Порой даже успешный, крепкий и внешне здоровый бизнес может испытывать «недомогания» в области постановки бизнес-процессов, которые впоследствии способны перерасти в серьезную болезнь с очень неприятными последствиями. Как вовремя распознать «недуг» и не «залечить» больного, читайте в материале, подготовленном специалистами компании ECMGroup.Pro.
Благополучие бизнеса напрямую зависит от того, насколько грамотно построены процессы движения документов в компании и контроля руководителем деятельности подчиненных. И чем активнее развивается бизнес, тем труднее руководителю бывает за всем уследить. Порой кажется, что все под контролем, но на деле, для того, чтобы разобраться, что происходит в компании прямо сейчас, приходится тратить массу времени и усилий.
Нередко начало «болезни» протекает в скрытой форме и для того, чтобы понять все ли в организации в порядке с документооборотом, нужно знать основные симптомы, по наличию которых можно судить о проблемах с управлениями документами и контролем исполнительской дисциплины.
Тревожные симптомы
1. Частые совещания.
Чтобы понять, что происходит с конкретным делом, руководителю каждый раз требуется собирать совещание. В итоге нерационально тратится как его время, так и время его коллег и подчиненных. А все для того, чтобы ответить на простые вопросы: Где и в каком состоянии сейчас документ? Кто с ним работал? Что было сделано? Когда будет сделано остальное?
2. Невозможно найти ответственных.
Это вовсе не означает, что поручения никто не исполняет. Все идет в штатном режиме, дела движутся, пока вдруг на каком-либо этапе не происходит сбой и процесс останавливается. Сроки горят, крайних нет, каждый кивает на другого. И в этой ситуации ответственного приходится назначать, снова созывая совещание, детально разбираясь, что же произошло, теряя время, а порой и деньги.
3. Регламенты существуют, но не выполняются.
В организации принята негласная процедура согласования документов, выбран оптимальный маршрут согласования и допустимые сроки согласования, составленные при участии юриста, бухгалтера, коммерческого директора. Это замечательно!
Но всегда ли данные регламенты выполняются? К сожалению, не всегда сотрудники замотивированы на то, чтобы регламенты выполнялись.
Например, зная, что с бухгалтером непросто договориться, и он часто «придирается» к документам, Инициатор может захотеть провести документ в обход данного сотрудника. В итоге он действует не по регламенту и последствия могут быть непредсказуемыми.
Или такой очень распространенный пример: все участники процесса внесли свои замечания в проект документа. При подготовке итоговой (консолидированной версии) для подписания - все ли замечания будут учтены Инициатором? А если замечания участников противоречат друг другу? Возникает вопрос: как Подписанту убедиться, что сотрудники действуют по регламенту, все согласующие приняли решение и замечания всех согласующих были учтены?
Если вы наблюдаете у себя один или несколько этих симптомов, то прогноз может быть неутешительным. Нужно уделить пристальное внимание вопросам эффективности и прозрачности бизнес-процессов, а значит, и безопасности. Это ставит перед вашей компанией задачу по управлению документами и процессами, которую нужно решать.
Выбор «лечения»
Основные симптомы выявлены, диагноз поставлен. Возникает вопрос, какое лечение следует выбрать и с чего начать?
На первый взгляд, логичным выходом кажется автоматизация процессов документооборота. Однако, это вовсе не панацея. Напротив – в некоторых случаях, результат не всегда оправдывает ожидания и окупает вложенные инвестиции.
Следует разобраться: когда автоматизация бизнес-процессов принесет пользу, а при каких условиях вас ожидает обратный эффект?
«Наиболее распространенной причиной неудачных проектов автоматизации документооборота является попытка решить все и сразу, - рассказывает Екатерина Камчатова, исполнительный директор компании ECMGroup.Pro, - Одним «ударом» залатать «дыры» в вопросах оптимизации процессов документооборота и автоматизировать работу с документами. Звучит действительно заманчиво, но, к сожалению, это утопия и добросовестный партнер никогда не посоветует компании начать автоматизацию, при условии, что процессы не отлажены. Автоматизировать беспорядок не означает избавиться от него».
Как же поступить в этой ситуации? Наиболее разумным подходом здесь будет выделить одну или несколько групп наиболее важных документов и привести в порядок области работы с ними.
Как правило, стратегически важными для компании являются прежде всего договоры с контрагентами и финансовые документы, контроль исполнительской дисциплины. С этой областью документооборота связаны наибольшие финансовые и репутационные риски. А значит правильная «постановка процесса» и его последующая автоматизация позволит быстро ощутить результат, вернуть инвестиции и тем самым заложить фундамент для дальнейшей автоматизации смежных областей (например, кадровый блок или работа с совещаниями).
Итак, обнаружив в компании тревожные симптомы, важно вовремя принять меры. Однако следует помнить: поспешная автоматизация неотлаженных бизнес-процессов способна принести больше вреда, чем пользы. Курс «лечения» должен быть последовательным и тогда оздоровление документооборота в компании пройдет успешно.
Начать дискуссию