Системы автоматизации бюджетирования предприятий

Опубликовано: Журнал "Финансовый директор" №2 (февраль) 2003г.

Система бюджетирования как модель компании

Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) представляет собой электронную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов - производства, инвестиций, продаж, закупок и т. д.

Эта модель позволяет не только планировать потоки средств по каждому центру финансовой ответственности и сравнивать их с фактическими данными, но и анализировать, каким образом текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании.

В моделировании должны принимать участие как финансовый директор, так и другие сотрудники, занимающиеся составлением и исполнением бюджета. Поскольку данные для контроля и анализа поступают из других корпоративных информационных систем, то любая АСБ должна состоять из следующих функциональных блоков:

• системы бюджетов;
• средств для работы с системой бюджетов (дополнительные функции, редактор отчетов);
• средств для организации коллективной работы;
• средств для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую.

В качестве простейшей и наиболее дешевой АСБ часто используется программа Microsoft Excel, хорошо известная всем финансистам и позволяющая вводить любые формулы, строить практически любые взаимосвязи и прогнозы. Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, а также текстовые файлы, что облегчает ввод данных.

Вместе с тем у бюджетирования на основе Excel есть серьезные недостатки. В этой системе достаточно сложно работать коллективно: два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом; для каждого варианта бюджета приходится заводить отдельный файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что чревато большим количеством ошибок и несоответствий. Кроме того, уровни доступа к данным практически не разграничены, то есть данные доступны всем пользователям, тогда как на практике часть информации должна быть доступна только топ-менеджменту; функции защиты данных от исправлений также отсутствуют. Наконец, у такой системы низкая производительность. Например, при редактировании бюджета, составленного на три года по десяти ЦФУ с разбивкой по месяцам, придется не только открывать все документы, с которыми связан бюджет, но и после каждого изменения заново рассчитывать показатели. Прогнозирование при большом массиве данных в этой системе также затруднено. Тем не менее на большинстве российских предприятий Excel до сих пор является наиболее популярным инструментом бюджетирования.

В середине 90-х годов автор принимал участие в создании на основе Excel системы бюджетирования для одной из крупнейших российских нефтяных компаний и столкнулся со всеми вышеназванными проблемами. Поэтому со временем эта компания перешла на бюджетирование с использованием одной из специализированных программ, о которых речь пойдет ниже. Впрочем, небольшие предприятия с незначительным количеством центров ответственности вполне могут использовать для бюджетирования Excel.

Специализированные системы бюджетирования

Как правило, в любой успешно развивающейся компании наступает момент, когда средств Excel уже не хватает для эффективного бюджетирования и приходится задумываться о приобретении специализированной системы. На российском рынке систем бюджетирования сейчас представлены более десятка АСБ как отечественных, так и иностранных производителей. Они различаются функциональными особенностями, а также стоимостью внедрения и масштабом предприятий, на которых они могут работать.

В последние годы все больше российских компаний предлагают свои автоматизированные системы бюджетирования. Они обычно отличаются более низкой ценой и лучшей интегрированностью с другими российскими пакетами. Например, внедрение АСБ питерской компании "Инталев" стоит от 12-15 тыс. долл. США, кроме того, эта система отлично интегрирована с самой популярной отечественной бухгалтерской системой "1С". Появляются и российские системы, привязанные к западным ERP, в том числе самым современным. Например, можно отметить систему ALVA компании "Руссо-МС", созданную прежде всего для работы с ERP-системой Navision. Цена системы бюджетирования ALVA - около 30 тыс. долл. США.

Средним предприятиям с разветвленной территориальной структурой или большим количеством центров ответственности, а также крупным компаниям лучше использовать более надежные и дорогие западные системы.

В данной статье будут проанализированы пять западных автоматизированных систем бюджетирования, которые находятся приблизительно в одном ценовом диапазоне (см. таблицу на с. 83), рассчитаны на предприятия среднего и крупного бизнеса и хорошо известны автору (имеется личный опыт участия в проектах по их внедрению):

• Oracle Financial Analyzer (OFA);
• Hyperion Pillar;
• Adaytum e.Planning Analyst;
• EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise;
• Comshare MPS.

Oracle Financial Analyzer (OFA)

Достоинства. OFA является самым многофункциональным инструментом моделирования бюджетов. Эта система позволяет применять формулы любой степени сложности и проводить анализ данных в любом разрезе (например, анализ доходности компании за квартал по каждому продукту с разбивкой по региональным дилерам).

