Топ-7 ошибок при оформлении командировки и как их избежать

Прежде чем направлять сотрудника в служебную командировку, проверьте, не относится ли он к какой-либо категории лиц, которых направлять в такие поездки запрещено трудовым законодательством.

Вы не вправе направлять в командировки (ст. 259, 268 ТК):

• работников младше 18 лет, исключение — спортсмены и творческие работники, указанные в перечне, утв. распоряжением Правительства от 04.07.2023 № 1777-р;

• беременных сотрудниц.

Для некоторых категорий работников установлены ограничения:

• сотрудника, работающего по ученическому договору, можно отправить в командировку, только если такая поездка связана с ученичеством (ст. 203 ТК);

• работника, зарегистрированного кандидатом в выборный орган, нельзя направлять в командировки в период проведения выборов в этот орган (п. 2 ст. 41 закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ).

Иностранцев, временно пребывающих (проживающих) в РФ, высококвалифицированных иностранных специалистов командировать можно, но с соблюдением определенных условий, перечисленных в приказе Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.

Только при наличии письменного согласия и отсутствии запрета по состоянию здоровья можно направлять в командировку (ст. 167, 216.1, 259, 264 ТК, п. 14 постановления Пленума ВС от 28.01.2014 № 1):

• женщин с детьми до трех лет;

• сотрудников-инвалидов;

• матерей, отцов, воспитывающих детей до 14 лет в одиночку, опекунов или других лиц, воспитывающих детей до 14 лет без матери;

• родителей детей-инвалидов;

• работников, ухаживающих за больным членом семьи согласно медзаключению;

• родителя ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом, или проходит военную службу по контракту, добровольцем либо призван по мобилизации;

• родителей троих и более детей до 18 лет, если младшему еще нет 14 лет.

Предварительно нужно сообщить таким сотрудникам об их праве на отказ от поездки. Отказавшегося от командировки работника нельзя принуждать к ней, иначе для работодателя наступит ответственность за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП.

Основание для направления работника в служебную командировку — письменное распоряжение работодателя (ст. 166 ТК, п. 3 положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 в ред. от 01.03.2023).

Это может быть приказ или распоряжение руководителя о направлении работника в командировку, оформленный в письменной форме (например, по унифицированной форме № Т-9 или № Т-9а, если едет несколько работников). Работника необходимо ознакомить с содержанием документа под подпись.

Такие приказы должны храниться минимум пять лет, а если командировка связана с вредными или опасными условиями труда — до 75 лет (п. «г» ст. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Если работник запросит копию такого приказа, работодатель должен предоставить ее в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК).

Удобные командировки для каждого

Помогаем оформлять деловые поездки быстро и выгодно

Попробовать

Неверно исчисленный срок командировки может повлиять на размер аванса, выданного сотруднику перед поездкой, и на учет рабочего времени командированного.

Командировка не может быть бессрочной — ее длительность определяется работодателем до ее начала. Максимальная продолжительность, как и периодичность командировок, законом не установлена, но может предусматриваться локальным нормативным актом, трудовым или коллективным договором.

Для правильного расчета срока служебной командировки, определите:

• День выезда в место командирования — это дата отправления самолета, поезда, автобуса, другого транспорта от места постоянной работы сотрудника. Если отправление состоялось до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а если с 00 часов и позднее — следующие сутки (п. 4 положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 в ред. от 01.03.2023).

• День приезда из командировки — это дата прибытия транспортного средства к месту постоянной работы.

Если аэропорт, станция, пристань и т. п. находятся за пределами населенного пункта, в котором размещено место работы, учитывайте еще и время, необходимое для проезда к ним. При размещении аэропорта, вокзала и т. п. в черте населенного пункта, пусть и на неблизком расстоянии от места работы, днем выезда в командировку считается дата отправления самолета, поезда или другого транспорта.

Например:

1. Работник отправляется в командировку на поезде 12 февраля в 23 ч 55 мин, значит, 12 февраля будет первым днем командировки, за который ему полагается выплатить суточные как за полный день.

2. Сотрудник выехал в аэропорт, размещенный за чертой города, в 22 ч 10 марта, а время вылета его самолета — 01 ч 20 мин 11 марта. Датой начала командировки, за которую следует выплатить суточные, следует считать 10 марта. Если бы аэропорт находился в черте города, первым днем командировки была бы дата вылета — 11 марта.

