ЭДО для самозанятых. Новые перспективы бизнеса

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена электронными документами через телекоммуникационные каналы оператора ЭДО.

Электронный документ — файл, подписанный электронной подписью, который не требует печати. Электронная подпись придает документу юридическую значимость.

Электронный документооборот проходит через систему оператора ЭДО, аккредитованного налоговой службой. Один контрагент отправляет файл документа другому, и адресат получает его на свое устройство в считанные секунды. Процесс похож на использование электронной почты. При этом оператор проверяет подлинность электронной подписи и соответствие документа требованиям законодательства.

Если документ требует подписи с обеих сторон, получатель, проверив его, подписывает своей электронной подписью или отклоняет, если документ требует доработки. 

Напомним, что самозанятые — это лица, предоставляющие услуги, выполняющие работы или продающие товары собственного производства. Они применяют специальный налоговый режим НПД (налог на профессиональный доход). Деятельность самозанятых регулируется законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Плательщики НПД могут сотрудничать с физическими и юридическими лицами. Они обязаны сообщать о профессиональном доходе, формировать и передавать клиентам чеки через приложение, а также ежемесячно уплачивать налог: 6% — с доходов, полученных от юридических лиц, 4% — с доходов от физических лиц. Стать самозанятым легко, достаточно зарегистрироваться в приложении «Мой налог».

Документооборот у самозанятых несложный. Основные документы:

• Договор с контрагентом — физическим или юридическим лицом.

• Чек — нужно оформлять после каждой оплаты от заказчика, независимо от того, кто контрагент — физлицо, ИП или компания.

• Акт оказанных услуг или выполненных работ — необязательный документ, но обычно его оформляют, так как он защищает права сторон и показывает, что услуги оказаны в полном объеме.

• Задания — конкретизируют условия задачи. Чаще всего их составляют, если сотрудничество самозанятого с заказчиком длительное и между сторонами заключен рамочный договор.

• Счет — нужен заказчику, чтобы обосновать операции по переводу средств документально.

• Допсоглашение — его стороны составляют, если требуется выполнить дополнительный объем работ.

Оформлять и подписывать документы с заказчиком самозанятому важно, так как они:

• Помогают защитить права. Правильно оформленные договор или акт выполненных работ помогают четко определить условия сотрудничества, права и обязанности сторон. С помощью документов исполнитель и заказчик могут избежать недопонимания и спорных ситуаций, так как все существенные условия фиксируются в письменной форме.

• Доказывают сдельный характер отношений. Документы, в которых прописаны конкретные задачи и оплата за их выполнение, показывают сдельный характер отношений заказчика и самозанятого. Это защищает стороны от переквалификации взаимоотношений в трудовые и доказывает законность сотрудничества перед налоговыми органами.

• Повышают уровень доверия со стороны клиентов. Серьезный подход к документообороту показывает профессионализм и готовность работать в рамках правового поля. Некоторые заказчики, особенно юрлица, всегда оформляют документы при сотрудничестве с исполнителями.

Переход на электронный документооборот дает самозанятому несколько преимуществ:

• Быстрый обмен документами. ЭДО значительно сокращает время, нужное для обмена документами, особенно если заказчик и исполнитель находятся в разных городах. Благодаря этому исполнитель может сотрудничать с клиентами из любых регионов, тем самым он может расширять клиентскую базу и увеличивать доход.

• Ускорение сделок. Электронные документы можно подписать и отправить в считанные секунды. Большинство организаций уже используют электронную подпись. Так что если электронная подпись будет и у самозанятого, процесс оформления сделки пройдет быстрее.

• Документы всегда под рукой. Благодаря ЭДО не придется хранить бумажные документы — их можно быстро найти в сервисе ЭДО.

• Снижение расходов на печать и отправку. Переход на электронные документы сокращает затраты на печать, бумагу, почтовые и курьерские услуги.

При выборе подходящего оператора ЭДО самозанятому нужно учитывать такие факторы:

• Возможность выпуска квалифицированной электронной подписи (КЭП). 

Преимущество квалифицированной электронной подписи — в ее полной юридической силе. КЭП позволяет подписывать разные документы: договоры, акты выполненных работ и т. д. Это особенно удобно для самозанятых, которые сотрудничают с контрагентами из разных городов или регионов.

Также самозанятые с 2020 года получили возможность участия в торгах, так как они по своему статусу приравниваются к субъектам МСП. Для этого им тоже потребуется КЭП, поэтому лучше, если сервис выпускает именно такую подпись.

• Надежность оператора.

Убедитесь, что компания входит в список доверенных провайдеров ФНС. Это гарантирует, что ваши документы будут обрабатываться в соответствии с законом и с соблюдением всех необходимых стандартов безопасности.

• Функциональность системы. 

Проверьте, какие возможности предоставляет оператор для отправки, согласования и подписи документов. Важна также возможность хранения и поиска документации. 

• Информационная безопасность. 

