Как оформить доверенность на сдачу отчетности в налоговую и СФР: после 1 сентября 2024 

Машиночитаемая доверенность (МЧД) предназначена для передачи определенных полномочий доверенному лицу. В этой функции она аналогична традиционной бумажной доверенности, но создается, передается и хранится в электронном виде, который распознается компьютерными программами.

Компания может выписать МЧД своему представителю — чаще всего сотруднику — для выполнения различных действий от ее лица, таких как участие в тендерах, сдача отчетов или получение документов в государственных учреждениях. Кроме того, представитель может подписывать от имени компании определенные документы и отчеты.

МЧД также может быть оформлена на привлеченных специалистов из аутсорсинговых фирм, которые действуют в интересах компании или индивидуального предпринимателя в государственных органах.

Для использования МЧД необходимо, чтобы доверенное лицо также имело УКЭП, оформленное на физлицо. С 1 сентября 2024 года сотрудники вправе использовать только сертификат ЭП физлица. Предыдущие сертификаты работников с реквизитами юрлиц больше не выдаются и не действуют.

Те, кто предоставляет отчетность в ФНС через ЭДО, должны применять МЧД. К таким налогоплательщикам относятся (п. 3 ст. 80 НК):

• компании, у которых среднесписочная численность сотрудников за прошлый календарный год больше 100 человек;

• вновь созданные, в том числе при реорганизации, компании, если в них работают больше 100 сотрудников;

• налогоплательщики, которые должны передавать декларации по НДС;

• крупнейшие налогоплательщики.

Следовательно, при сдаче отчетности в бумажном виде МЧД можно не применять.

Если электронные документы в СФР от имени страхователя подписывает не руководитель, а уполномоченное физическое лицо, ему также следует приложить МЧД.

Если данные компании сдают отчетность в бумажном виде, а по вопросам больничных взаимодействуют с СФР через своих руководителей, то необходимости перехода на МЧД для них нет.

Таким образом, обязательный переход на МЧД в СФР не касается организаций и индивидуальных предпринимателей, которые:

• освобождены от сдачи электронной отчетности и представляют отчетность в СФР исключительно на бумаге;

• передают отчетность и другие юридически значимые документы в СФР через своих директоров или ИП напрямую, без участия уполномоченных представителей.

Предприниматели и руководители, которые пользуются КЭП, выпущенные ФНС или доверенным Удостоверяющим центром (п. 1 ст. 17.2, п. 1 ст. 17.3 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ с изм. от 04.08.2023), электронную доверенность не прикладывают. 

Начиная с 1 марта 2024 года, компании, которые обязаны сдавать электронные отчеты в налоговую, должны использовать машиночитаемую доверенность при передаче отчетности через своих представителей (письмо ФНС от 18.10.2023 № ЗГ-3-26/13425). Введен новый формат МЧД версии 5.02 — он применяется с 1 марта 2024 года. 

Однако формат доверенности версии 5.01 продолжит действовать еще один год — налоговая служба будет принимать его до 28 февраля 2025 года (приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648, письмо ФНС от 18.12.2023 № ЕА-4-26/15789).

С 11 марта 2024 года представителям юрлица, сдающим отчеты в электронном виде отчетность в Соцфонд, нужна МЧД. Формат такой доверенности утвержден приказом СФР от 11.10.2023 № 2016.

Машиночитаемая доверенность включает следующую информацию:  

• наименование и номер документа;  

• данные доверителя, включая название компании или ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП;  

• информацию о представителе: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН;  

• дату оформления доверенности и срок ее действия;  

• полномочия, предоставляемые представителю;  

• возможность передоверия полномочий.  

Для оформления машиночитаемой доверенности на представителя компания должна:  

• Сформировать электронную доверенность в актуальном формате.  

• Подписать документ КЭП руководителя.  

• Отправить подписанную МЧД через оператора ЭДО в налоговую инспекцию или Соцфонд.

МЧД для подачи отчетности можно создавать с помощью следующих инструментов:

• специализированных сервисов, доступных на сайтах налоговой и Соцфонда

• бухгалтерских и кадровых программ;

• многофункциональных сервисов, предлагаемых операторами ЭДО.

Электронная доверенность должна быть оформлена заранее, до отправки отчетности в ИФНС или СФР. Учитывайте следующие аспекты:

• Доверенность необходимо направить в налоговую инспекцию или Соцфонд до отправки отчетных документов.

• Передавать отчеты можно только после того, как МЧД будет принята налоговыми органами или Соцфондом, иначе в приеме документов могут отказать.

После выпуска электронная доверенность получает уникальный идентификатор. Он постоянный, и за ним в базе Соцфонда записывается информация по МЧД. При передаче документов нужно вносить данные об идентификаторе доверенности, чтобы Соцфонд мог контролировать права на подпись документа.

При сдаче отчетности в налоговую МЧД можно загрузить единожды на специальный портал ФНС, а затем при каждой отправке отчетов передавать реквизиты доверенности.

С помощью сервиса «Такском — Управление доверенностями» просто внедрить МЧД в рабочие процессы компании. Сервис позволяет управлять электронными доверенностями в едином окне: создавать, подписывать, регистрировать, продлевать, отзывать и хранить их. Вы сможете работать с доверенностями нескольких организаций, автоматически проверять доверенность на соответствие требованиям налоговой, а также оформлять МЧД с индивидуальными и совместными полномочиями.

Читайте также:

• Обязательное применение МЧД и порядок использования КЭП с 1 сентября 2024 года.

• Топ-10 вопросов и ответов про электронные подписи.

• Полный гайд по работе с МЧД в 2024 году.

Налоговая реформа 2025

Проверьте, что нужно перестроить в работе бухгалтера

Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8K7KdH