Обратите внимание! Если день выезда в командировку или приезда из нее совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, это следует учитывать как работу в выходной или праздник с соответствующей оплатой (решение ВС от 20.06.2002 № ГКПИ2002-663).

В табеле ведется учет времени, отработанного каждым сотрудником. Период командировки — не исключение.

Если дни, в которые сотрудник привлекался к работе в командировке, пришлись на выходной или нерабочий праздник, это время дополнительно отмечается кодом «РВ» либо «03». Работа в такие дни должна оплачиваться в повышенном размере, а отсутствие отметок в табеле может стать причиной неверного расчета и занижения полагающихся работнику выплат.

Нередко работодатели поручают командированным сотрудникам задания, выполнение которых не предусмотрено трудовым договором и не входит в его должностные обязанности. Проще говоря — просят выполнить чужую работу без дополнительной оплаты.

Поручая сотруднику дополнительную работу по другой профессии или должности, оформите совмещение профессий (должностей). Если поручается работа по такой же профессии или должности, имеет место расширение зон обслуживания, увеличение объема работ. Если необходимо заменить временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основных обязанностей, поручается работа по другой или такой же профессии или должности.

В любом случае, за выполнение дополнительной работы, в том числе в командировке, работник должен получить доплату. Размер доплаты устанавливается соглашением между работодателем и сотрудником с учетом объема и содержания работы (ст. 151 ТК).

Если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, необходимо зафиксировать это документально, чтобы правильно возместить ему все расходы.

Что нужно сделать перед выездом работника:

• В приказе о направлении в командировку укажите, что работник отправляется на своем автомобиле.

• Заключите с работником договор аренды автомобиля с экипажем, либо соглашение об использовании автомобиля в служебных целях. При этом к своему экземпляру документа приложите копию свидетельства о регистрации ТС.

• Оформите работнику путевой лист.

По возвращении работник должен предоставить авансовый отчет с приложением таких документов:

• путевой лист;

• чеки на покупку ГСМ;  

• чеки за платную парковку, за проезд по платным дорогам (их учитывайте, если возмещение таких затрат предусмотрено соглашением с работником, внутренним Положением о командировках или иным локальным документом);

• служебная записка, в которой работник укажет, что он ездил в командировку на личном автомобиле, место назначения, время и даты выезда и возвращения.

Если заключено соглашение об использовании личного авто, работник должен получить предусмотренную им компенсацию, включая затраты на ГСМ по чекам.

Если заключен договор аренды авто с экипажем, работник получит причитающуюся ему сумму арендных платежей и предусмотренные договором возмещения, в том числе по расходам на ГСМ.

Работник может потратить на проезд и проживание в командировке больше, чем получил на эти цели перед поездкой. На основании авансового отчета работодатель обязан выплатить ему перерасход, включая дополнительные расходы, связанные с командировкой и произведенные с согласия работодателя (ст. 168 ТК).

Если же работник по прибытии из командировки отчитался на меньшую сумму, чем получил, а остаток полученного аванса не вернул в установленный срок, работодатель вправе удержать эти деньги из его заработка (ст. 137 ТК).

При этом нельзя просто выплатить работнику зарплату за вычетом его долга — для законного удержания требуется одновременно соблюсти условия:

1. работодатель принял решение об удержании долга из зарплаты сотрудника в течение одного месяца с момента окончания срока, установленного для возвращения аванса;

2. работник согласен с основанием и суммой удержания.

Ошибки при оформлении командировок и учете произведенных расходов могут привести к штрафам, доначислению НДФЛ и страховых взносов. Повышает риск возникновения ошибок и ручной ввод данных в учетную программу из документов по командировке. 

Упростить работу бухгалтера и сэкономить время поможет сервис Trivio. Сервис позволяет всего за 5 минут подключить интеграцию с любыми учетными системами, в том числе с «1С:Бухгалтерия», ERP и другими программами. Бухгалтерия получает все документы в нужном формате и точно в срок, а авансовые отчеты автоматически формируются на основе загруженных данных. Все документы хранятся в личном кабинете компании и в любое время доступны онлайн.

Удобные командировки для каждого

Помогаем оформлять деловые поездки быстро и выгодно

Попробовать

Реклама: АО «Тривио», ИНН 7713459640, erid: 2W5zFGxNu84