О своем опыте автоматизации управленческого учета рассказывает Клавдия Солопова, финансовый директор небольшой производственной компании ООО «КомплектСнаб», в которой работают 30 сотрудников и нет отдельного специалиста по информационным технологиям.
Когда возникла необходимость автоматизации учета в вашей компании?
Компания у нас небольшая; свою производственную деятельность мы начали только в сентябре прошлого года, используя площади, арендуемые на одном из предприятий Петербурга. Мы хотели, чтобы начало нашей деятельности было «цивилизованным», поэтому приняли решение сразу же приобрести и внедрить соответствующий программный продукт, позволяющий автоматизировать работу наших сотрудников с заказчиками и поставщиками, а руководителю — наблюдать и контролировать деятельность подчиненных.
Кто был постановщиком учета?
На начальной стадии проекта, учитывая малую численность персонала, функция постановки и ведения управленческого учета была возложена на бухгалтера. В ближайшее время к работе с программой планируется подключить технолога и конструктора производства, а также менеджера, отвечающего за оформление коммерческих предложений.
Какие бизнес-процессы были автоматизированы в первую очередь?
Одним из важнейших бизнес-процессов для нас является взаимодействие с покупателями. С точки зрения программы, основной документ учета - заказ покупателя; на его основании мы создаем заказы поставщикам, заказы на производство. Ежедневно используем состояния заказов: на рабочем столе системы сразу видно, какие заказы оплачены, но не отгружены (или отгружены частично), какие из них в работе, а какие являются только заявками. Очень удобны пиктограммы оплаты и отгрузки в журнале заказов покупателей. Часто пользуемся отчетами по взаиморасчетам с покупателями для детального анализа долгов компании и контрагентов.
А как обстоят дела с автоматизацией производства?
Так как основной деятельностью компании является производство, именно заказам на производство уделяется особое внимание. В компании приняты различные схемы работы: оказание производственных услуг, выпуск продукции из собственных материалов и принятие материалов в переработку.
В разных случаях формируются разные документы, позволяющие отследить сроки выполнения работ и правильно отразить бизнес-процессы. Выглядит это следующим образом: при создании заказа на производство технолог-конструктор заполняет производственную спецификацию, на основе которой осуществляется закупка материалов.
Заказы на производство планируются по времени – в каждом заказе указывается время старта и финиша производственных работ. Ежедневно мы контролируем состояние производственных заказов; можем быстро выяснить, когда заказ пойдет в работу, заказаны ли материалы. По факту выполнения работ формируется списание материалов, приходуется готовая продукция. Очень важно, что производственные заказы и закупки создаются на основе заказов покупателей. Таким образом, мы можем проследить весь бизнес-процесс с момента прихода заявки до формирования акта выполненных работ или отгрузки.
Как реализовано управление трудозатратами на производстве?
По факту отработанного времени формируется табель учета рабочего времени. Для определенных категорий сотрудников в системе эти данные используются при расчете бонусов – настроена формула расчета премий по отработанным часам.
Пришлось ли вам столкнуться со сложностями?
Сложным моментом для нас оказалась настройка обмена данными управленческой системы с бухгалтерской. В принципе, данные, требуемые для ведения бухгалтерского учета, переносятся в «1С:Бухгалтерию 8». Но есть ряд нюансов. Например, в управленческой системе при производстве мы используем несколько складов, а в бухгалтерской системе достаточно одного. При переносе документов из «1С:Управление небольшой фирмой» в «1С: Бухгалтерию 8» требуется вручную проставлять склад, «правильный» с точки зрения бухгалтерской базы.
Есть ли в вашей компании выделенный ИТ-специалист?
У нас есть системный администратор, он работает по совместительству и выполняет чисто вспомогательные функции по наладке и установке программного обеспечения.
Какие информационные системы Вы используете или планируете использовать?
Мы используем семь компьютеров, пять из них объединены в локальную сеть. Собственно говоря, это пять запланированных нами рабочих мест с установленной программой «1С:Управление небольшой фирмой». Каких-либо других информационных систем у нас нет, за исключением, разумеется, Microsoft Office.
Как вы выбирали платформу для автоматизации работы компании?
