Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: как оформить и оплатить

Подготовили для вас подробную инструкцию, чтобы сделать этот процесс максимально простым и комфортным, особенно в вопросах бухгалтерского учета.

Как оформить отпуск сразу после командировки

Если сотрудник решил остаться и провести отпуск в месте рабочей командировки, то два кадровых события не могут просто «перетекать» друг в друга. Командировка должна быть официально завершена, а отпуск начат отдельно.

1. Завершение командировки при отзыве сотрудника

Работодатель издает приказ об отзыве из командировки, если работник завершает ее раньше запланированного. В приказе необходимо указать новую дату окончания поездки. Основание — служебная записка сотрудника с просьбой о досрочном завершении командировки и указанием причины.  Например, семейные обстоятельства или начало отпуска. 

Эти документы не нужны, если командировка заканчивается планово, а отпуск начинается после нее.

Сотрудник предоставляет отчет о выполненной работе в командировке и авансовый отчет с подтверждающими документами (билеты, чеки и т. д.) до новой даты окончания командировки.

Компания производит окончательный расчет с сотрудником по командировке. Если сотрудник потратил меньше аванса, он возвращает остаток. Если потратил больше, работодатель компенсирует разницу.

2. Оформление отпуска

Сотрудник пишет заявление на отпуск с желаемыми датами. Если отпуск запланирован в графике отпусков, то сотрудник заявление может не писать, а работодатель должен уведомить его о предстоящем времени отдыха не позднее, чем за две недели.

Работодатель издает приказ на отпуск и ознакамливает с ним работника.

Компания выплачивает отпускные работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Пример. Сергей был в командировке в Адлере с 1 по 10 октября. Он решил остаться там в отпуске до 20 октября. Сотрудник пишет заявление, компания издает приказ и выплачивает отпускные. Командировка заканчивается 10 октября. Отпуск начинается 11 октября. Сергей предоставляет отчетные документы по поездке после возвращения из отпуска, почтовым отправлением или по ЭДО.

Удобные командировки для каждого

Помогаем оформлять деловые поездки быстро и выгодно

Попробовать

Как оплатить командировку с последующим отпуском

Работодатель обязан оплатить все расходы, которые связаны с командировкой сотрудника (ст. 167, ст. 168 ТК), а именно:

• Оплата дней командировки. Работодатель обязан оплатить командированному сотруднику дни нахождения в командировке из расчета среднего заработка.

• Стоимость размещения в гостинице или аренды квартиры. Для подтверждения расходов работник должен предоставить договор, чек, справку о проживании в гостинице. Если жилье заранее забронировала и оплатила компания, то работнику компенсировать больше ничего не нужно.

• Стоимость проезда к месту проведения командировки и обратно. Подтверждающие документы — билет, чек, посадочный талон, если речь идет об авиаперелете. Если посадочный талон утерян, работнику нужно запросить справку о перелете в авиакомпании.

• Суточные. За них работник отчитываться не должен. Их размер компания определяет во внутренних документах и выплачивает за каждый день нахождения в командировке. Под обложение НДФЛ подпадают суточные в размере свыше 700 рублей при поездках по России, более — 2 500 рублей при загранкомандировках.

• Стоимость оформления визы, если работник едет в другое государство, для посещения которого нужна виза. Подтвердить эти расходы можно квитанцией об уплате консульского сбора, чеком, договором на оказание услуг визовым центром и т. д.

• Другие расходы, которые понес сотрудник во время работы в командировке, при условии, что они обоснованы, подтверждены документами и согласованы с руководством.

Если командировка перетекает в отпуск, работодатель должен проследить и четко разграничить эти два кадровых мероприятия и проверить предоставленные работником отчетные документы по командировке. 

Компенсировать можно только те расходы, которые работник понес в рабочей поездке до начала отпуска. Компенсировать стоимость проезда из отпуска к месту постоянного жительства нельзя. То есть когда сотрудник остается в отпуске в месте командировки, работодатель оплачивает дорогу только в одну сторону — до места выполнения обязанностей по служебной поездке (письмо Минфина от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). 

Пример (продолжение). Работодатель Сергея установил суточные по 700 рублей в сутки. Стоимость гостиницы — 8 000 рублей в сутки, авиабилета Москва — Адлер — 12 000 рублей, Адлер — Москва — 14 000 рублей. По окончании командировки Сергей остался жить там же до 20 октября, а по возвращению из отпуска предоставил авансовый отчет. Работодатель обязан компенсировать Сергею:

• проживание за период с 1 по 10 октября: 9 * 8 000 = 72 000 рублей;

• перелет Москва — Адлер: 14 000 рублей;

• суточные с 1 по 10 октября: 10 * 700 = 7 000 рублей.

При этом работодатель может по собственному желанию компенсировать работнику стоимость обратной дороги. В этом случае он обязан начислить и удержать НДФЛ и страховые взносы из зарплаты работника, так как оплата проезда, который не связан с командировкой, для сотрудника будет натуральным доходом.

Пример (продолжение). Работодатель оплатил Сергею обратный билет из места командировки с последующим отпуском. Расчет налогов:

• НДФЛ к удержанию: 14 000 * 13% = 1 820 рублей;

• страховые взносы по единому тарифу: 14 000 * 30% = 4 200 рублей;

• страховые взносы по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний: 14 000 * 0,2% = 28 рублей.

Управляйте командировками с Trivio. Наша круглосуточная поддержка поможет оперативно сдать или обменять билеты, перенести бронирования отелей и подобрать удобные стыковочные рейсы, когда сотрудник едет в отпуск сразу после командировки или прерывает отпуск для рабочей поездки.

Читайте также:

• Расходы на такси в командировке: как учесть, документы, налоги.

• Топ-7 ошибок при оформлении командировки и как их избежать.

• Как оформить и оплатить однодневную командировку в 2025.

Удобные командировки для каждого

Помогаем оформлять деловые поездки быстро и выгодно

Попробовать

Реклама: АО «Тривио», ИНН 7713459640, erid: 2W5zFGH4Zap