Формула безопасности для филиалов

Андрей Козлов, консультант компании BSconsulting

Работа в любом виде бизнеса сопряжена с различного рода угрозами: от изменений законодательства до проблем с криминальными структурами. Вероятность возникновения этих опасностей увеличивается, если речь идет о филиальной сети. Чтобы эффективно с ними справиться, меры реагирования стоит выработать заранее.

Крупные и средние компании все активнее осваивают региональные рынки, что приводит к появлению обширных филиальных сетей. В этих структурах задействованы десятки, иногда и сотни человек, крупные финансовые и товарно-материальные ценности. Из-за географической отдаленности от головной компании контроль за данными ресурсами существенно затруднен. Поэтому число рисков для бизнеса в регионах увеличивается, а значит, возникает необходимость в системе мер по обеспечению безопасности деятельности филиалов.

При создании «защитной» системы имеет смысл руководствоваться универсальным и давно проверенным правилом: «Предвидеть опасность, по возможности избегать ее, при необходимости – действовать». Другими словами, основное внимание в этой работе должно быть направлено на профилактику возникновения угроз и минимизацию рисков.

Тяжесть последствий

Прежде чем рассматривать конкретные виды опасностей и меры по противодействию, целесообразно систематизировать угрозы филиальной сети. Классифицируем их по тяжести последствий для бизнеса:

- Категория 1. Незначительные материальные потери

- Категория 2. Существенные материальные потери

- Категория 3. Серьезные материальные потери

- Категория 4. Крупные материальные потери, угроза бизнесу, потеря значительной части клиентов

- Категория 5. Потеря бизнеса, уход из региона, угроза жизни персонала, серьезный ущерб репутации.

Помимо этого, угрозы можно подразделить на внешние и внутренние.

Внешние угрозы

К внешним угрозам относятся те опасности, которые исходят из внешней среды и возможность предотвращения которых минимальна, а то и полностью отсутствует как у руководства филиала, так и у головной компании.

Внешние угрозы подразделяются на прямые и косвенные. Первые направлены непосредственно на филиал. Вторые представляют опасность для большинства бизнес-структур региона (см. табл.).

Внешние угрозы деятельности филиала

* - большая зависимость от условий региона и особенностей бизнеса.

Противодействие внешним угрозам

Изменение экономической ситуации в стране или регионе . Руководство головной компании самостоятельно или с привлечением сторонних экспертов должно разработать сценарии поведения компании и филиальной сети в случае резких изменений экономической ситуации. Эти инструкции составляют одну из основных коммерческих тайн организации и должны надежно храниться в сейфе у руководителя компании. В филиалы сценарии передаются оперативно, но только при наступлении соответствующих событий.

Изменения в федеральном или региональном законодательстве . Как правило, быстро такие изменения не происходят. Соответствующие законопроекты достаточно долго рассматриваются в профильных комитетах федерального или местного законодательного органа, а затем проходят несколько чтений. На этих стадиях возможно использование лоббистких и административных возможностей головной компании. Причем зачастую их можно объединить с возможностями других компаний, занятых в этом же бизнесе. Если эти усилия не приносят должного эффекта, необходимо выработать план мероприятий по нейтрализации отрицательного эффекта планируемых изменений законодательства. Примером такой угрозы может быть введение обязательной сертификации на отдельные виды товара. В этом случае руководству компании необходимо решить, что делать: либо заранее сертифицировать свою продукцию, либо прекратить ее продажу.

Головная компания обязана отслеживать появление законопроектов, касающихся ее бизнеса. Мониторингом изменений регионального законодательства занимается руководство филиала. А планы мероприятий по нейтрализации возможных негативных последствий сотрудники филиала разрабатывают самостоятельно или при участии специалистов головной компании.

Терроризм, стихийные бедствия и техногенные катастрофы . К сожалению, с каждым годом в мире и в нашей стране происходит все больше трагедий, связанных с указанными явлениями. Поэтому одним из основных способов избежать печальных последствий этих бед является тщательный выбор места расположения объектов филиала (офиса, складов, магазинов). При этом необходимо учитывать, что целями атак террористов служат, как правило, здания органов власти и силовых структур, объекты торговли, культуры и транспорта, больницы и детские учреждения. С точки зрения возникновения техногенных катастроф потенциально наиболее опасны вредные производства (предприятия химической и атомной промышленности, хладокомбинаты), объекты энергетики, вокзалы и т.д.