В системе OFA одновременно могут работать сотрудники, находящиеся в различных городах, что очень важно для компаний с множеством филиалов. Правда, для передачи данных придется установить в каждом филиале отдельный сервер.

Личный опыт

Алексей Чудопал, начальник отдела АФХД ОАО "Красноярскэнерго" (Красноярск)

За время разработки и внедрения бюджетов основного и вспомогательного производства мы протестировали около десятка систем бюджетирования и в итоге выбрали OFA. У нас больше 20 филиалов, и каждый из них представляет порядка 28 отчетов, поэтому наиболее важным показателем для нашей компании была быстрая работа системы и возможность загрузки в нее данных из программы Excel. На наш взгляд, это позволяет сделать только OFA.

Система имеет гибкий контроль доступа к данным. Например, программу можно настроить таким образом, чтобы руководитель видел только агрегированные показатели по подразделениям, а подчиненный - только показатели в целом по компании и по участку собственной деятельности. Можно также разделить финансовую модель на модели по подразделениям и работать с ними автономно, не перегружая систему.

Недостатки. Поскольку интерфейс программы не очень нагляден, работа в OFA требует сложной и дорогостоящей настройки. Кроме того, система не полностью переведена на русский язык - практически весь раздел "Помощь" доступен только в английском варианте.

В OFA не развиты средства документирования модели, то есть разработанную модель сложно описать с помощью встроенных инструментов, например получить условную схему модели в виде рисунка или таблицы. Это серьезная проблема, которая встает особенно остро при смене персонала: если в компании нет аналитика, который занимается описанием всех моделей, объяснить новому сотруднику подробности вашей бюджетной инфраструктуры будет сложно.

Наконец, в OFA полностью отсутствуют встроенные средства, позволяющие вести документооборот. Из-за того что система рассчитана на большое количество пользователей, возникают определенные трудности: например, начав работать с бюджетом, вы не будете знать, внесены ли туда данные того или иного отдела. Поэтому для организации коллективной работы необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Причем хорошо знакомыми MS Outlook или Lotus Notes тут не обойтись - придется устанавливать достаточно дорогостоющую специализированную систему документооборота, например Documentum.

Вывод. OFA - очень мощная и функциональная система, которая подходит компаниям со сложной взаимосвязью между бюджетами. Но для обслуживания этой системы и грамотной работы в ней необходимы сильная IT-служба и штатные аналитики.

Hyperion Pillar

Это первая западная система бюджетирования, появившаяся на российском рынке.

Достоинства. Программа достаточно легка в освоении, обладает наглядным интерфейсом и русифицирована, имеет хороший инструментарий для создания различных отчетов и гибкую структуру документооборота - бюджеты можно составлять "сверху вниз", "снизу вверх" и по смешанным схемам.

Недостатки. В этой системе из-за наличия некоторых ограничений довольно трудно реализовывать сложные задачи. Например, число уровней аналитики (степеней детализации информации) в модели не может превышать 12. На первый взгляд, этого более чем достаточно, но на практике нередко выясняется, что уровней не хватает. Например, компания переходит от проектной системы планирования к планированию по регионам. Это означает, что всю аналитику придется менять, а вследствие этого - переделать все отчеты, созданные с использованием старой аналитики. Для безошибочного решения этой проблемы необходимо приглашать программистов.

Из-за технологических особенностей производительность системы невысока: когда с файлом одновременно работают несколько человек, процесс замедляется. Кроме того, этот продукт довольно сложно интегрировать с другими базами данных (Excel, бухгалтерскими системами).

Еще один недостаток связан с планированием, которое можно вести только по месяцам, а по неделям или декадам - нет. Встроенные средства документирования моделей, как и в Oracle, отсутствуют.

Личный опыт

Геннадий Волегов, заместитель генерального директора по экономике и финансам филиала "Ватойл" ЗАО "ЛУКойл-Пермь" (Пермь)

Мне кажется, что многие проблемы, возникающие при использовании Hyperion Pillar, решаемы. Установку недельных и декадных сроков планирования мы просто включили в техзадание, когда проектировали систему бюджетирования. К сожалению, при расчете больших объемов информации (у нас в системе 12 рабочих мест) в работе системы бывают задержки (почти на час). Для переноса информации из нашей корпоративной учетной системы Platinum в Hyperion мы используем MS Excel (возможности Platinum позволяют выгружать данные в формате Excel, а Hyperion - загружать информацию из файлов Excel, но вот напрямую передать данные из Platinum в Hyperion нельзя. - Примеч. редакции).

