По материалам Портала дистанционного консультирования малого предпринимательства "Дистанционный консалтинг"
Все затраты, связанные с введением новых сотрудников в должность, являются
инвестициями в развитие вашего бизнеса. Как и любые другие затраты, они требуют
оптимизации, главная цель которой - поскорее добиться от сотрудника выхода
на плановые показатели.
Если с самого начала не объяснить новому сотруднику все, что связано с его
должностью, он замучит вас бесконечными вопросами. Он будет тратить на это
не только свое, но и ваше время. Без соответствующего плана введения в должность
вы будете объяснять все новому сотруднику нечетко и непоследовательно, касаясь
то одной, то другой стороны его будущей деятельности. В результате этого какие-то
важные моменты могут быть упущены из виду, не исключены и ошибки. Бессистемное,
нелогичное введение в должность обернется впоследствии неэффективной работой
нового сотрудника.
Всего этого можно избежать в том случае, если вы с самого начала четко, ясно
и последовательно объясните новому сотруднику, что он должен делать. В результате
вы избавите нового сотрудника от необходимости задавать слишком много вопросов;
существенно снизите степень риска, связанного с неправильными действиями нового
сотрудника из-за незнания каких-либо вопросов; сможете застраховаться от таких
ошибок, которые могут обернуться для вас в будущем большими материальными убытками
и опасностями; поможете новому сотруднику почувствовать свою сопричастность
к общему делу; дадите возможность новому сотруднику быстрее войти в работу
и добиться максимальной степени эффективности его трудовой деятельности.
Конкретный порядок действий, связанных с введением в должность, будет зависеть
от должности нового сотрудника. Ниже пойдет речь о том, на что следует обратить
внимание независимо от того, чем будет заниматься ваш новый сотрудник.
Общие вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника
Вам потребуется показать новому сотруднику производственное или служебное помещение,
а также решить ряд естественных административно-технических вопросов. Необходимо
объяснить новому сотруднику:
где можно пообедать;
где и когда можно выпить чай или кофе (если это практикуется на вашем предприятии);
где что находится в офисе;
можно ли у вас курить и где;
где находится туалет;
когда, где и как выплачивается зарплата;
кому и каким образом следует сообщать о болезни или вынужденном отсутствии
на рабочем месте (например, секретарю по телефону);
где можно поставить автомобиль (если в этом есть необходимость);
что делать в случае возникновения пожара.
Этот перечень можно продолжить в зависимости от специфики вашего предприятия.
Вводя нового сотрудника в должность, может быть, имеет смысл еще раз напомнить
ему основные условия трудового договора. Хотя вы, скорее всего, затрагивали
эти вопросы во время собеседования. Речь идет об оплате труда; о материальном
стимулировании; о вычетах из зарплаты; о времени работы; о сверхурочной работе;
об отпуске; о компенсации расходов; о праздничных днях; об оплате больничных
листов; о соблюдении трудовой дисциплины; об особых условиях и характере работы.
Прежде, чем посвящать нового сотрудника в детали его работы, расскажите ему
о своей коммерческой деятельности в целом. Новому сотруднику наверняка полезно
будет узнать:
чем занимается ваше предприятие;
какие виды товаров или услуг оно предлагает;
кто относится к числу ваших клиентов;
как работает ваше предприятие в целом и почему вы проводите данную хозяйственную
политику;
какой имидж вы хотите создать своему предприятию (например, является ли ваше
предприятие традиционным, или же оно разрабатывает новые технологии);
что представляют собой ваши конкуренты, и за счет чего вам удается опережать
их;
что вы думаете о предпринимательской деятельности и что ждете в связи с этим
от своих сотрудников;
какие отношения и традиции сложились в коллективе.
Теперь новый сотрудник может задавать вам интересующие его вопросы.
Не забудьте рассказать ему об основных правилах внутреннего распорядка. Обязательно
объясните, на чем основаны данные правила.
