформление сотрудник заверяет его своей электронной подписью.
Для подписания титулов ЭПЛ можно применять:
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись.
В кратчайший срок получите новую или продлите имеющуюся электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре «Такском».
5. Кто может заполнять и подписывать ЭПЛ?
Электронную путевку могут оформлять и заверять своей подписью сотрудники, у которых есть доступ к соответствующей части документа — титулу:
Диспетчер или другой сотрудник, назначенный собственником — вносит данные об особенностях и обстоятельствах рейса (заполняет титул 1).
Медицинский работник — фиксирует сведения о предрейсовом и (при необходимости) послерейсовом медосмотре водителя (титулы 2 и 6). Медработник может состоять в штате или быть приглашенным из медорганизации, возможно использование телемедицины.
Механик, состоящий в штате, или другой штатный сотрудник, отвечающий за техническое состояние автопарка — указывает особенности и обстоятельства рейса, вносит информацию о предрейсовом техосмотре машины, время выхода авто на маршрут, фиксирует показания одометра при выезде и при заезде на парковку (доступны титулы 1, 3, 4 и 5). Механик перевозчика заполняет и подписывает ЭПЛ и при прохождении техосмотров в стороннем автосервисе.
Водитель в ЭПЛ данные не вносит и свою подпись не ставит.
Если в компании есть только ее руководитель (ИП без работников), и он в служебных поездках выполняет функции водителя, сведения за диспетчера и механика в ЭПЛ вносит тоже он, подписывая все титулы своей подписью.
При аренде автомобиля с экипажем путевой лист оформляет и подписывает арендодатель, а без экипажа — арендатор.
6. Если в рейс на одном автомобиле выходят два водителя, нужно оформлять два ЭПЛ?
Нет, электронный путевой лист будет один, в котором:
в титуле 1 диспетчер указывает данные двоих водителей;
медработник формирует отдельный титул 2 о предрейсовом медосмотре на каждого из водителей;
по возвращении из рейса формируются два отдельных титула 6 о послерейсовом медосмотре каждого из водителей (если такие медосмотры предусмотрены законом или локальным актом компании).
7. Как исправить ошибку в ЭПЛ?
В бумажном путевом листе достаточно зачеркнуть ошибочные сведения и написать сверху правильные, заверив их подписью.
С электронным документом так сделать не получится. Вместо документа с ошибкой нужно сформировать новый ЭПЛ, в котором указывается, что он составлен взамен ошибочного и дается ссылка на первичную путевку.
8. Как подготовиться к переходу на ЭПЛ?
Алгоритм перехода на электронные путевые листы:
Определитесь с датой, с которой начнете применять ЭПЛ. Зафиксируйте ее в своей учетной политике.
Заключите договор с любым оператором ИС ЭПД, представленным в реестре Минтранса.
Назначьте ответственных за оформление ЭПЛ сотрудников.
Оформите ответственным сотрудникам электронные подписи, а при необходимости и машиночитаемые доверенности (МЧД).
Выберите сервис, в котором будете создавать и отправлять ЭПЛ.
Обучите уполномоченных сотрудников работе с сервисом.
9. Обязательно ли подключаться к ЭДО для работы с электронными путевыми листами?
Да, обязательно. Без подключения к системе ЭДО невозможен обмен файлами электронного путевого листа.
10. Как выглядит работа с ЭПЛ?
Работа с электронными путевыми листами — это создание титулов, формирующих ЭПЛ, и обмен ими между всеми участниками процесса.
В рабочем процессе участвует ГИС ЭПД — государственная инфосистема электронных перевозочных документов. Оператор ИС ЭПД передает в нее все документы по перевозкам, создаваемые в электронном формате, в том числе и ЭПЛ. Система устанавливает статус обработки полученного документа, проверяет правильно ли он составлен, легитимна ли электронная подпись. ГИС ЭПД хранит все электронные путевки и обеспечивает обмен данными между участниками процесса перевозки, а при необходимости может предоставить нужный документ налоговикам, правоохранительным структурам, ГАИ и другим госорганам.
Как выглядит процесс работы с ЭПЛ:
Диспетчер создает новый документ, оформляет титул 1 и заверяет его своей УКЭП.
Далее файл обмена направляется другим ответственным сотрудникам, которые заполняют соответствующие титулы и подписывают их. ЭПЛ считается сформированным после того как заполнены и подписаны титулы 1–4.
На этом этапе водителю становится доступен QR-код (в смартфоне, на планшете), в котором зашифрованы сведения из ЭПЛ. Водитель предъявляет код инспекторам ГАИ — они считывают его с экрана устройства и получают необходимую информацию, а если QR-кода нет, запрашивают данные по ЭПЛ из ГИС ЭПД. Грузоотправителям водитель может предъявить как код, так и копию путевки, распечатанную на бумаге.
Отправляемые файлы обмена оператор ИС ЭПД проверяет на соответствие формату ФНС и передает в ГИС ЭПД.
Чтобы оформлять путевые листы легко и быстро, переходите на электронный формат документа, не откладывая эту задачу на последний момент. Оформляйте ЭПЛ и ведите их учет в онлайн-сервисе «Такском-Транспорт». С подключением сервиса вы получаете:
электронный путевой лист в смартфоне водителя;
легкое добавление водителей и автомобилей;
телемедицину;
быструю регистрацию;
экономию времени и денег.
Подключайтесь прямо сейчас и оформляйте электронные путевые листы 90 дней бесплатно.
Налоговая реформа 2025
Проверьте, что нужно перестроить в работе бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KXWXY
Начать дискуссию