Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) предназначена для передачи определенных полномочий доверенному лицу. В этой функции она аналогична традиционной бумажной доверенности, но создается, передается и хранится в электронном виде, который распознается компьютерными программами.
Компания может выписать МЧД своему представителю — чаще всего сотруднику — для выполнения различных действий от ее лица, таких как участие в тендерах, сдача отчетов или получение документов в государственных учреждениях. Кроме того, представитель может подписывать от имени компании определенные документы и отчеты.
МЧД также может быть оформлена на привлеченных специалистов из аутсорсинговых фирм, которые действуют в интересах компании или индивидуального предпринимателя в государственных органах.
Машиночитаемая доверенность представляет собой XML-файл, который обрабатывается компьютером и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя компании или индивидуального предпринимателя.
Для использования МЧД необходимо, чтобы доверенное лицо также имело УКЭП, оформленное на физлицо. С 1 сентября 2024 года сотрудники вправе использовать только сертификат ЭП физлица. Предыдущие сертификаты работников с реквизитами юрлиц больше не выдаются и не действуют.
Кому нужна МЧД, а кто может сдавать бумажную доверенность
Те, кто предоставляет отчетность в ФНС через ЭДО, должны применять МЧД. К таким налогоплательщикам относятся (п. 3 ст. 80 НК):
компании, у которых среднесписочная численность сотрудников за прошлый календарный год больше 100 человек;
вновь созданные, в том числе при реорганизации, компании, если в них работают больше 100 сотрудников;
налогоплательщики, которые должны передавать декларации по НДС;
крупнейшие налогоплательщики.
Следовательно, при сдаче отчетности в бумажном виде МЧД можно не применять.
Если электронные документы в СФР от имени страхователя подписывает не руководитель, а уполномоченное физическое лицо, ему также следует приложить МЧД.
На сегодняшний день компании, численность сотрудников в которых не превышает 10 человек, могут подавать обязательную отчетность в Соцфонд на бумаге в соответствии со ст. 8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Если данные компании сдают отчетность в бумажном виде, а по вопросам больничных взаимодействуют с СФР через своих руководителей, то необходимости перехода на МЧД для них нет.
Таким образом, обязательный переход на МЧД в СФР не касается организаций и индивидуальных предпринимателей, которые:
освобождены от сдачи электронной отчетности и представляют отчетность в СФР исключительно на бумаге;
передают отчетность и другие юридически значимые документы в СФР через своих директоров или ИП напрямую, без участия уполномоченных представителей.
Предприниматели и руководители, которые пользуются КЭП, выпущенные ФНС или доверенным Удостоверяющим центром (п. 1 ст. 17.2, п. 1 ст. 17.3 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ с изм. от 04.08.2023), электронную доверенность не прикладывают.
Электронная доверенность для сдачи отчетности в налоговую и Соцфонд
Начиная с 1 марта 2024 года, компании, которые обязаны сдавать электронные отчеты в налоговую, должны использовать машиночитаемую доверенность при передаче отчетности через своих представителей (письмо ФНС от 18.10.2023 № ЗГ-3-26/13425). Введен новый формат МЧД версии 5.02 — он применяется с 1 марта 2024 года.
Однако формат доверенности версии 5.01 продолжит действовать еще один год — налоговая служба будет принимать его до 28 февраля 2025 года (приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648, письмо ФНС от 18.12.2023 № ЕА-4-26/15789).
С 11 марта 2024 года представителям юрлица, сдающим отчеты в электронном виде отчетность в Соцфонд, нужна МЧД. Формат такой доверенности утвержден приказом СФР от 11.10.2023 № 2016.
Начните использовать машиночитаемую доверенность уже сегодня с помощью сервиса «Такском — Управление доверенностями». После подписания электронной доверенности КЭП руководителя компании она будет зарегистрирована в реестре МЧД, а также автоматически получит уникальный номер.
Как оформить электронную доверенность для сдачи отчетов
Машиночитаемая доверенность включает следующую информацию:
наименование и номер документа;
данные доверителя, включая название компании или ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП;
информацию о представителе: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН;
дату оформления доверенности и срок ее действия;
полномочия, предоставляемые представителю;
возможность передоверия полномочий.
Коды полномочий для обмена данными с ФНС приведены в справочнике на сайте налоговой службы (письмо ФНС от 16.08.2023 № ЗГ-3-26/10692). Коды полномочий для СФР можно найти на сайте Соцфонда.
Для оформления машиночитаемой доверенности на представителя компания должна:
Сформировать электронную доверенность в актуальном формате.
Подписать документ КЭП руководителя.
Отправить подписанную МЧД через оператора ЭДО в налоговую инспекцию или Соцфонд.
МЧД для подачи отчетности можно создавать с помощью следующих инструментов:
специализированных сервисов, доступных на сайтах налоговой и Соцфонда
бухгалтерских и кадровых программ;
многофункциональных сервисов, предлагаемых операторами ЭДО.
Электронная доверенность должна быть оформлена заранее, до отправки отчетности в ИФНС или СФР. Учитывайте следующие аспекты:
Доверенность необходимо направить в налоговую инспекцию или Соцфонд до отправки отчетных документов.
Передавать отчеты можно только после того, как МЧД будет принята налоговыми органами или Соцфондом, иначе в приеме документов могут отказать.
После выпуска электронная доверенность получает уникальный идентификатор. Он постоянный, и за ним в базе Соцфонда записывается информация по МЧД. При передаче документов нужно вносить данные об идентификаторе доверенности, чтобы Соцфонд мог контролировать права на подпись документа.
При сдаче отчетности в налоговую МЧД можно загрузить единожды на специальный портал ФНС, а затем при каждой отправке отчетов передавать реквизиты доверенности.
С помощью сервиса «Такском — Управление доверенностями» просто внедрить МЧД в рабочие процессы компании. Сервис позволяет управлять электронными доверенностями в едином окне: создавать, подписывать, регистрировать, продлевать, отзывать и хранить их. Вы сможете работать с доверенностями нескольких организаций, автоматически проверять доверенность на соответствие требованиям налоговой, а также оформлять МЧД с индивидуальными и совместными полномочиями.
Читайте также:
Налоговая реформа 2025
Проверьте, что нужно перестроить в работе бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8K7KdH
Начать дискуссию