5 фатальных ошибок бизнеса при найме сотрудников: последствия, как снизить риски

В статье — типовые ошибки, которые совершают руководители и HR-ы при трудоустройстве новых работников. Разобрали, что будет, если их допустить, и рассказали, как их избежать.

Ошибка № 1. Заключить срочный трудовой договор вместо бессрочного

Многие работодатели считают срочный трудовой договор выгоднее бессрочного. Считается, что такой договор мотивирует сотрудника активнее работать в расчете на перевод на постоянную ставку. А еще есть возможность оперативно расстаться с неподходящим работником. В этом и кроется главная опасность — таким договором нельзя подменять испытательный срок.

Срочный договор можно заключить только в случаях, которые предусматривает законодательство (ст. 59 ТК, постановление Правительства от 30.03.2022 № 511). Например, если работник нужен на декретную ставку, временную или сезонную работу. Это значит, что работодатель не вправе навязать сотруднику такой договор по своему желанию, и совершенно неважно, согласен подчиненный на это или нет (апелляционное определение Мосгорсуда от 24.09.2019 по делу № 33-32649/2019).

Если для заключения срочного договора не было оснований, его переквалифицируют в бессрочный (ст. 58 ТК, п. 13 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Особый риск влечет ситуация, когда работодатель вынуждает сотрудника заключить договор на непродолжительное время. Если работник обратится в суд, вероятнее всего, арбитры займут его сторону. Чтобы этого избежать, у работодателя должны быть веские доказательства того, что заключение срочного договора соответствовало требованиям закона.

Красные флаги для суда (п. 12 Обзора практики, утв. Президиумом ВС 27.04.2022):

стороны часто перезаключали или пролонгировали срочный трудовой договор для выполнения одной и той же работы;
сотрудник относится к слабой категории — например, находится в предпенсионном возрасте;
работник не участвовал в определении условий трудового договора.

Чтобы избежать рисков, изучите статьи 58 и 59 ТК: они закрепляют исчерпывающий перечень случаев, когда можно заключить именно срочный трудовой договор. Также на стадии заключения договора стоит позаботиться о том, как доказывать свою правоту, если у сотрудника возникнут претензии. Например, если сотрудника привлекают для выполнения работ, которые выходят за рамки обычной деятельности работодателя, потребуется предоставить устав, выписку из ЕГРЮЛ и штатное расписание. Документы подтвердят, что потребность в привлечении сотрудника была разовой, а других аналогичных ставок у работодателя нет.

Перед тем как заключить договор, HR обязательно запрашивает у кандидата пакет документов — паспорт, диплом, трудовую книжку и военный билет. Задача HR-а — проверить подлинность этих документов. Ситуация усложняется при дистанционном оформлении сотрудника, так выявить подделку документов практически невозможно. Онлайн-платформа «ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС» позволяет проверить паспорт кандидата, автоматически отслеживать изменения сведений о соискателе, избежать ошибок при оформлении на работу, судов и штрафов.

Ошибка № 2. Включить в договор незаконное условие об испытании

Не все сотрудники обязаны проходить испытательный срок. Перечень лиц, которым нельзя устанавливать испытание, закреплен в ч. 4 ст. 70, 207 ТК, ч. 6 ст. 34.1 закона № 329-ФЗ. Например, к ним относятся несовершеннолетние, беременные женщины и матери детей до полутора лет. Дополнительные категории таких сотрудников могут быть закреплены в коллективном договоре, если он есть.

Даже если работник не возражает закрепить такое условие в договоре на стадии оформления трудовых отношений, впоследствии это может повлечь риски для работодателя. Если вы решите уволить сотрудника из-за того, что тот не справился с испытанием, он успешно оспорит ваши действия в суде.

Работодатель может столкнуться с претензиями сотрудников и в том случае, если срок испытания превышает допустимый предел (ч. 5, 6 ст. 70 ТК). Для большинства подчиненных испытательный срок не может превышать трех месяцев. При этом нельзя регулярно перезаключать трудовой договор для того, чтобы продлить срок испытания (п. 9 Обзора практики, утв. Президиумом ВС 27.04.2022).

Чтобы снизить риски, которые могут возникнуть в случае увольнения сотрудника из-за неудовлетворительного результата испытания, на стадии заключения договора проверьте:

не входит ли работник в круг лиц, которым нельзя устанавливать испытательный срок;
соответствует ли условие о сроке испытания ч. 5 и 6 ст. 70 ТК;
согласен ли сотрудник на то, чтобы закрепить такое условие в договоре.

Пропишите условие об испытании в трудовом договоре или допсоглашении к нему. Если не указать его в этих документах, условие сочтут незаконным (п. 10 Обзора практики, утв. Президиумом ВС 27.04.2022).

Обратите внимание, чтобы пункт об испытательном сроке был включен в экземпляр трудового договора, который вы передаете сотруднику. Отсутствие такого пункта — дополнительный повод оспорить ваши действия в суде (определение Второго КСОЮ от 26.04.2022 по делу № 88-8084/2022).

Сервис быстрой проверки физических лиц

Проверка Граждан РФ по открытым базам данных: МВД, ФМС, ФНС, ФССП, ГИС ГМП, ФНП, ЕФРСБ, ГИБДД и других государственных органов. Отчет о проверке формируется автоматически, достаточно заполнить форму

Ошибка № 3. Не отчитаться в военкомат о военнообязанном или призывнике

В 2023 году возросли штрафы в сфере воинского учета, поэтому ошибки при подаче отчетности в военкомат теперь стоят очень дорого. Кадровый специалист будет отвечать за то, что не уведомил военкомат о трудоустройстве некоторых сотрудников — штраф для него составляет до 50 000 рублей (ст. 21.4 КоАП).

