Риски сотрудничества с самозанятыми
Сотрудничать с самозанятыми удобно. Их можно быстро привлечь для выполнения конкретного проекта или в периоды пиковой и сезонной нагрузки. Заключить и расторгнуть гражданско-правовой договор проще, чем трудовой. Кадровые вопросы и обеспечение трудовых гарантий, таких как отпуска и компенсации, — не ответственность заказчика. К тому же самозанятые платят налоги за себя самостоятельно, то есть налоговая нагрузка на организацию снижается.
Также самозанятых не нужно обеспечивать рабочим местом, оборудованием и материалами, что тоже упрощает сотрудничество. Однако есть и риски:
Переквалификация отношений в трудовые. Налоговая следит, чтобы заказчики не маскировали трудовые отношения сотрудничеством с внештатниками. Поэтому ФНС внедрила систему риск-баллов, которая оценивает, есть ли признаки переквалификации в правоотношениях между заказчиками и самозанятыми.
Налоговая инспекция отслеживает:
Платит ли заказчик фиксированную сумму вознаграждения в одни и те же числа месяца — то есть, есть ли у выплаты признаки зарплаты.
Совпадают ли даты выплаты вознаграждения с перечислением зарплаты штатникам.
Есть ли массовые переходы сотрудников в качестве самозанятых в другую организацию, подконтрольную первой.
Сотрудничает ли заказчик с одним и тем же исполнителем в течение длительного времени.
Есть ли у самозанятого другие заказчики.
С каких устройств печатаются чеки.
Есть ли массовая постановка исполнителей на учет в качестве самозанятых перед началом сотрудничества с конкретным заказчиком.
Не является ли исполнитель бывшим сотрудником компании заказчика, с которым трудовой договор прекращен менее двух лет назад.
Если налоговая выявит один фактор риска, ничего страшного не произойдет. А если факторов несколько — сначала в адрес подозрительных организаций ФНС отправляет запрос с целью выяснить детали взаимоотношений с самозанятым лицом.
Затем налоговая служба совместно с трудовой инспекцией при необходимости проводят проверку, по результатам которой гражданско-правовые отношения могут быть переквалифицированы в трудовые.
Потеря самозанятым своего статуса. Исполнитель может потерять право на уплату налога на профдоход. Это может произойти по его собственному решению или по инициативе налоговой службы в следующих случаях:
Если годовой доход исполнителя превысил установленный лимит — 2,4 млн рублей, он не сможет продолжать свою деятельность до начала следующего календарного года, поскольку в приложении «Мой налог» не будет возможности формировать чеки.
Если исполнитель начал заниматься деятельностью, которая не соответствует требованиям закона для самозанятых, например, стал продавать подакцизные товары, перепродавать товары других лиц или заниматься добычей полезных ископаемых. Полный список видов деятельности, которые не может выполнять плательщик НПД, приведен в п. 2 ст. 4 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.
Если самозанятый исполнитель нанял сотрудников, заключив с ними трудовой договор. Для выполнения работ или оказания услуг исполнитель может привлекать сторонних лиц на основе гражданско-правовых договоров.
В случае если самозанятый утратил свой статус, но не сообщил об этом и получил оплату, заказчику нужно будет уплатить НДФЛ, произвести отчисления по страховым взносам и предоставить соответствующую отчетность.
Как избежать рисков при сотрудничестве с самозанятыми
Проверяйте статусы самозанятых перед каждой выплатой.
Чтобы выяснить актуальные статусы исполнителей, можно перед заключением договора и перед каждой выплатой запрашивать у них справку. Ее исполнители формируют в приложении «Мой налог». В приложении самозанятые получат справку сразу после отправки запроса.
Также заказчик может проверить статусы самостоятельно в сервисе ФНС. Для этого нужно ввести ИНН исполнителя, конкретную дату и нажать «Найти». Сервис проверит данные в режиме онлайн.
Ручная проверка множества самозанятых — достаточно трудоемкий процесс. Гораздо удобнее и быстрее отслеживать статусы исполнителей в специальном сервисе — например, на платформе «ЯЗАНЯТ». Кроме того, на ней легко регистрировать самозанятых, проводить массовые выплаты и обмениваться документами в электронном формате.
Правильно оформляйте документы: договоры, задания, акты.
Бухгалтеру важно следить за тем, чтобы со всеми самозанятыми были подписаны договоры. В договорах не должно содержаться признаков трудовых отношений — например, нельзя упоминать зарплату, отпуска, график работы. Если договоры рамочные, к ним нужно оформлять задания, которые конкретизируют услуги.
Акты оказанных услуг, хоть не являются обязательным документом, пригодятся компании в случае налоговой проверки.
Этот документ устанавливает, какие услуги, в какой период и в каком объеме оказали исполнители, как рассчитывалось вознаграждение.
Получайте от самозанятых чеки.
Чек — это обязательный документ, который предоставляют самозанятые. Заказчик использует чеки в качестве первичных документов, чтобы подтвердить расходы.
Если компания не сможет предоставить чек в налоговую, то отношения с самозанятыми могут быть переквалифицированы в трудовые.
Это может привести к финансовым потерям: компании придется перечислить НДФЛ, страховые взносы за исполнителя, а также уплатить штрафы и пени.
Если с компанией сотрудничает 1–2 самозанятых, следить за правильным оформлением договоров и актов, статусами самозанятых и наличием чеков бухгалтеру не столь затруднительно. Если же заказчик привлекает десятки или сотни исполнителей, все эти операции займут гораздо больше времени. В периоды пиковой нагрузки велик риск ошибиться или пропустить нарушение — например, невыдачу самозанятым чека. Цена ошибки может быть достаточно высокой — особенно если приведет к переквалификации отношений.
Как снизить нагрузку на бухгалтера при массовом сотрудничестве с внештатниками
Чтобы упростить работу бухгалтера при массовом сотрудничестве с самозанятыми, используйте специализированные платформы — например, «ЯЗАНЯТ». Они позволяют автоматизировать многие процессы, связанные с учетом и оплатой услуг внештатников, что существенно облегчает работу бухгалтера.
Платформа «ЯЗАНЯТ»:
Автоматически проверяет статус самозанятых — заказчик точно не переведет выплаты исполнителям, которые больше не являются плательщиками НПД.
Контролирует превышение лимитов — платформа отклонит сделку, если какой-либо из самозанятых превысил порог 2,4 млн рублей.
Проверяет данные исполнителей через банк-партнер.
Позволяет оперативно обмениваться с исполнителями документами в электронном формате с помощью электронных подписей. Не придется отправлять документы почтой, курьером или договариваться с самозанятыми о личной встрече. Бухгалтер сразу увидит, что документы подписаны. Если ФНС пришлет запрос — все будет под рукой в одном сервисе.
Автоматически формирует закрывающие документы — в том числе чеки от самозанятого и акты — и проверяет корректность введенных данных.
Позволяет провести массовые выплаты внештатникам.
Также на платформе можно получить бесплатную помощь штатного юриста с практикой в области НПД.
Бесплатная инструкция для бизнеса по работе с самозанятыми
Узнайте как избежать штрафов при работе с самозанятыми
Оптимизируйте свой бизнес и сэкономьте время и ресурсы
Реклама: ООО «ЯЗАНЯТ», ИНН 7704444693, erid: LjN8KL7pF
Комментарии
1чтобы снизить нагрузку на бухгалтера, предлагаю: увеличить штат