Источник: "УК СтавАналит"
Когда в организации работают всего несколько человек, то вопросов об исполнительской дисциплине сотрудников не возникает. Начальник сказал - подчиненный сделал и сразу же отчитался. Однако с развитием бизнеса, организации начинаются укрупняться, появляются отделы и департаменты, новые направления, открываются офисы в других городах. В этом случае руководитель начинает сталкиваться с проблемой исполнительской дисциплины сотрудников.
Исполнительская дисциплина - это прежде всего выполнение сотрудниками приказов, распоряжений, решений, указаний, принятых на вышестоящем уровне управления. По уровню исполнения можно судить о зрелости организации.
Руководитель формирует поручение сотруднику с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание. Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой.
- Чтобы поручение был исполнено в срок и с должным уровнем качества, оно должно быть понятным для непосредственного исполнителя. Рекомендуется использование SMART принципов (конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени) постановки задачи.
- Однако, недостаточно дать поручение сотруднику, потому что руководителю необходимо знать, как продвигается решение вопроса, а исполнителю нужно не забыть о промежуточных отчетах о проделанной работе.
Можно выделить ряд проблем возникающих перед руководителем:
- несоблюдение сроков выполнения поставленных задач;
- низкое качество исполнения;
- невыполнение в связи с "забывчивостью" сотрудников.
Для организации, низкая исполнительская дисциплина сотрудников, будет выражаться в размерах штрафов, уплаты неустоек из-за срывов поставок по договорам, просроченных обязательствах, а также упущенных возможностях и затраченных человеческих ресурсах руководителей.
В этом случае, выходом может стать внедрение эффективной системы контроля исполнения поручений.
Применение автоматизированной системы контроля позволит:
- учитывать поручения и задачи;
- контролировать сроки исполнения договоров, приказов, протоколов совещаний и пр.;
- улучшить качество выполнения задач;
- оперативно отслеживать ход исполнения поручений;
- обеспечить коллективную скоординированную работу коллектива;
- получать автоматически сформированные отчеты об исполнительской дисциплине сотрудников.
Чтобы система начала работать сразу же после внедрения, надо убедить сотрудников в ее необходимости. Когда в организации появляется что-то новое, то, несмотря на необходимость, встречается с сопротивлением. Руководитель должен проявить настойчивость в применении системы, на первых этапах поощрять сотрудников в ее использовании.
Начать дискуссию