Чтобы избежать рисков, руководствуйтесь алгоритмом:

Проверьте статус сотрудника. Вести воинский учет необходимо в отношении призывников (мужчин в возрасте от 18 до 30 лет) и военнообязанных лиц, пребывающих в запасе (ст. 8 закона № 53-ФЗ, п. 14, 15 Положения № 719).
Изучите документы воинского учета, которые предъявил сотрудник при трудоустройстве. Сведения из них повлияют на информацию, которую нужно предоставить в военкомат.
Заполните уведомление по форме из приложения № 2 к Положению № 719 и подайте его в военкомат по месту учета сотрудника в течение пяти дней со дня приема на работу.

Если сотрудник при трудоустройстве не предоставил вам документы воинского учета, это не значит, что подавать информировать о нем военкомат не нужно. Заполните уведомление по форме из приложения № 10 к Методическим рекомендациям, утв. Генштабом ВС 11.07.2017, и направьте его в военкомат в течение трех рабочих дней после оформления трудовых отношений.

Ошибка № 4. Потребовать копии документов сотрудника и вложить их в личное дело

Не все документы сотрудника можно вложить в его личное дело. Это связано с тем, что такие документы содержат персональные данные работника. Хранение избыточной личной информации о подчиненных может привести к штрафам по ст. 13.11 КоАП.

Нужно учитывать, что у контролеров и судов нет единого мнения о том, какие документы можно хранить в личном деле. Роструд считает, что это могут быть любые документы, но сотрудник должен дать согласие на их обработку (доклад за 2 квартал 2017 год, утв. Рострудом). Суды же отмечают, что копии документов в личном деле не нужны для исполнения обязанностей работодателя, а их хранение нарушает принципы обработки персданных. При этом не имеет значения, предоставил ли сотрудник свое согласие (постановление ФАС СКО от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013).

Штрафы за неправомерную обработку персональных данных велики. Например, за то, что работодатель хранит избыточные персданные сотрудника, на компанию могут наложить штраф до 100 000 рублей. За повторное нарушение размер штрафа возрастет до 300 000 рублей (ч. 1, 1.1 ст. 13.11 КоАП). Если при этом компания не получила согласие сотрудника, штраф может составить до 700 000 рублей.

Чтобы избежать штрафов, самый простой вариант — не запрашивать у сотрудника копии его личных документов. При трудоустройстве перенесите все необходимые данные о работнике в его личную карточку, если компания ее ведет. Не забудьте и о сведениях воинского учета: данные о военнообязанных и призывниках включают не только в документы для военкомата, но и в карточку гражданина, подлежащего воинскому учету.

Всю важную информацию о сотрудниках вы найдете на платформе быстрой проверки физлиц «ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС». Проверьте действительность паспорта, найдите ИНН и убедитесь, что соискатель не находится в процедуре банкротства. Вам не придется тратить много времени на поиск достоверных сведений о кандидате в большом количестве сервисов. Найти актуальную информацию на платформе «ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС» легко: заполните форму поиска и сервис сформирует отчет, в котором будут сведения из всех открытых государственных баз, с возможностью получать информацию об изменениях. Это поможет избежать риск того, что негативная информация о соискателе появится в государственных базах уже после приема на работу.

Ошибка № 5. Отказать в приеме на работу без обоснованных причин

Случается, что кандидат по каким-то причинам не подошел работодателю. Отказывая в трудоустройстве, помните, что соискатель вправе потребовать обосновать причины отказа в письменном виде. Тогда вам придется сформулировать их и направить сотруднику письмо в течение семи рабочих дней с момента предъявления требования (ч. 5 ст. 64 ТК).

Главный риск в этой ситуации — неправильно обосновать отказ в трудоустройстве. По общему правилу, вы не вправе мотивировать отказ обстоятельствами, которые не связаны с деловыми качествами сотрудника (п. 10 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Для отдельных лиц ТК предусматривает специальные гарантии — например, вы не можете отказаться трудоустроить женщину из-за того, что у нее есть дети (ч. 3 ст. 64 ТК). А если вы уклонитесь от приема на работу кандидата из-за того, что он достиг предпенсионного возраста, вам может грозить уголовная ответственность (ст. 144.1 УК).

Чтобы правильно отказать в трудоустройстве, действуйте так:

Проверьте, относится ли кандидат к лицам, которых нельзя трудоустроить. Например, вы не можете принять на работу по совместительству несовершеннолетнего соискателя (ч. 5 ст. 282 ТК). В такой ситуации сошлитесь на норму закона, которая запрещает вам трудоустроить кандидата.
Если отказ связан с деловыми качествами кандидата, пропишите, каких навыков ему не хватило. Например, оптимальный вариант — сообщить, что компания решила принять более опытного соискателя с необходимыми профессиональными навыками (п. 7 Обзора, утв. Президиумом ВС 27.04.2022).
Если отказ не связан с деловыми качествами кандидата, будьте особенно внимательны. Обоснованных причин отказа в такой ситуации немного. Например, вы можете уведомить соискателя, что компания решила не нанимать сотрудников на вакантную должность (п. 10 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Максимум достоверных данных о соискателе помогут руководителям и HR-ам избежать ошибок при найме сотрудников. При этом состав необходимых сведений зависит от категории и должности работника. На онлайн-платформе «ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС» работодатель быстро сможет найти нужную информацию по физическим лицам. Для этого:

Сформируйте запрос на проверку — введите ФИО, дату рождения, серию и номер паспорта.
Мы запрашиваем сведения из официальных источников.
Формируем отчет — его можно посмотреть готовый отчет в личном кабинете сервиса.