В первую очередь, мы решили рассмотреть крупномасштабную систему — «1С:Управление производственным предприятием». Но затем, совместно со специалистами ГК «СофтБаланс», пришли к выводу, что для нас она пока слишком велика, поэтому остановили выбор на уже упомянутом «Управлении небольшой фирмой». В данной программе нам понравился целостный подход, который охватывает, среди прочего, и производственный сектор.
Предусматривался ли при выборе решения фактор возможного масштабирования вашей компании?
Мы понимаем: если нам не хватит функционала, закажем доработку программы. А в дальнейшем жизнь покажет. Если « входишь во вкус», сразу понимаешь, чего именно тебе не хватает. Я всю жизнь работаю финансистом и уже сейчас вижу, что может потребоваться дополнительно. Большинство вопросов можно решить путем доработки системы, а если не получится, будем думать, что делать дальше. Ситуация несколько осложняется тем, что наша компания еще не вышла на планируемые обороты; не начала приносить прибыль. Поэтому в течение года мы не планируем никаких качественных изменений. Главное — освоить имеющийся сейчас функционал.
Всегда ли Вы находили взаимопонимание со специалистами компании-поставщика?
Пожалуй, основная сложность заключается в том, что поставщики, внедренцы и консультанты не всегда понимают специфику нашего производства. Как мы решаем эту проблему? Садимся вместе со специалистом и разбираемся во всех вопросах. На данный момент вроде бы все проблемы решены, однако, у нас запланирован следующий этап автоматизации управленческого учета. И тогда, я думаю, нам вновь понадобится помощь консультантов с их экспертными знаниями.
Какие статьи включает бюджет, выделяемый на ИТ в вашей компании?
В 2013 году мы заложили в бюджет расходы не только на сопровождение в рамках информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС), но и на консультационную поддержку, которая может нам понадобиться.
Какие самые острые проблемы в области ИТ стоят сегодня перед вашей компанией?
Прежде всего, люди не готовы к тому, чтобы работать в единой программной среде. Когда у каждого на компьютере свои таблицы, файлы, заметки — это одно, а когда твоя информация становится доступна и видна не только тебе, но и другим сотрудникам и руководителю, возникает серьезный психологический барьер. Вторая проблема заключается в том, что если молодые сотрудники неплохо владеют компьютерной грамотностью, то люди в возрасте — хуже. Но при этом люди старшего возраста охотнее общаются со специалистами, более внимательно и аккуратно работают в программе. Но психологический барьер, повторяю, характерен для всех возрастов.
Как вы мотивируете сотрудников использовать программу?
Конечно, можно сказать, что лучшей мотивацией является приказ начальства. Однако когда человек начинает пользоваться программой, он понимает, что работать в системе эффективнее и удобнее, чем на отдельно взятом компьютере в отдельной Excel-таблице. По крайней мере, система контролирует вводимые данные, что исключает возможность случайных ошибок. К примеру, неправильную дату ты уже не введешь. Частично нами уже пройден сложный путь проб и ошибок. Как только мы начнем расширять используемый функционал, нам вновь придется пройти по этому пути, и мы к этому готовы. Мне кажется, как только сотрудники преодолеют данный психологический барьер, им самим будет интересно поскорее освоить программу и начать в ней работать максимально эффективно. Каждому человеку удобно что-то свое; у всех свои привычки, но важное свойство человеческой натуры состоит в умении приспосабливаться и адаптироваться к текущим условиям.
Как вы уже сказали, в вашей компании нет выделенного ИТ-специалиста. Какими знаниями и навыками в области ИТ в этом случае должен обладать руководитель?
Он должен четко понимать, что ему нужно от программы и каковы ее возможности. И пусть для руководителя не так важны тонкости бухгалтерского учета, однако управленческую часть знать необходимо. К примеру, наш генеральный директор далек от ИТ, он чистый производственник, и мы обязательно «погрузим» его в программу. Он часто говорит: «А хорошо бы сделать то-то и то-то» — а я ему отвечаю: «Это уже есть в программе, это можно сделать уже сейчас».
Источник: Группа компаний «СофтБаланс».
Начать дискуссию