Оператор должен обеспечивать передачу данных по защищенным каналам и предоставлять возможности для проверки достоверности электронной подписи.

• Стоимость. 

Узнайте стоимость услуг оператора, сколько документов входит в пакет и какова стоимость исходящих документов, чтобы выбрать наиболее выгодный тариф.

• Удобство использования. 

Интерфейс системы должен быть интуитивно понятным. Это упрощает работу с сервисом ЭДО, снижает время обучения и минимизирует риск ошибок.

У электронного документа есть формат, который отвечает за его внутреннее содержание. Форматы, разрешенные и рекомендуемые для использования, устанавливаются ФНС.

Электронные документы делятся на две основные группы: формализованные и неформализованные. 

Формализованные документы имеют строго определенный формат, который утвержден приказами ФНС. Основной формат для таких документов — XML. Эти документы заполняются в соответствии с установленными правилами, что позволяет автоматизировать процесс их обработки контролирующими органами. У некоторых документов, например, у акта приемки работ, есть рекомендованная, но не обязательная для применения форма. 

Неформализованные документы, например, договор, можно составлять в произвольных форматах. Они могут быть представлены в файлах с расширениями DOCX, PDF, JPEG, XLSX. Основные документы, с которыми работает самозанятый, относятся к неформализованным.

«Такском» предлагает самозанятым четыре решения для ЭДО:

Это решение подходит для работы на мобильных устройствах и планшетах — его удобно использовать на ходу. Смарт-карта представляет собой пластиковую карту, оснащенную бесконтактным NFC-интерфейсом. Эта карта содержит ЭП и используется для подписания электронных документов на смартфонах и планшетах с NFC-модулем. Процесс использования так же прост, как и бесконтактная оплата банковской картой.

Решение включает:

• Сервис электронного документооборота «Такском-Файлер» на 50 отправок документов.

• Электронную подпись на физическое лицо. ЭП защищает ваши документы и гарантирует их юридическую значимость.

• Смарт-карту с NFC. Она обеспечивает безопасность обмена документами и возможность работы без привязки к ПК.

• Опционально — считыватель смарт-карт для работы на ПК. Позволяет использовать решение на всех устройствах.

• Полное сопровождение по подключению и 24/7 техническая поддержка.

Решение подходит для работы на мобильных устройствах и планшетах. Вы сможете работать с документами в любом месте.

Решение включает:

• Сервис электронного документооборота «Такском-Файлер» на 50 отправок документов.

• Электронная подпись на физическое лицо. Придает юридическую силу вашим электронным документам.

• Рутокен ЭЦП 3.0 NFC. Встроенное средство криптозащиты информации (СКЗИ) обеспечивает высокий уровень безопасности.

• Полное сопровождение по подключению и 24/7 техническая поддержка.

Стоимость услуги: 5 900 рублей.

Подходит для работы на ПК — идеален для пользователей, предпочитающих классический рабочий вариант.

Включает:

• Сервис электронного документооборота «Такском-Файлер» на 50 отправок документов.

• Электронная подпись на физическое лицо. Придает юридическую силу вашим электронным документам.

• Рутокен ЭЦП 3.0 NFC. Встроенное средство криптозащиты информации (СКЗИ) обеспечивает высокий уровень безопасности.

• Полное сопровождение по подключению и 24/7 техническая поддержка.

Стоимость услуги: 5 700 рублей.

Это веб-сервис для подписания документов, в котором вы можете применять бесплатную НЭП или подключить сертификат ЭП «Госключ».

• Вы сможете бесплатно отправить три документа для ознакомления с сервисом.

• Также решение включает сервис «Такском-Ручка» на 50 отправок документов.

Стоимость услуги: 2 300 рублей.

ЭДО для самозанятых продолжит развиваться и станет еще более востребованным инструментом в будущем. 

Внедрение и активное использование ЭДО упрощает взаимодействие с контрагентами, а также с государственными органами. Так, с 1 января 2025 года самозанятые, малые предприятия и ИП обязаны будут предоставлять статистические данные в Росстат (закон от 22.07.2024 № 206-ФЗ).

Информация будет автоматически подтягиваться из существующих данных на портале Госуслуг и платформе МСП.РФ. Самозанятые сдавать отчеты через ЦАП пока не смогут. Им нужно будет отчитываться по утвержденным формам через оператора ЭДО.

Вопрос о штрафах за несоблюдение новых правил пока остается открытым. Например, для ИП и организаций штрафы за непредоставленные статистические данные могут достигать 70 тысяч рублей, и возможно, для самозанятых тоже введут подобные меры. 

Подготовьтесь к будущему заранее. Подключите одно из решений от «Такскома» за три простых шага: посетите офис компании для идентификации, получите смарт-карту с NFC и записанной на нее вашей электронной подписью. Менеджер поможет вам настроить приложение «Такском-Файлер» и покажет, как подписывать электронные документы.

Налоговая реформа 2025

Проверьте, что нужно перестроить в работе бухгалтера

Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KJ8PY