Частные вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника
Вы помогли новому сотруднику составить общее представление о хозяйственной
деятельности своего предприятия. Теперь настал момент показать новому сотруднику
его место в структуре предприятия. Иными словами, новый сотрудник должен четко
знать свой участок работы.
Если его работа связана с использованием сложного или опасного оборудования,
необходимо познакомить сотрудника с правилами техники безопасности. Ответственность
за это ложится в первую очередь на вас.
Может быть, на первых порах новый сотрудник будет набираться опыта. В этом
случае нужен такой человек, к которому новый сотрудник может обратиться в случае
необходимости, задать интересующие его вопросы. Образно говоря, на первых порах
кто-то должен взять нового сотрудника "под свое крыло".
Постарайтесь перечислить все частные вопросы, связанные с введением в должность
нового сотрудника. Это могут быть следующие вопросы:
Какую конкретно работу должен выполнять ежедневно новый сотрудник?
О чем следует договориться с новым сотрудником?
На каком оборудовании он будет работать?
С кем он будет работать?
Кому он будет отчитываться о проделанной работе?
Это далеко не все возможные вопросы.
Что следует делать после введения в должность нового сотрудника
Введение в должность нового сотрудника занимает от одного дня до нескольких
недель. Сразу после введения в должность новый сотрудник должен приступить
к исполнению своих хотя бы основных служебных обязанностей.
Не следует забывать о том, что сначала все ему будет в новинку. Не теряйте
нового сотрудника из поля своего зрения. Хотя при введении в должность новый
сотрудник получил минимум необходимой для работы информации, все же будьте
готовы к дополнительным вопросам. Пусть новый сотрудник не боится лишний раз
задать интересующий его вопрос.
И вы, и новый сотрудник в равной степени заинтересованы в том, чтобы он побыстрее
вписался в новый трудовой коллектив. Не стоит надеяться на то, что новый сотрудник
сразу все запомнит и освоит. Наберитесь терпения!
Оказывайте новому сотруднику постоянную помощь и поддержку. Он гораздо лучше
будет справляться со своими должностными обязанностями, если почувствует себя
частью единой команды.
Если новый сотрудник хорошо усвоил принципы Вашей работы и понял, что от него
требуется, он начинает испытывать чувство повышенной ответственности. Постепенно
он станет очень полезным членом Вашего трудового коллектива.
Введение нового сотрудника в должность не ограничивается одной неделей. Вы
должны быть уверены в том, что он хорошо усвоил Ваши уроки. С этой целью необходимо
еженедельно контролировать его работу.
Новые сотрудники без опыта работы
Не исключено, что ваш новый сотрудник может не иметь опыта работы в данной
области или же не иметь опыта работы вообще. В этом случае необходимо учесть
данное обстоятельство и соответствующим образом составить план действий, связанных
с введением в должность нового сотрудника.
Вы должны помнить о том, что то, чем ему придется заниматься у вас, довольно
сильно будет отличаться от того, чему его учили в учебном заведении, или же
от того, чем он занимался ранее. В данном случае от вас потребуется определенная
доля терпимости и понимания. Обязательно нужно запастись терпением: элементарные,
на ваш взгляд, вещи могут оказаться абсолютно незнакомыми для нового сотрудника.
В связи с этим процесс введения в должность может существенно растянуться во
времени.
Вместе с тем, вам, может быть, придется проявить жесткость и строгость, чтобы
раз и навсегда искоренить у нового сотрудника возможные вредные привычки, которые
могут неблагоприятно сказаться на развитии предприятия и создать сложности
в отношениях с клиентами и деловыми партнерами.
Помните ли вы первый рабочий день в своей жизни? Вероятно, вы чувствовали себя
не в своей тарелке и не знали толком, что же собственно от вас требуется. Наверно,
потребовалось определенное время, прежде, чем вы начали выполнять свои должностные
функции в полном объеме. Непременно используйте свой жизненный опыт, общаясь
с новыми сотрудниками.
Начать дискуссию