Власти Бразилии в середине октября объявили о желании создать национальную систему электронной почты, которая, в отличие от существующих платформ, сможет защитить своих граждан от слежки со стороны американских спецслужб. Пользоваться этой системой будут, как подчеркивают местные власти, представители федерального правительства.
Электронная почта сегодня стала одним из основных средств коммуникации между людьми, компаниями, организациями и правительствами. Наряду с телефонной связью, почта стала одним из главных инструментов для бизнеса. Проблема только в том, что большинство пользователей интернета не знает, как пользоваться ею эффективно. В отличие от телефона, email — сравнительно молодая технология: повсеместно используемой она стала меньше десяти лет назад, да и то не во всех странах на планете. iBusiness.ru собрал рекомендации, которые должны помочь большинству людей лучше справляться с потоками электронных писем и грамотно вести корпоративную и личную переписку.
Имейте несколько аккаунтов электронной почты. Для того, чтобы быть более продуктивным и сосредоточенным, нужно иметь как минимум три электронных ящика. К одному лучше привязать исключительно критически важные онлайн-счета (электронный счет в банке, PayPal, «Яндекс.Деньги» и т.д.). Проверять его регулярно не стоит — только при проведении определенных транзакций. Второй ящик может быть публичным и должен использоваться для рабочей переписки. Наконец, к третьему нужно привязывать все социальные сервисы и прочие онлайн-инструменты.
Во-первых, такая организация рабочей почты позволит в рабочее время не отвлекаться на уведомления из социальных сетей и просмотр разного рода рекламных материалов. Во-вторых, злоумышленники будут взламывать, скорее всего, либо тот почтовый ящик, который пользователь указывал при регистрации на сторонних ресурсах, либо его публичный e-mail. Если им это удастся, они хотя бы не получат доступ к деньгам пользователя.
Настраивайте пересылку сообщений с разных ящиков на один. Если вы используете много почтовых ящиков, целесообразно подключить их к основному. В разных почтовых системах настройки различные, однако на уровне идеи есть два способа реализации: либо письма пересылаются с второстепенного ящика в основной, либо робот основного аккаунта подключается к другому ящику и забирает пришедшую туда почту.
Используйте почтовые клиенты на смартфонах. Это позволяет всегда быть на связи — даже в тех случаях, когда пользователь находится не у компьютера. Если приучить своих партнеров и коллег к тому, что вы регулярно отвечаете на их запросы в электронной почте, это избавит от множества отвлекающих телефонных переговоров. К тому же регулярная проверка e-mail с помощью мобильного телефона избавляет от необходимости регулярного использования ПК вне стен офиса. Большинство отпускников берет с собой на отдых ноутбук именно для того, чтобы всегда иметь доступ к электронной почте. Смартфон избавляет от этой необходимости.
Перечитывайте все сообщения, которые отправляете. Мало что производит столь хорошее впечатление, как грамотно составленные, лишенные грамматических ошибок электронные письма. Это особенно важно для тех менеджеров и специалистов, которые имеют дело с грамотными людьми с гуманитарным образованием.
Вкладывайте файлы в письмо до составления текста. Распространенная ошибка: отправить письмо без вложенного файла, хотя он в нем должен быть. Проблема тут в том, что, разобравшись с электронной почтой, пользователи часто тут же выключают компьютер и собираются домой. А когда получатель письма сигнализирует о том, что не получил вложенного файла, возможности его переслать со смартфона уже нет. Решить проблему можно, установив себе новое правило: сначала приложить к письму нужные файлы, а только затем приниматься за набор текста послания.
Используйте шаблоны для писем. Пользователям часто приходится однотипно отвечать на одни и те же вопросы от разных клиентов и партнеров. Хороший способ сэкономить время — составить несколько писем-шаблонов с ответами на популярные вопросы, сохранить их в отдельном документе, а затем использовать по принципу «Copy-Paste». Удивительно, насколько часто игнорируется эта банальная рекомендация.
Группы контактов. Каждый активный пользователь e-mail рано или поздно сталкивается с проблемой, когда не может вспомнить электронный адрес одного из своих клиентов или партнеров. В этом случае проблему довольно просто решить, взяв за правило регулярную «сортировку» своих контактов в адресной книге по группам. Они должны быть максимально четкими — например, «семья», «друзья», «бизнес», «офисные работники» и т.д. В перспективе это сэкономит массу времени, которая обычно тратится на поиск нужного электронного адреса.
Всегда заполняйте графу «Тема» , чтобы письмо не потерялось в ящике адресата среди сотен других. Если сообщение нуждается в срочной реакции коллеги, можно использовать заглавные буквы в теме письма или многочисленные восклицательные знаки. Это действительно работает.
Не пренебрегайте элементарными правилами хорошего тона. Электронное письмо требует точно таких же норм этикета, как, скажем, телефонный разговор. Если при разговоре по мобильному в вашем кругу общения принято здороваться в начале разговора и заканчивать его словом «спасибо», то эта же норма этикета должна распространяться и на электронную почту.
Отключите уведомления о появлении новых писем. Это отвлекает от работы. Специалисты по личной продуктивности говорят, что электронную почту нужно проверять в рабочее время строго в определенные часы — например, в 12.00, 15.00 и перед уходом из офиса. Уведомления, которые сегодня используют едва ли не все почтовые клиенты для ПК, созданы для того, чтобы не облегчать работу с почтой, а лишь заставлять мозг постоянно на нее отвлекаться. Разбор писем в папке Inbox, скорее всего, не то занятие, за которое вам платят деньги. Поэтому критически важно дозировать время, которое тратится в течение дня на электронную почту. Еще один маленький лайфак — попробуйте не проверять электронный ящик как минимум два часа после начала рабочего дня. Это здорово облегчит выполнение тех задач, которые значатся в органайзере.
Начать дискуссию