Отдел продаж – это одно из главных звеньев предприятия. Работа в нем должна быть максимально оптимизирована и налажена. Сотрудники отдела должны четко понимать свои задачи и выполнять их эффективно.
Как правило, сотрудники отдела продаж работают по стандартному принципу. Вся документация заполнялась на компьютере вручную непосредственно самим менеджером. Конечно, человеческий фактор при этом может сыграть большое значение. Случайная ошибка при введении какого-то реквизита может вызвать массу проблем и сложностей. Приходится перебирать множество договоров и прочих бумаг, для того, чтобы определить промах работника. За спиной каждого сотрудника располагаются огромные шкафы, наполненные архивными базами сделок, в которых человек, только что пришедший на работу, разберется с трудом.
Внедрение в систему отдела продаж «Конструктора документов», который является дополнительным модулем для «1С-Битрикс. Корпоративный портал», позволяет буквально полностью разгрузить менеджеров, инженеров и прочий персонал.
До внедрения модуля «Конструктор документов» работа отдела продаж осуществлялась при использовании специально настроенной конфигурации «1С:Предприятие». Ее устанавливали на рабочие места сотрудников. Программа требовала постоянного обновления, нередко в ее работе замечались сбои, которые полностью приостанавливали работу отдела, часто система выдавала ошибки различного рода. Каждый менеджер для полноценной работы на данной платформе должен был внимательно изучить ее суть, разобраться в основных командах и функциях. Процесс оформления сделки мог затянуться на длительное время. Ведь для достижения финального результата необходимо было пройти целый ряд обязательных процедур. Нужно было создать документ, выгрузить его в файл Excel. После этого начиналась длительная вереница сбора подписей, договоры необходимо было печатать, сканировать. Рассылка экземпляров договоров проходила при помощи Outlook.
Система «1С-Битрикс», а точнее модуль «Конструктор документов», становится просто подарком. Сотрудники проводят сделки буквально при помощи двух нажатий компьютерной мышью. Менеджерам нужно всего лишь создать проект и запустить уже настроенный бизнес процесс. Он формируется самостоятельно, без участия работника вместе с проформой, содержащей факсимиле, которая предназначена для почтовой отправки непосредственно клиенту. Процедура оформления сделки происходит без отлучения работника от его рабочего места, что, несомненно, можно считать огромным плюсом. Сотрудник не изматывается в процессе постоянной беготни, а руководитель отдела продаж не сталкивается с необходимостью постоянного поиска менеджера по кабинетам офиса.
Внедрение «Конструктора документов» в работу отдела продаж помогает наладить систему документооборота. Если раньше все спецификации договоров, сохраненные из программы «1С:Предприятие» в Word, размещались в общей системной папке, то теперь работа идет через единый корпоративный портал. Для каждой сделки существует специально созданный профиль, в котором можно посмотреть ее статус, процесс исполнения, суть, стоимость и так далее. Каждый сотрудник компании имеет доступ ко всем данным в любой момент времени, что, несомненно, является огромным преимуществом по сравнению со старой системой работы.
Менеджеры больше не путаются в многочисленных программах, они не должны выполнять обязательную цепочку развития сделки. Избавление от 1С, Excel, Word, принтера, сканера, Outlook значительно упрощает работу всего кадрового состава и повышает их эффективность. Выставление счета так же проходит более удобно. Все выставляется и загружается в «1С:Предприятие», печать и сканирование больше не требуется.
Модуль «Конструктор документов» можно доработать таким образом, что он будет полностью подходить компании.
Одним словом, если говорить о возможностях, которые дает внедрение системы «1С-Битрикс. Корпоративный портал» совместно с «Конструктором документов», то можно выделить многочисленные позиции.
Например, приказы или служебные записки, произвольные документы, заявления можно создавать в PDF формате. Так же можно без проблем вести реестр договор. Конструктор создает договора в формате «MS Word 2007» при помощи шаблона, проводит интеграцию с CRM на уровне сделки или лидов. Процесс работы интегрируется с библиотекой документов, а их отправка клиентам происходит по электронной почте без использования Outlook. «Конструктор документов» предоставляет возможность двустороннего обмена с «1С:Предприятием», создания счетов на основании заключенного договора или сделки.
Работа модуля «Конструктор документов» возможна при использовании таких продуктов как «1С-Битрикс: Корпоративный портал. Редакция "Бизнес-процессы».
Теперь все сделки могут проводится в электронном виде, менеджеры не сталкиваются с проблемой потери и порчи документов, больше не надо копировать данные заказчика и заниматься прочими ненужными делами.
Менеджеры получат свободу в действиях и перестнут быть привязанными к нудной цепочке действий.
Начать дискуссию