Тема перехода на электронный документооборот вошла в топ самых обсуждаемых в бухгалтерском сообществе. Как это зачастую бывает, мнения разделились. Многие бухгалтера с удовольствием перешли на этот формат обмена документами. Но определенная часть бухгалтерского сообщества восприняли буквально «в штыки» процесс замены бумажных документов «нематериальными» электронными аналогами. Какие опасения у противников перехода? Сегодня мы постараемся развеять наиболее частые страхи финансовых специалистов.
Страх № 1. Потеря контроля над документооборотом
«Сейчас все понятно и четко: я распечатываю документы, директор подписывает. Я знаю, кому из контрагентов и что отправила и, если есть необходимость, напомним клиенту, что ждем от него подписанные экземпляры. В случае с ЭДО я не понимаю, что там подписывает директор или кто-то вместо него. Человек может машинально отправить финансовый документ непонятно кому, случайно нажав кнопку. Простой и несложный процесс, каким всегда был обмен документами, выходит из-под контроля. А отсутствие контроля ни к чему хорошему, во всяком случае, для финансового работника привести не может».
Этот страх базируется на непонимании самого процесса электронного документооборота. Прежде всего, никто посторонний не сможет отправить финансовый документ по электронной системе, это может сделать только обладатель электронной цифровой подписи: либо директор, либо лицо, которому он делегировал эту функцию, владеющее сертификатом ЭЦП, точнее, КЭП — квалифицированной электронной подписи.
Как и при безналичных денежных переводах, алгоритм обмена электронными документами предполагает участие посредников, но не банков, а удостоверяющих центров. В этой роли выступают аккредитованные в Минкомсвязи компании, такие как «Научно-производственный центр „1С“», «Калуга-Астрал», «Такском» и другие. Процесс выглядит следующим образом: владелец КЭП на основании учетного документа в бухгалтерской базе одним нажатием кнопки формирует электронный документ, заверяет его электронной цифровой подписью и отправляет в удостоверяющий центр. Там документ принимают, фиксируют факт его поступления, выдают отправителю электронную квитанцию и отправляют получателю. Таким образом, можно отследить, когда, кому и какой документ был отправлен.
Получаемые преимущества. Прежде всего, это экономия времени и денег. Сокращение времени на обработку первичных документов, особенно если вы получаете или отгружаете десятки или сотни позиций в одном отгрузочном документе. Появится возможность сократить расходы на расходные материалы — бумагу, тонер для принтера, конверты, пересылку/доставку и т.д. Ну, про «прелести» общения с почтой России, думаю, не нужно напоминать — если не потеряют, то письмо из Москвы в Москву может идти неделями или квитанцию на заказное письмо просто не бросят в ящик. Поэтому ускорение самого документооборота является бесспорным преимуществом — не нужно будет ждать месяцами заветной квитанции с почты, весь обмен происходит в считанные часы.
Страх № 2. Сомнения в юридической значимости ЭДО
«Законодательство не требует использовать электронный документооборот. А это значит, что можно работать по-прежнему, и это не будет нарушением закона».
Сегодня переход на ЭДО не является требованием законодательства. Но Минэкономразвития уже подготовил законопроект, который устанавливает необходимость перевода делового документооборота в электронный формат. Специалисты говорят, что его принятие — дело нескольких месяцев. Согласно документу, в частности, срок хранения бумажных документов будет сокращен до 1 года, после этого срока копии бумажных документов будут храниться в электронном виде столько лет, сколько необходимо. «Это сэкономит предпринимателям время, место и деньги», — прокомментировал инициативу заместитель министра экономического развития Владислав Федулов.
Таким образом, пока есть возможность как минимум привыкнуть к мысли о неотвратимости перехода на ЭДО.
Получаемые преимущества. Уйдут в прошлое огромные папки с закрывающими документами и договорами, занимающие уйму шкафов в офисах. Кроме этого, отпадает необходимость в соблюдении правил и сроков хранения документов, штрафы за нарушения которых увеличены в 10 раз.
Страх № 3. Несовершенство программ ЭДО и электронных каналов связи
«Иногда и со сдачей отчетов так намучаешься, что хоть ты ногами неси их. То почему-то документы не доходят, то серверы лежат. А тут нагрузка еще возрастет. Да и качество программного обеспечения оставляет желать лучшего».
Ну, что тут сказать? Все верно: и программы несовершенны, и каналы передачи информации иногда не справляются. Но тут поможет только совершенствование в ходе практики. Ну, и надежная, профессиональная компания-партнер 1С:Франчайзи, которая поможет справиться с техническими и методологическими проблемами.
Получаемые преимущества. С каждым разом используемое программное обеспечение будет работать лучше. Без такого «тестирования» вряд ли можно получить качественно работающий сервис. Кроме этого, компания будет выглядеть в глазах партнеров и клиентов более технологичной, что будет немаловажным преимуществом при работе с ними.
Страх № 4. Боязнь нового
«Любое изменение вызывает на первых порах неразбериху, нарушение привычного порядка. И сколько времени понадобится на восстановление нормального рабочего процесса, никто не знает. Зачем трогать то, что и так хорошо работает?»
Иногда консервативный подход действительно срабатывает. Но в данном случае изменений требует сама жизнь: пандемия «освободила» офисы и заставила искать новые форматы взаимодействия, перестраивать бизнес-процессы, чтобы обеспечить не просто выживание, но развитие бизнеса. Документооборот как раз из таких бизнес-процессов, которые нуждаются в совершенствовании.
Получаемые преимущества. Опасаться изменений — нормально. Ведь первоначально видны только «минусы», «плюсы» появляются позже. Но ценность сотрудника возрастает, если он стремится получить новые знания, навыки, опыт. Так что ваша ценность, ну, и, разумеется, стоимость на рынке станет выше.
И, конечно же — наша планета скажет вам «спасибо!» за то, что вы помогаете человечеству экономить природные ресурсы. 😊
Акция "Бесплатное подключение к ЭДО"!
До 6 ноября специалисты "ЗУБР Текнолоджис" подключат одну учетную базу 1С к системе ЭДО бесплатно!
Подключите 1С-ЭДО бесплатно!
Начать дискуссию