Вывод. Эта система хороша для предприятий, в которых не очень сложные финансовая структура и финансовая модель. Поскольку освоить Hyperion очень просто, она идеально подходит компаниям, в которых сотрудники негативно реагируют на изменения или у них недостаточно времени на обучение.

Adaytum e.Planning Analyst

Достоинства. В этой системе хорошо организовано ведение документооборота: регламенты работы и схемы движения документов удобно рисовать с помощью мышки. Как и в OFA, созданную модель можно разделить на модели по определенному классу аналитических уровней (например, по ЦФО, по затратам и т. д.), что хорошо для больших предприятий. Очень удобно контролировать исполнение бюджета - в столбцах отражаются плановые и фактические значения показателей и темпы их изменения. И сама программа, и раздел "Помощь" русифицированы.

Недостатки. Во-первых, производительность системы несколько ниже, чем, скажем, у OFA. Во-вторых, с помощью стандартных средств, имеющихся у системы, можно просмотреть либо суммарные значения, либо детализированные. Например, вам доступны либо данные по дебету в целом по нефтяной компании, либо данные по дебету по скважине "Петровская", а данные по дебету по нефтегазодобывающему управлению (НГДУ) "Петровское плюс", в которое входят несколько скважин, посмотреть невозможно. Создание такого отчета "вручную" у опытного специалиста займет не так уж много времени - примерно час. Однако при любом изменении одной из использованных аналитик (например, скважину причислят к другому НГДУ) придется переделывать все отчеты, в которые входили данные по этой аналитике, или же тратить ресурсы IT-службы на перепрограммирование.

Личный опыт

Александр Петренко, руководитель финансового отдела ЗАО "Лаверна" (Санкт-Петербург)

При выборе системы бюджетирования в первую очередь мы обращали внимание на возможность удаленной работы с филиалами, а также на аналитические функции системы. Adaytum решает эти задачи - совмещает в себе неплохой аналитический модуль с возможностью работы с удаленными филиалами через Internet-браузер.

Мы не используем стандартный функционал Adaytum Analyst для работы с отчетностью, так как гораздо удобнее составлять отчеты с помощью Excel. Правда, мы не применяем приложение Adaytum Reporter (модуль для работы с отчетами), хотя вполне возможно, что он обладает большей функциональностью, чем стандартный Analyst.

На мой взгляд, основная проблема Adaytum связана с модулем Contributor (отвечающим за работу с оперативными данными. - Примеч. редакции). Это приложение имеет ряд существенных ограничений: неполная русификация, отсутствие возможности вводить комментарии к ячейкам, неудобные настройки. Но в целом мы довольны системой.

Вывод. Эта система подойдет предприятиям, для которых наиболее важна организация коллективной работы над бюджетом (с участием различных, в том числе удаленных, подразделений).

EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise

Различие между двумя системами EPS Prophix заключается в том, что Enterprise предназначена для бо/льшего количества пользователей и содержит немного больше функций. В целом же они практически одинаковы, поэтому в данной статье автор рассматривает их вместе.

Достоинства. Обе системы легки для освоения, имеют простой и удобный интерфейс. Можно посмотреть не только результаты, но и формулы, с помощью которых они были получены (как и в Excel, подведя указатель мыши к цифре). В системе есть удобные инструменты для поиска информации (они называются Data Mining): щелкнув кнопкой мыши по показателю, вы можете перейти на следующий уровень и просмотреть, из какого отчета взяты данные.

Недостатки. Возможности построения моделей ограничены. Так, нельзя сослаться на данные из будущего периода. Это означает, что вы не сможете привязать закупки материалов в феврале, скажем, к планам производства в марте. Для сложных моделей такие ограничения становятся настоящей проблемой, в результате часть данных приходится вносить вручную.

Личный опыт

Евгений Прохоров, финансовый директор компании "Беркут" - управляющей компании МК "Уралхиммаш" (Екатеринбург)

Мы выбирали систему исходя из соотношения цена-качество-доступность. Не менее важна для нас была легкость в эксплуатации и настройке. По поводу Prophix я бы сказал, что обычный пользователь ПК может без труда формировать в этой системе отчеты и вносить данные. Уровень детализации отчетов меня вполне устраивает. Единственная проблема, с которой пришлось столкнуться, - это сложность взаимодействия системы с бухгалтерской программой. Однако я считаю, что проблема заключается не в самом Prophix, а в разных с экономической точки зрения подходах к бюджетным и бухгалтерским данным у российских и западных финансистов.

Вывод. Эта программа подойдет предприятиям, у которых нет необходимости создавать сложные финансовые модели.