В современных урбанистических условиях на территории крупного города сложно найти подходящее место для филиала. Ведь оно должно быть не только безопасным, но и привлекательным с коммерческой точки зрения. Чтобы нейтрализовать рассматриваемые угрозы, необходимо страхование персонала, товарных запасов, помещений, транспорта и оборудования. Обычно подбор страховщика возлагается на специалистов головной компании. Филиалы работают с представительствами уже выбранной фирмы в своих регионах, что позволяет получить им льготные тарифы. Следует также обратить внимание на такой момент: страхование от терактов могут проводить только страховщики, входящие в Российский Антитеррористический Страховой Пул.

Деятельность конкурентов . С точки зрения обеспечения безопасности для нормально работающего филиала угрозу представляют нецивилизованные методы конкурентной борьбы. К ним, в частности, относятся: использование административного ресурса, криминальных структур, распространение порочащей информации и проч. Один из основных способов избежать данных опасностей – это наладить и поддерживать конструктивные отношения с конкурентами. Задачу заключения «пакта о ненападении» упрощает то, что на региональных рынках руководители компаний-конкурентов, как правило, лично знакомы. А до сведения инициатора «конкурентной» войны имеет смысл донести, что любое примененное им средство борьбы может вызвать адекватную ответную реакцию.

Иногда, если такие войны начинают местные филиалы других крупных фирм, то необходимо поставить в известность руководство и службу безопасности головной компании. Довольно часто им удается прийти к соглашению с руководством конкурентов и прекратить «боевые действия».

Неорганизованный криминалитет. В настоящее время около 90 процентов преступлений совершают «непрофессиональные» преступники (новички, наркоманы и проч.). Покушаются они в основном на наличные деньги, офисную технику, личные вещи персонала. Противодействовать в этом случае можно при помощи технических средств: стальных дверей, решеток на окнах, небьющихся стекол, кодовых или магнитных замков и проч. Кроме того, нелишним будет привлечение вневедомственной охраны или расположение офиса в охраняемых бизнес-центрах.

Организованный криминалитет – «подставные» фирмы. С конца 80-х годов и до сих пор одним из основных видов мошенничества является организация «подставных» фирм. Они получают значительные партии товара на реализацию или с отсрочкой платежа, а затем исчезают. В Москве подобный вид преступлений встречается все реже, поскольку у большинства крупных и средних компаний существуют собственные службы безопасности, которые достаточно успешно нейтрализуют такие попытки. Кроме того, за несколько лет работы на рынке большинство московских компаний сформировали свой круг клиентов.

Однако для недавно созданного филиала, который еще не имеет сложившейся клиентской базы, собственной службы безопасности и достаточного опыта, «подставные» фирмы представляют значительную угрозу. Как правило, мошенники начинают с того, что стараются приобрести доверие менеджеров по продажам. Они покупают у них несколько небольших партий товара с предоплатой, а затем просят большую партию с отсрочкой, после чего исчезают вместе с товаром. Исходя из этого, можно рекомендовать утвердить «Положение о предоставлении товарного кредита». Оно должно регламентировать все действия персонала в таких случаях, в том числе и обязательную проверку потенциального партнера. Обычно подобные фирмы открываются по украденным документам, а зачастую на уже умерших граждан, и регистрируются в другом городе для затруднения проверки со стороны поставщика. Если потенциальный партнер обращается в филиал с просьбой о предоставлении товарного кредита, необходимо получить у него все копии учредительных документов. В случае отсутствия в филиале сотрудника, отвечающего за безопасность, следует передать всю информацию на проверку в службу безопасности головной компании.

Организованный криминалитет – преступные сообщества. Представляет собой наиболее опасный вид преступности. Правда, понемногу актуальность этой угрозы снижается.

Обычно подобные группировки обращают внимание на перспективные виды бизнеса с трудно контролируемыми потоками наличных денег – розничная торговля, игорный бизнес, строительство, автосервис, АЗС, общественное питание и проч. Противодействовать данной угрозе можно, установив запрет на распространение информации о финансовом положении, количестве наличных денег и объеме продаж филиала. Если появляется представитель преступной группировки с предложением об «охране» или содействии в развитии бизнеса, ни в коем случае нельзя давать ему какие-либо конкретные обещания. Лучше под любыми предлогами взять время на размышление о его предложениях. Затем немедленно поставить в известность руководство и службу безопасности головной компании, а также местное УБОП и далее действовать в соответствии с их указаниями.