Comshare MPC

Достоинства. Этот продукт выделяется богатыми возможностями для создания отчетов - к услугам пользователя предлагается множество графиков и таблиц. Система очень наглядна: в ней можно задать цветовое выделение отклонений значений от заданных. Например, отклонение на 10% будет выделено розовым, на 15% - зеленым, а на 20% - красным. При работе с многостраничными консолидированными отчетами это особенно удобно: вы можете обращать внимание только на проблемные показатели. Сказанное касается и показателей, которые вычисляются по формулам, например оборачиваемости или ликвидности. Кроме того, система позволяет создавать довольно сложные модели и корректно работать с удаленными филиалами.

Недостатки. Comshare построена несколько необычно - состоит из большого числа отдельных модулей. Поэтому, чтобы, например, рассчитать оборачиваемость активов, придется запустить первый модуль, в котором нужно нарисовать схему движения активов, затем во втором модуле составить формулу, в третьем - создать отчет и т. д. Через несколько часов работы такая последовательность действий может вызывать раздражение.

Личный опыт

Александр Субботин, директор по экономике Соликамского магниевого завода (Соликамск)

Использование системы Comshare MPC на основе web-клиента позволило нам производить своевременную консолидацию финансовых и количественных данных и составлять прогнозы развития по принципу "если - то".

Топ-менеджмент в свою очередь удовлетворен тем, что информация финансового и нефинансового характера стала доступной для обработки и анализа, упростился процесс согласования, а наглядное изображение отклонений фактических показателей от плановых и графическое представление данных значительно упростили принятие решений и повысили их эффективность.

Вывод. Эта система подойдет предприятиям, которым важны подробные и хорошо оформленные отчеты и которые не считают нужным экономить на труде работников IT-службы и внедренцев.

Как упростить процесс выбора системы

При выборе АСБ следует учитывать, какая корпоративная информационная система установлена на вашем предприятии. Дело в том, что специализированные АСБ наилучшим образом интегрируются с корпоративными пакетами тех же производителей. Например, если у вас установлена ERP-система Oracle Applications, то в качестве модуля бюджетирования лучше всего подойдет Oracle Financial Analyzer (OFA). А для SAP/R3 идеальным решением при бюджетировании будет mySAP Financials или же Business Planning & Simulation. Пользователи "1С" часто отдают предпочтение продуктам, выпускаемым фирмами "Инталев", "Рарус" и некоторыми другими партнерами фирмы "1С", так как они специально разработаны для совместной установки с "1С".

Личный опыт

Игорь Миронов, финансовый менеджер ООО "Калужская пивоваренная компания" и ООО "ТрансМарк", SABMiller (Москва)

У нас на предприятии установлена ERP-система SAP R/3, а сейчас происходит обкатка модуля Fund Management (FM), с помощью которого мы автоматизируем систему бюджетирования. Конечно, встречаются ошибки, но они связаны, скорее, с человеческим фактором. Система SAP R/3 требует, что называется, немецкой пунктуальности, зрелости компании и четкости всех бизнес-процессов. Пока сотрудники не научились этому, приходится сверять данные в SAP с информацией, поступающей из других источников.

Полностью бюджетирование в FM SAP планируется осуществлять с нового финансового года (1 апреля), а пока бюджетирование идет в программе Excel.

Взвешенный подход

Несмотря на то что совершенных программных пакетов не существует, всегда можно подобрать программу, подходящую именно вам. Однако необходимо помнить: чтобы деньги, израсходованные на внедрение АСБ, окупились, нужно не только приобрести и установить систему, но и составить предварительно структуру бюджетов, адекватную задачам предприятия, установить регламенты работы с ней и связать систему бюджетирования с уже существующими учетными системами. Это серьезная работа, которая в большинстве случаев требует участия профессиональных консультантов.

Олег Краснов, дистрибуторская компания (Москва)

При внедрении OFA наши консультанты сначала составили положение о бюджетном управлении компанией. В нем были описаны цели и задачи системы бюджетного управления, положение о бюджетном комитете, управленческая учетная политика, определены целевые показатели компании, сформирована финансовая структура, разработана подробная структура бюджетов, а также установлены сроки планирования. Кроме того, они же разработали порядок подготовки и утверждения, уточнения и корректировки, контроля и анализа исполнения бюджетов компании, а также указали допустимые расхождения при исполнении бюджетов и ответственность за сверхнормативное расхождение между фактическим и плановым бюджетами подразделений.

В ходе проекта было подробно описано положение о финансовом анализе хозяйственной деятельности компании (вертикальный и горизонтальный анализ финансовой отчетности, анализ безубыточности компании, финансовые коэффициенты рентабельности, ликвидности, эффективности управления, анализ чувствительности) и приведены бюджетные формы, которые впоследствии стали основой для построения финансовой модели, реализованной в OFA. Без всей этой работы внедрение АСБ ничего бы не дало.

Другой важный момент заключается в том, что внедрение АСБ, как и любой другой информационной системы, необходимо рассматривать как инвестиционный проект с соответствующими потоками доходов и расходов². Как известно, для того чтобы инвестиционный проект был принят, выгода от внедрения системы должна быть выше стоимости внедрения. Поэтому чем больше размер предприятия, чем сложнее его структура, тем полезнее для него будет АСБ. А небольшой организации с несложной финансовой структурой и с несколькими (а чаще одним) центрами ответственности вполне достаточно и MS Excel.

В любом случае следует понимать, что автоматизированная система бюджетирования не заменит специалистов и менеджеров, принимающих решения и ждать чудес от нее не стоит. Задача АСБ - создать общую понятийную и информационную среду, благодаря которой управленческие решения будут приниматься быстрее, спокойнее и точнее.

Все, что описано в этой статье, основано на личном опыте автора и его субъективном мнении. Если у вас есть вопросы к автору или вы с чем-то не согласны, пишите ему на электронный адрес: Ykuzmin@rbsys.ru

Приложение

Комментарий к таблице

Оценки, присвоенные качествам системы, являются условными. Оценка "2" означает, что данная функция присутствует в системе в достаточном объеме, оценка "1" - функция присутствует частично. Ниже мы разъясняем все показатели, а также приводим примеры функциональной полноты по каждому из них.

Контроль версий бюджетов. Наличие такой функции позволяет повысить эффективность бюджетирования за счет построения бюджета по нескольким сценариям: оптимистичному, пессимистичному и др. Если эта функция в системе отсутствует, то создавать бюджет можно только по одному сценарию, что сильно ограничивает возможности анализа.

Консолидация. Под термином "консолидация" понимается не только вычислительный процесс, связанный с построением бюджета предприятия, но и методы получения данных от центров финансовой ответственности. В зависимости от организации процесса сбора первичных данных (файловый обмен или единая база данных предприятия) построение консолидированного бюджета может быть проведено с разной эффективностью. Кроме того, построение консолидированного бюджета может выполняться как на компьютере пользователя, так и в рамках всей системы.

Планирование "от достигнутого". Этот термин подразумевает возможность переноса данных предыдущего периода на последующий как с использованием поправочных коэффициентов, так и без них. Наличие в системе такого функционала существенно облегчит процесс построения бюджета. В противном случае при построении бюджета по данным предыдущего периода все корректировки необходимо вносить вручную.

"Скользящее" планирование. Данная функция позволяет всегда иметь в системе запланированный период (месяц, квартал и т. д.), что помогает предприятию более оперативно реагировать на изменения конъюнктуры рынка. Системы бюджетирования различаются по степени проработки соответствующего функционала.

Моделирование "если - то". Данная функция дает возможность повысить эффективность процесса построения и анализа бюджетов. Например, пользователь может вручную изменить значение одного из запланированных показателей и проанализировать изменение значений зависимых от них статей. Системы бюджетирования различаются по трудоемкости настройки данного механизма.

Учет факта по данным бухучета. При наличии в системе этой функции имеется возможность произвести автоматический расчет бюджетных статей по бухгалтерским данным, а также провести сравнение плановых и фактических показателей. Эффективность этого процесса во многом зависит от способа реализации данной функции: создание интерфейса и/или интеграция с финансовой системой. Настройка интерфейса может быть выполнена только квалифицированными специалистами компании - поставщика системы.

Расчет финансовых результатов. Наличие в стандартных функциях системы уже настроенных алгоритмов расчета основных финансовых показателей (ликвидность, прибыль и др.) облегчает процесс планирования и анализа исполнения бюджета. В большинстве случаев алгоритмы расчета данных показателей не являются сложными, однако их наличие в системе позволяет избежать необходимости в их периодической настройке и облегчает работу сотрудникам финансовых служб. Стоимость проекта внедрения рассчитана по следующим составляющим (не включая налоги): стоимость минимального количества пользовательских лицензий; стоимость годовой технической поддержки; минимальная стоимость услуг по внедрению.

Подготовлено консультационной компанией "ИСКОН" Автор:Кузьмин Юрий (бизнес-директор ЗАО «АКГ «Развитие Бизнес-систем», канд. физ.-мат. наук)